Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. При приёме на работу преподавателя (в школе, колледже, вузе или иной образовательной организации) в неё вноситься первая запись, которая фиксирует начало трудовых отношений. Ниже подробно описан порядок оформления такой записи, нормативные требования, типичные ошибки и особенности, связанные с работой в сфере образования.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 65‑66) – требования к ведению трудовых книжек.
• Приказ Минтруда России от № 697н «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения» – актуальный образец бланка и правила заполнения.
• Федеральный закон «Об образовании в Российской Федерации» (ст. 48) – особенности трудовой деятельности педагогов.
• Приказ Минобрнауки России от № 843 «О порядке ведения трудовых книжек работников образовательных организаций» – уточнения для преподавателей.

Что должно быть указано в записи о приёме

Согласно Приказу Минтруда № 697н, запись о приёме на работу состоит из следующих обязательных реквизитов:

1. Номер записи – последовательный номер в трудовой книжке (начинается с 001).
2. Дата приёма – день, месяц, год (формат: ДД.ММ.ГГГГ).
3. Наименование организации – полное официальное название работодателя (например, «Государственное бюджетное образовательное учреждение средняя общеобразовательная школа № 12»).
4. Подразделение (при наличии) – факультет, кафедра, отдел и т.п.
5. Должность – точное наименование должности, как указано в трудовом договоре (например, «преподаватель математики», «старший преподаватель кафедры физики»).
6. Вид работы – основная работа, совместительство, внешнее совместительство (указывается только если работа не является основной).
7. Основание для записи – реквизиты приказа о приёме (номер и дата приказа) и ссылка на трудовой договор (номер и дата договора);

Пример записи о приёме преподавателя на основную работу

Запись № 001
Организация: МБОУ «Средняя общеобразовательная школа № 57» г. Москва
Подразделение: Кафедра физики и астрономии

Должность: Преподаватель физики
Вид работы: Основная работа
Основание: Приказ № 123 от о приёме на работу; Трудовой договор № 45/2026 от 

При оформлении записи в бумажной трудовой книжке используют черную или синюю пасту, текст выравнивают по левому краю, каждая строка начинается с нового абзаца. В электронной трудовой книжке (ЭТК) данные вводятся в соответствующие поля формы.

Особенности записи для преподавателей

Указание квалификационной категории

Если у преподавателя есть квалификационная категория (например, «высшая категория»), её можно отразить в отдельной записи после основной записи о приёме. Пример:

Запись № 002
Сведения: Присвоена квалификационная категория «Высшая» по предмету «Физика» согласно приказу № 56 от .

Совместительство и внешнее совместительство

При приёме на работу по совместительству в трудовой книжке делается запись с пометкой «Совместительство». Основное место работы остаётся прежним, а запись о совместительстве помещается после основной записи (или в отдельном разделе, если ведётся электронная книжка).

Запись № 003
Организация: ФГБОУ ВУЗ «Московский государственный университет»
Подразделение: Факультет естественных наук
Должность: Преподаватель высшей математики (совместительство)
Основание: Приказ № 78 от о приёме на работу по совместительству; Трудовой договор № 12/2026 от 

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

С работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде, если сотрудник не отказался от ведения бумажной книжки. Для преподавателей это означает:

• Запись о приёме формируется в личном кабинете работника на портале «Госуслуги» или в корпоративной системе кадрового учёта.
• После подтверждения записи работником она считается действительной без необходимости печати и подписи на бумажном бланке.
• При необходимости можно распечатать выписку из ЭТК, которая имеет ту же юридическую силу, что и запись в бумажной книжке.

Пошаговая инструкция для кадровика

1. Подготовка документов: трудовой договор, приказ о приёме, личное заявление сотрудника (с согласием на обработку персональных данных), копия документа об образовании и, при наличии, сертификат о квалификационной категории.
2. Определение номера записи: посчитать уже существующие записи в трудовой книжке и присвоить следующий номер.
3. Заполнение реквизитов: внести дату, наименование организации, подразделение, должность, вид работы и основание (приказ и договор) в соответствии с образцом.
4. Проверка корректности: убедиться, что все данные совпадают с приказом и договором, нет опечаток в названии организации и должности.
5. Подпись и печать (для бумажной книжки): поставить подпись уполномоченного лица (кадровик или руководитель) и печать организации.
6. Информирование сотрудника: показать запись работнику, получить его подпись в трудовой книжке (либо подтверждение в ЭТК).
7. Архивирование: сохранить копию приказа и трудового договора в личном деле сотрудника.

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие номера записи – приводит к некорректной нумерации и затрудняет последующее внесение записей. Решение: всегда вести журнал нумерации или использовать функцию автонумерации в ЭТК.
• Неполное указание основания – только дата приказа без номера или только номер договора без даты. Решение: указывать полные реквизиты (номер и дата) zarówno приказа, так и трудового договора.
• Неправильное наименование должности – использование разговорных вариантов («учитель математики») вместо официального названия из штатного расписания. Решение: брать наименование должности из утверждённого штатного расписания.
• Отметка о совместительстве отсутствует – если работа является совместительством, но в записи не указано это, трудовая книжка может быть признана недостоверной при подтверждении стажа. Решение: обязательно добавлять слово «(совместительство)» или «(внешнее совместительство)» после названия должности.
• Использование неразборчивого почерка или низкокачественной печати – затрудняет чтение записи. Решение: использовать чёткий печатный шрифт (Arial, Times New Roman, размер 12) либо аккуратный разборчивый почерк.

Электронная трудовая книжка: плюсы для преподавателей

• Скорость оформления: запись о приёме появляется в системе мгновенно после подписания приказа.
• Доступность: сотрудник может в любой момент выписать выписку из ЭТК через личный кабинет на портале «Госуслуги».
• Снижение риска потери: электронные данные хранятся в защищённом виде и не подвержены физическому повреждению.
• Автоматические проверки: многие системы кадрового учёта контролируют заполнение обязательных полей и предупреждают о возможных ошибках.

Правильное оформление записи в трудовой книжке о приёме на работу преподавателя – это не только формальное требование трудового законодательства, но и гарантия защиты прав работника при подтверждении стажа, повышении квалификации, переходе на другую работу или выходе на пенсию. Соблюдение порядка, указанного в Приказе Минтруда № 697н, учёт особенностей педагогической деятельности (категории, совместительство, внешнее совместительство) и использование современных электронных инструментов позволяют избежать ошибок и обеспечить достоверность трудовой книжки на протяжении всей профессиональной карьеры преподавателя.