Этот вопрос волнует многих соискателей. Ответ однозначен: требовать трудовую книжку (или её замену) можно, но только в рамках, строго установленных Трудовым кодексом РФ и другими федеральными законами. Любые иные требования являются нарушением закона.
Законная основа: что говорит Трудовой кодекс?
Ключевая норма содержится в статье 65 ТК РФ. Она устанавливает исключительный перечень документов, которые работодатель вправе запросить у лица, поступающего на работу;
Какие документы можно требовать по закону?
Согласно ст. 65 ТК РФ, при заключении трудового договора работодатель обязан получить только следующие документы:
- Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
- Трудовая книжка (в бумажном виде) или сведения о трудовой деятельности (СТД-Р/СТД-СФР) — электронная трудовая книжка.
- СНИЛС (страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования).
- Документы воинского учета, для военнообязанных.
- Документы об образовании и (или) о квалификации, только если работа требует специальной подготовки по федеральному закону (например, для врачей, педагогов, водителей).
Что требовать НЕЛЬЗЯ?
Запрещается требовать от соискателя любые иные документы, не включенные в вышеуказанный перечень. К недопустимым требованиям относятся, например:
- Справки о доходах или о семейном положении.
- Рекомендательные письма от предыдущих работодателей (если это не предусмотрено вакансией).
- Копии дипломов об образовании, если работа не требует лицензии или специального допуска.
- Документы, подтверждающие отсутствие судимости (если это не установлено законом для конкретной должности).
- Медицинские справки (кроме случаев, прямо предусмотренных законом).
Отказ в приеме на работу из-за непредоставления документов, не входящих в законодательный перечень, — незаконен.
Важные нюансы и частые ситуации
Первое трудоустройство в жизни
Если у человека никогда не было трудовой книжки (первое место работы), работодатель обязан её оформить (ст. 65, 66.1 ТК РФ). Требовать её наличие в этом случае бессмысленно и неправомерно. Работодатель создаёт новую книжку и вносит в неё первую запись.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек. Работник вправе в любой момент перейти на ЭТК (п. 5 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).
- Если у работника есть ЭТК (СТД-Р или СТД-СФР), он вправе представить её вместо бумажной книжки.
- Работодатель НЕ вправе требовать от нового сотрудника заявление о согласии на ведение ЭТК или отказе от неё в момент приема на работу. Это право работника.
- Если сотрудник уже имеет ЭТК, он должен предоставить работодателю СНИЛС для связи с системой.
Утеря, повреждение или отсутствие трудовой книжки
Если у поступающего на работу есть трудовой стаж, но книжка утеряна, повреждена или отсутствует по иной причине, работодатель обязан по его письменному заявлению оформить новую трудовую книжку (ст. 65 ТК РФ). Отказ в приеме на работу по этой причине незаконен.
Документы об образовании
Требовать диплом или аттестат можно только если соответствующая работа прямо требует специального образования или квалификации по федеральному закону (например, преподаватель, врач, инженер). Для большинства позиций это требование избыточно.
Что должен делать работодатель при приеме?
Правильный алгоритм действий работодателя:
- Запросить у соискателя только документы из перечня ст. 65 ТК РФ: паспорт, трудовая книжка/СТД-Р, СНИЛС, военный билет (при необходимости).
- Проверить документы на подлинность и соответствие данным в заявлении.
- При первом трудоустройстве — оформить новую трудовую книжку.
- При наличии ЭТК — получить у работника СНИЛС для загрузки сведений.
- При отсутствии трудовой книжки по уважительной причине — оформить новую по заявлению работника.
- Внести запись о приеме в трудовую книжку (или в ЭТК) с обязательной ссылкой на основание — приказ (распоряжение) работодателя, с указанием даты и номера.
Ответственность работодателя за незаконные требования
Требование дополнительных документов — это прямое нарушение ТК РФ. За это работодатель может понести ответственность:
- Административная — по ст. 5.27 КоАП РФ (штрафы для должностных лиц и юридических лиц).
- Гражданско-правовая, соискатель может обратиться в суд с иском о восстановлении нарушенных прав, компенсации морального вреда.
- Трудовая — если из-за отказа в приеме на работу из-за лишних документов человек признается безработным, это может повлечь дополнительные санкции.
Краткий итог: что помнить?
Работодатель вправе требовать только:
- Паспорт.
- Трудовую книжку (бумажную) или СТД-Р/СТД-СФР (электронную).
- СНИЛС.
- Военный билет (для военнообязанных).
- Документы об образовании — только если это обязательно по закону для данной должности.
Все остальные требования, незаконны. Если вам предлагают предоставить что-то еще (справки, анкеты с личной информацией, копии всех дипломов и т.д.), вы вправе отказаться и сослаться на статью 65 Трудового кодекса РФ.
Важно: данная информация носит справочный характер. В спорных ситуациях рекомендуется консультироваться с юристом по трудовому праву.