Трудовая книжка остаётся основным документом, фиксирующим трудовую деятельность гражданина. При прохождении государственной гражданской службы (ГГС) в неё вносятся специальные записи, которые должны соответствовать требованиям федеральных законов и нормативных актов. Ниже представлен подробный разбор порядка внесения таких записей, а также готовые образцы, которые можно использовать в практической работе.

Нормативная база

• Федеральный закон № 79‑ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» – определяет порядок приема, перевода, увольнения и ведения трудовой книжки сотрудников госслужбы.
• Федеральный закон № 400‑ФЗ «О страховых пенсиях» и ФЗ‑422 «О трудовой пенсии в Российской Федерации» – регламентируют учёт стажа для назначения пособий и пенсий.
• Постановления Правительства РФ и приказы Минтруда России, уточняющие форму и порядок заполнения трудовой книжки (например, Приказ Минтруда России от № 69).
• Инструкции по ведению электронной трудовой книжки (ЭТК) – с 2021 г. допускается ведение записей в электронном виде, но при переходе на ЭТК необходимо сначала внести запись в бумажную книжку, а затем сделать запись о переходе.

Все записи о государственной гражданской службе вносятся по месту прохождения службы с учётом положений соответствующих федеральных законов и иных нормативных правовых актов.

Что именно фиксируется в трудовой книжке при ГГС?

В трудовой книжке отражаются следующие сведения:

1. Дата и основание приема на государственную гражданскую службу (номер и дата приказа о приеме).
2. Наименование должности, структурного подразделения и органа государственной власти.
3. Сведения о переводах (повышение, понижение, перевод в другой орган или подразделение).
4. Дата и основание увольнения (отпуск по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя и т.д.).
5. Информация о присвоении классных чинов, наградах и поощрениях, если они предусмотрены системой оплаты труда (записи о премиях, выплачиваемых регулярно, не вносятся в трудовую книжку).
6. Сведения о прохождении военной или иной службы, если они влияют на общий трудовой стаж.

Образцы записей

Прием на государственную гражданскую службу

Запись № 1
Основание: Приказ Минстроя России № 123‑к от «О приеме на государственную гражданскую службу»
Должность: специалист отдела нормативно‑правового обеспечения
Подразделение: Управление жилищно‑коммунального хозяйства
Орган: Министерство строительства и жилищно‑коммунального хозяйства РФ

Примечание: в графе « profession » указывается точное наименование должности согласно штатному расписанию.

Перевод на другую должность (повышение)

Запись № 2
Основание: Приказ Минстроя России № 456‑к от «О переводе на другую должность»
Должность: ведущий специалист отдела нормативно‑правового обеспечения

Подразделение: Управление жилищно‑коммунального хозяйства
Орган: Министерство строительства и жилищно‑коммунального хозяйства РФ

Перевод в другой орган государственной власти

Запись № 3
Основание: Приказ Правительства Ленинградской области № 789 от «О переводе в другое государственное учреждение»
Должность: ведущий специалист отдела нормативно‑правового обеспечения
Подразделение: Отдел государственной гражданской службы
Орган: Администрация Губернатора и Правительства Ленинградской области

Уволен по собственному желанию

Запись № 4
Основание: Заявление сотрудника от «Об увольнении по собственному желанию»
Должность: ведущий специалист отдела нормативно‑правового обеспечения
Подразделение: Отдел государственной гражданской службы
Орган: Администрация Губернатора и Правительства Ленинградской области
Примечание: Трудовая книжка возвращена сотруднику под расписку.

Запись о прохождении военной службы (если требуется учесть в стаже)

Запись № 5
Основание: Военный билет серия ВВ № 123456
Вид службы: служба по призыву в Вооружённых Силах РФ
Подразделение: мотострелковый полк № 45
Примечание: Период службы засчитывается в общий трудовой стаж для назначения пенсии.

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

Согласно действующему законодательству, перед переходом на ЭТК необходимо сделать две последовательные записи:

1. Запись о последнем дне работы в бумажной трудовой книжке (например, запись об увольнении или о продолжении работы).
2. Запись о переходе на электронную трудовую книжку с указанием номера и даты приказа о переходе.

Запись № 6 (переход на ЭТК)
Основание: Приказ Минтруда России № 11‑к от «О переходе на электронную трудовую книжку»
Форма ведения трудовой книжки: электронная (ЭТК)
Номер ЭТК: ЭТК‑2026‑000123

Типичные ошибки при внесении записей и как их избежать

• Отсутствие ссылки на приказ. Каждая запись должна содержать номер и дату соответствующего приказа (или иного основания). Без этого запись считается недействительной.
• Неправильное наименование органа. Нужно указывать полное официальное название органа государственной власти (например, «Министерство строительства и жилищно‑коммунального хозяйства Российской Федерации», а не просто «Минстрой»).
• Смешивание записей о премиях. Премии, выплачиваемые регулярно, не вносятся в трудовую книжку; их отражают только в личной карточке сотрудника или в системе начисления заработной платы.
• Неучёт перехода на ЭТК. При переходе на электронную форму необходимо сначала внести запись о последнем дне работы в бумажной книжке, а затем запись о переходе. Иначе трудовая книжка будет считаться неполной.
• Отсутствие подписи и печати. Запись должна быть заверена подписью уполномоченного лица (кадровик, руководитель подразделения) и печатью организации. Заверение только печатью отдела кадров без подписи является нарушением (см. разъяснения Роструда).

Рекомендации по ведению трудовой книжки при ГГС

1. Своевременно вносить записи сразу после издания приказа (не позже 3 рабочих дней).
2. Хранить копии приказов и других оснований в личном деле сотрудника для возможной проверки.
3. При переходе на ЭТК вести параллельно бумажную версию до полного подтверждения перехода в системе ПФР.
4. Периодически (не реже одного раза в год) проводить сверку сведений в трудовой книжке с данными в личной карточке и в системе кадрового учёта.
5. Обучать сотрудников кадровой службы правилам заполнения трудовой книжки, используя актуальные методические рекомендации Минтруда и КонсультантПлюс.

Правильное ведение записей о государственной гражданской службе в трудовой книжке – это не только формальное требование законодательства, но и гарантия защиты прав работника при назначении пенсий, пособий и подтверждения трудового стажа. Следуя представленным выше образцам и рекомендациям, кадровые специалисты смогут избежать распространённых ошибок и обеспечить полную и достоверную фиксацию трудовой деятельности сотрудников госслужбы.

Помните: каждая запись должна быть точной, подтверждена приказом и заверена подписью и печатью организации. Только тогда трудовая книжка будет иметь полную юридическую силу.