Прием на работу нового сотрудника — это не просто оформление документов, а ответственный процесс, регулируемый Трудовым кодексом РФ․ Одним из ключевых документов, которые работник должен предоставить при трудоустройстве, является трудовая книжка (ТК)․ Однако на практике случается, что сотрудник не может её предъявить — по разным причинам: утрата, повреждение, переход на электронный формат или просто забыл․ Что делать работодателю в такой ситуации? Разберёмся подробно․
Законодательная база: что говорит Трудовой кодекс?
Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ, при заключении трудового договора работник обязан представить:
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- трудовую книжку (если она у него есть);
- страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС);
- документы об образовании и квалификации;
- справку о наличии (отсутствии) судимости (в отдельных случаях)․
Важно! Отсутствие трудовой книжки не является основанием для отказа в приеме на работу․ Закон прямо предусматривает случаи, когда ТК отсутствует, и в таких ситуациях работодатель обязан действовать в рамках закона, а не игнорировать сотрудника․
Почему работник может не предоставить трудовую книжку?
Причины отсутствия трудовой книжки могут быть разными:
- Утрата или повреждение — книжка потеряна, сгорела, порвана, намокла;
- Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) — работник оформил ЭТК, и бумажная книжка больше не ведётся;
- Отсутствие записи об увольнении с предыдущего места работы — предыдущий работодатель не внес закрывающую запись, а работник не требовал её сделать;
- Работник впервые устраивается на работу — например, молодой специалист, выпускник вуза;
- Намеренное уклонение — работник не хочет раскрывать полную историю трудовой деятельности (например, чтобы скрыть увольнение по статье)․
Важно: никакие обстоятельства не дают работодателю права отказать в трудоустройстве только из-за отсутствия ТК․ Это нарушение статьи 64 ТК РФ — запрет на дискриминацию при приёме на работу․
Что делать работодателю, если работник не принёс трудовую книжку?
Уточнить причину отсутствия
Первое, что должен сделать работодатель — попросить работника письменно объяснить причину отсутствия трудовой книжки․ Это не формальность — это юридически значимый документ․
Работник должен подать заявление с указанием причины, например:
«Я, Иванов И․И․, заявляю, что моя трудовая книжка утеряна в результате пожара в квартире (или: я перешёл на электронную трудовую книжку, подтверждение прилагаю)․ Прошу оформить мне новую трудовую книжку в соответствии со статьёй 65 ТК РФ»․
На основании этого заявления работодатель обязан принять решение․
Оформить новую трудовую книжку
Если трудовая книжка утеряна, повреждена или не выдавалась ранее — работодатель обязан оформить новую!
Согласно части 2 статьи 65 ТК РФ и Постановлению Правительства РФ № 225 от :
- Работодатель обязан выдать новую трудовую книжку по письменному заявлению работника;
- Новая книжка оформляется на бланке строгой отчётности (с серийным номером и печатью);
- В графе «Сведения о работе» вносятся только те сведения, которые работник может подтвердить документально (например, копии приказов, справки с предыдущих мест работы, выписки из архивов)․
Важно! Новая трудовая книжка, это полностью новый документ․ В ней не переносятся записи из утраченной․ Все сведения о предыдущей трудовой деятельности вносятся на основании подтверждающих документов․
Работник перешёл на электронную трудовую книжку (ЭТК)
Если работник утверждает, что у него электронная трудовая книжка, то:
- Он должен предоставить выписку из ЭТК — СТД-Р (форма, утверждённая Минтрудом);
- Выписка может быть получена через личный кабинет на Госуслугах или в Пенсионном фонде;
- Если работник не предоставил СТД-Р — работодатель не может учесть его предыдущий стаж для расчёта отпусков, больничных и пенсии․
Внимание! Если работник ранее имел бумажную ТК, но не предоставил её и не подтвердил переход на ЭТК — работодатель должен оформить бумажную трудовую книжку, иначе нарушается право работника на ведение ТК в бумажном виде (если он не подал заявление о переходе на ЭТК)․
Отсутствует запись об увольнении с предыдущего места
Иногда работник приносит трудовую книжку, но в ней нет закрывающей записи об увольнении с предыдущего места работы․ Это распространённая ситуация — работник не обращался к бывшему работодателю с требованием внести запись, полагая, что копия приказа об увольнении достаточна․
В этом случае:
- Работодатель может принять работника на новую должность;
- В новую трудовую книжку вносится запись о приёме на работу;
- Запись об увольнении с предыдущего места не вносится — потому что нет подтверждения от предыдущего работодателя;
- При расчёте стажа работодатель может учитывать периоды, подтверждённые справками, приказами, выписками из архивов․
Важно! Отсутствие записи об увольнении не является основанием для увольнения работника по статье 81 ТК РФ (за представление подложных документов)․ Это не подлог — это административная недоработка предыдущего работодателя․
Что делать, если работник отказывается предоставлять трудовую книжку без объяснения причин?
Если работник уклоняется от предоставления ТК и не подаёт заявление о её отсутствии — работодатель должен:
- Оформить письменный запрос с требованием представить трудовую книжку или заявление о её отсутствии;
- Указать срок (например, 3 рабочих дня);
- Если работник не отвечает, оформить акт о невозможности оформления трудового договора из-за отсутствия обязательного документа․
Однако даже в этом случае отказ в трудоустройстве может быть признан незаконным, если работник впоследствии предоставит заявление о потере ТК и попросит оформить новую․
Юридические риски для работодателя
Неверное поведение работодателя при отсутствии трудовой книжки может повлечь:
- Штрафы от Государственной инспекции труда — за нарушение статьи 65 ТК РФ (до 50 000 рублей для юрлица);
- Исковые требования работника — о восстановлении на работе, компенсации морального вреда;
- Проблемы с расчётом стажа и пособий — если не внесены сведения о предыдущей работе, работник может потерять право на полный отпуск или больничный;
- Проблемы с Пенсионным фондом — при отсутствии подтверждённого стажа ПФР может не зачесть периоды работы в страховой стаж․
Практические рекомендации для кадровиков
- Всегда запрашивайте трудовую книжку — даже если работник говорит, что её нет․
- Требуйте письменное заявление с причиной отсутствия, это защитит вас от претензий․
- Не отказывайте в трудоустройстве, это незаконно․
- Оформляйте новую ТК — если работник потерял старую или её не было․
- Проверяйте ЭТК через Госуслуги — если работник утверждает, что у него электронная книжка, попросите выписку СТД-Р․
- Ведите учёт всех документов — храните заявления, акты, копии подтверждающих документов․
- Консультируйтесь с юристом — если ситуация сложная (например, работник не может подтвердить стаж)․
Самое главное помнить: отсутствие трудовой книжки — это не повод отказать в работе․ Это повод действовать по закону․
Работодатель обязан:
- Принять работника, даже если у него нет трудовой книжки;
- Оформить новую книжку по его заявлению;
- Учесть стаж на основании подтверждённых документов;
- Не применять дисциплинарные меры за отсутствие ТК — это не нарушение трудовой дисциплины․
Правильное оформление при отсутствии трудовой книжки — это не только соблюдение закона, но и проявление уважения к работнику, а также защита компании от рисков и штрафов․
Помните: закон защищает работника, даже если он не в порядке с документами․ Ваша задача — помочь ему в рамках закона, а не создавать препятствия․