Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую историю работника. С 2021 года в России действует новый порядок ведения и хранения трудовых книжек, установленный Приказом Минтруда России № 320н от . В статье мы рассмотрим:

• правовые основы оформления;
• структуру трудовой книжки;
• правила внесения записей (цвет чернил, шрифт, отсутствие сокращений);
• пошаговые примеры записи при приёме, увольнении, переводе, смене фамилии и других типовых ситуациях;
• как исправлять ошибки и оформлять дубликат.

Правовые основы

Основные нормативные акты, регулирующие заполнение трудовых книжек:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ);
2. Приказ Минтруда России № 320н от «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек»;
3. Инструкция по заполнению трудовых книжек (КонсультантПлюс, 2026 г.) – разделы 6‑7, посвящённые увольнению, приёму и дубликатам.

Структура трудовой книжки

Трудовая книжка состоит из трёх основных разделов:

• Титульный лист – сведения о владельце (ФИО, дата рождения, пол, место рождения, серия и номер паспорта, ИНН, СНИЛС).
• Раздел «Записи о приёме, переводе, увольнении» – основной блок, где фиксируются все трудовые события.
• Раздел «Записи о стаже, премиях, обучении» – дополнительные сведения (повышение квалификации, награды и пр.).

Общие правила внесения записей

Согласно Приказу 320н и рекомендациям КонсультантПлюс, при заполнении необходимо соблюдать следующие требования:

• Записи вносятся чёрными чернилами (можно использовать синий, но не красный);
• Шрифт – печатными буквами, без сокращений (например, приказ от № 017‑ЛС, а не пр. от 017‑лс);
• Дата указывается в формате дд.мм.гггг;
• Все поля, требуемые формой, должны быть заполнены полностью;
• Запись делается в хронологическом порядке (от старых к новым событиям);
• При ошибке запись исправляется черным чернилом, перечёркивая ошибочный текст и ставя подпись и дату исправления (не стирая и не вычеркивая полностью).

Примеры типовых записей

4.1 Приём на работу (постоянный, полная ставка)

4.2 Приём на работу (по срочному трудовому договору)

4.3 Увольнение по собственному желанию

4.4 Увольнение по статье 81 ТК РФ (сокращение штата)

4.5 Перевод (перемещение) на другую постоянную работу к другому работодателю

4.6 Смена фамилии (по браку)

4.7 Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

Как оформить дубликат трудовой книжки

Если оригинал утерян, повреждён или изъят работодателем, работник имеет право получить дубликат. По Приказу 320н порядок следующий:

1. Работник подаёт заявление в организацию, где был утерян оригинал.
2. Работодатель заполняет вкладку «Дубликат трудовой книжки» (вставляется в конец книги) и ставит подпись.
3. Работнику выдают дубликат, в котором сохраняются все прежние записи, а в оригинале делается отметка «Дубликат выдан».

Пример записи в дубликате:

Часто встречающиеся ошибки и способы их исправления

• Сокращения в названиях нормативных актов. Нельзя писать «п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ», нужно «пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
• Неправильный цвет чернил. Запись должна быть сделана чёрными (или синими) чернилами; красный цвет считается недопустимым.
• Отсутствие подписи работодателя. Каждая запись обязана быть подписана лицом, уполномоченным на ведение трудовых книжек.
• Ошибки в датах. Дата должна быть указана полностью (дд.мм.гггг). При исправлении – перечёркиваем ошибку, ставим подпись и дату исправления.
• Отсутствие номера приказа. В каждой записи указывается номер и дата приказа, по которому произведено действие.

Где скачать актуальные бланки и вкладыши

Официальные формы доступны на сайте Минтруда России:

• Приказ № 320н от (форма трудовой книжки)
• Вкладыш «Запись о приёме, переводе, увольнении» – PDF, готовый к печати в типографии.
• Вкладыш «Дубликат трудовой книжки» – отдельный лист, который помещается в конец книги.

Правильное заполнение трудовой книжки – залог сохранения трудового стажа и прав работника. Следуйте официальным инструкциям, используйте чёрные (или синие) чернила, избегайте сокращений и проверяйте каждую запись на соответствие требованиям ТК РФ. При возникновении вопросов рекомендуется обратиться к специалисту по кадровому учёту или в отдел кадров вашей организации.

Дата актуализации статьи:  г. (текущая дата – 01:54:50). Информация собрана из открытых источников: КонсультантПлюс, официальные публикации Минтруда, статьи портала Бухонлайн и другие ресурсы, доступные в интернете.