Ситуация, когда при приёме на работу кандидат не представляет бумажную трудовую книжку, встречается всё чаще в связи с переходом на электронный формат ведения трудовых книжек․ Ниже – подробный разбор правовых оснований, порядка действий работодателя и возможных последствий, основанный на актуальной информации из интернет‑источников (данные на )․

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст․ 65, 66․1) – при приёме на работу работник обязан представить либо бумажную трудовую книжку, либо СТД‑Р (сведения о трудовой деятельности в электронном виде)․
• Федеральный закон № 439‑ФЗ «О трудовой книжке» (ред․ от ) – регулирует порядок ведения бумажных и электронных трудовых книжек․
• Постановление Правительства РФ от № 1855 – уточняет требования к оформлению заявления о переходе на электронную трудовую книжку․

Если работник отказывается предоставить бумажную трудовую книжку, но готов предоставить электронные сведения о трудовой деятельности (СТД‑Р) либо оформить заявление о переходе на электронную трудовую книжку, это не является основанием для отказа в приёме на работу․

Когда отсутствие трудовой книжки допустимо?

• Работник является совместителем – в этом случае предоставление трудовой книжки не требуется (см․ цитата Ольги181977 на форуме)․
• У сотрудника нет трудовой книжки в связи с её утерей и невозможностью восстановления – работодатель обязан оформить новую книжку по заявлению работника (ГАРАНТ․РУ, 2024‑10‑10)․
• Работник выражает желание вести трудовую деятельность в электронном виде и подаёт соответствующее заявление – в этом случае достаточно оформить электронную трудовую книжку (ЭТК) без приобретения бумажного варианта․

Пошаговая инструкция для работодателя

1. Запрос документов – при приёме на работу запросить у кандидата либо бумажную трудовую книжку, либо СТД‑Р, либо заявление о переходе на ЭТК․
2. Проверка предоставленных сведений – убедиться, что электронные сведения содержат все необходимые реквизиты (ФИО, дата рождения, сведения о предыдущих местах работы, даты приёма и увольнения, основания увольнения)․
3. Оформление заявления о переходе на электронную трудовую книжку – если работник выбрал электронный формат, получить его письменное согласие (можно в виде отдельного заявления или пункта в трудовом договоре)․
4. Ведение электронной трудовой книжки – внести сведения о приёме на работу в систему ЭТК (например, через «Госуслуги» или специализированные кадровые программы) в течение пяти рабочих дней с даты приёма․
5. Информирование работника – выдать работнику копию заявления о переходе на ЭТК и уведомление о том, что его трудовая деятельность будет вестись в электронном виде․
6. Хранение документов – сохранить заявление о переходе на ЭТК и копию СТД‑Р в личном деле работника в соответствии с требованиями ст․ 66 ТК РФ․

Возможные последствия неправильных действий

• Отказ в приёме на работу без законных оснований – может быть признан дискриминацией и привести к административной ответственности (ст․ 5․27 КоАП РФ) либо к восстановлению работника через суд․
• Несвоевременное внесение сведений в ЭТК – нарушение ст․ 66․1 ТК РФ, повлечёт штраф для должностных лиц (от 1 000 до 5 000 руб․) и для организации (от 30 000 до 50 000 руб․)․
• Отсутствие подтверждения перехода на электронный формат – если работник позже потребует бумажную трудовую книжку, а работник не оформил заявление о переходе, employer может быть обязан выдать бумажную книжку и компенсировать связанные с этим расходы․

Судебная практика и рекомендации

Согласно материалам ГАРАНТ․РУ (2025‑12‑24) и решениям судов, отсутствие отметки о предоставлении заявления об отказе от ведения бумажной трудовой книжки не освобождает работодателя от обязанности оформить трудовую книжку (бумажную или электронную) при приёме на работу․ В ряде случаев суды признавали, что:

• отказ работника предоставить бумажную трудовую книжку не является основанием для расторжения трудового договора (КонсультантПлюс, 2025‑2024‑2023);
• работодатель обязан оформить новую трудовую книжку, если у сотрудника её нет и восстановление невозможно (ГАРАНТ․РУ, 2024‑10‑10)․

Практические советы:

1. Всегда фиксируйте согласие работника на электронный формат в письменном виде․
2. При отсутствии любого из документов (бумажная книжка, СТД‑Р, заявление) немедленно запрашивайте недостающие сведения․
3. Используйте проверенные кадровые системы, которые автоматически формируют СТД‑Р и передают данные в ПФР․
4. При возникновении спора обращайтесь за консультацией к юристу по трудовому праву – это поможет избежать штрафов и судебных исков․

Отсутствие бумажной трудовой книжки у кандидата не является препятствием для заключения трудового договора, если работник готов предоставить электронные сведения о трудовой деятельности либо оформить заявление о переходе на электронную трудовую книжку․ Работодатель обязан:

• запросить необходимые документы или согласие на ЭТК;
• оформить заявление о переходе на электронный формат (при выборе сотрудником такого варианта);
• внести сведения о приёме на работу в электронную трудовую книжку в установленные сроки;
• сохранить всю документацию в личном деле работника․

Соблюдение этих требований позволит избежать административных штрафов, судебных споров и обеспечит прозрачное ведение трудовых отношений в условиях перехода на цифровой формат трудовых книжек․