Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовые отношения между работником и работодателем. В ней фиксируются сведения о месте работы, должности, стаже, а также о переводах и увольнениях. Правильное и своевременное ведение трудовой книжки является обязательным требованием Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ).
Правовые основы
- Статья 66 ТК РФ – обязанность работодателя вести трудовые книжки.
- Статья 67 ТК РФ – порядок заполнения трудовой книжки.
- Постановление Правительства РФ № 1289 «Об утверждении Порядка ведения трудовых книжек» (с 2020 года).
Кому и когда необходимо вести трудовую книжку?
Трудовую книжку обязан вести каждый работодатель для всех работников, проработавших у него более пяти дней. В исключительных случаях (например, для некоторых категорий временных работников) требования могут отличаться, но в большинстве случаев правило остаётся неизменным.
Порядок оформления трудовой книжки при приёме на работу
-
Подготовка документов
- Копия паспорта (свидетельства о рождении).
- Справка об образовании (если требуется).
- Справка о предыдущем месте работы (если применимо).
-
Заполнение титульного листа
Титульный лист оформляется в присутствии работника не позднее недели со дня его приёма на работу. В него заносятся:
- ФИО сотрудника.
- Дата рождения.
- Серия и номер паспорта.
- Дата выдачи паспорта.
- Место выдачи.
- Образование, профессия, специальность.
-
Заполнение раздела «Сведения о работе»
В этом разделе фиксируются:
- Дата начала работы.
- Наименование организации.
- Номер договора.
- Должность.
- Вид деятельности.
- Ставка и режим работы.
-
Согласование с работником
После заполнения работник подписывает раздел «Сведения о работе» и получает копию трудовой книжки.
Внесение изменений в трудовую книжку
Все изменения в трудовой книжке должны быть внесены в течение 5 рабочих дней с момента события. К таким событиям относятся:
- Перевод на другую должность.
- Повышение/понижение по должности.
- Изменение режима работы.
- Увольнение.
Увольнение
При увольнении работник получает запись о дате увольнения и причину увольнения. Запись в трудовой книжке должна быть внесена в день увольнения.
Копия трудовой книжки по заявлению работника
Работодатель обязан выдать копию трудовой книжки работнику по письменному заявлению в течение трёх рабочих дней со дня подачи заявления.
Хранение трудовой книжки
- Трудовая книжка хранится в течение 10 лет после увольнения работника.
- В случае увольнения в рамках одного предприятия, книжка хранится в архиве предприятия.
- При переходе работника в другое предприятие, трудовая книжка передаётся новому работодателю.
Ответственность за нарушение порядка ведения трудовой книжки
- Нарушение сроков внесения записей – штраф в размере от 5 000 до 10 000 рублей.
- Неправильное оформление титульного листа – штраф до 20 000 рублей.
- Невыполнение обязательства выдачи копии – штраф до 5 000 рублей.
Практические рекомендации для работодателя
- Создайте шаблоны титульного листа и раздела «Сведения о работе».
- Обучите персонал, ответственный за ведение трудовых книжек, актуальным требованиям ТК РФ.
- Ведите электронный журнал контроля сроков внесения записей.
- Проверьте наличие всех необходимых документов при приёме нового сотрудника.
- Регулярно проводите внутренний аудит трудовых книжек.
Трудовая книжка – это не просто бумажный документ, а юридически значимый инструмент, подтверждающий трудовые отношения. Соблюдение сроков и правильное оформление записей позволяют избежать штрафов, конфликтов с работниками и обеспечивают прозрачность кадрового учёта.