При приеме на работу одним из ключевых вопросов является необходимость предоставления трудовой книжки. Согласно действующему законодательству, этот документ играет важную роль, но не всегда является обязательным. Рассмотрим подробно все нюансы, связанные с трудовой книжкой при заключении трудового договора.

Что говорит закон: статья 65 ТК РФ

Согласно статье 65 Трудового кодекса Российской Федерации, при заключении трудового договора работодатель вправе требовать от работника следующие документы:

1. Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
2. Трудовую книжку, за исключением случаев, когда:
• трудовой договор заключается впервые;
• работник поступает на работу по совместительству;
• в соответствии с федеральным законом трудовая книжка на работника не оформляется;
3. Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования;
4. Документы воинского учета (для военнообязанных);
5. Документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
6. Справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с Трудовым кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость.

Когда трудовая книжка не требуется

При заключении трудового договора впервые

Если гражданин устраивается на работу впервые, работодатель обязан оформить ему трудовую книжку. Это следует из положений статьи 66 ТК РФ:

При приеме на работу по совместительству

Если работник уже имеет основное место работы, при оформлении на условиях совместительства трудовая книжка не требуется. Все записи о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по основному месту работы.

При заключении гражданско-правового договора (ГПХ)

Трудовая книжка не оформляется при заключении договоров гражданско-правового характера (например, договоров подряда, оказания услуг, авторского заказа), так как эти отношения регулируются не трудовым, а гражданским законодательством.

Особые случаи: срочные трудовые договоры

Даже если трудовой договор является срочным, это не освобождает работодателя от обязанности внесения записи в трудовую книжку, если:

• работа в данной организации является для работника основной;
• работник не имеет постоянного места работы.

Срочность или бессрочность трудового договора не влияет на необходимость ведения трудовой книжки.

Электронная трудовая книжка: новые правила 2026 года

С 2020 года в России внедрена электронная трудовая книжка. С 2026 года правила оформления трудовых книжек претерпели изменения:

Если работник предоставляет сведения о трудовой деятельности в электронном виде, это также может заменить бумажную трудовую книжку;

Что делать, если работник отказывается предоставлять трудовую книжку

Если соискатель отказывается предоставлять трудовую книжку, но у него есть электронные сведения о трудовой деятельности, работодатель может:

• Заключить трудовой договор;
• Оформить трудовую книжку на нового сотрудника (если это его первое место работы);
• Внести соответствующую запись в трудовую книжку при последующем трудоустройстве.

Последствия приема на работу без трудовой книжки

Если работодатель не оформил трудовую книжку при приеме на работу, это может повлечь за собой следующие последствия:

1. Административная ответственность: Нарушение правил ведения, хранения и выдачи трудовых книжек влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 10 000 до 20 000 рублей (статья 5.27 КоАП РФ).
2. Трудовые споры: Работник может обратиться в суд с требованием внести записи о работе в трудовую книжку.
3. Ответственность перед Пенсионным фондом: Отсутствие записей в трудовой книжке может усложнить процедуру начисления пенсии.

Как правильно оформить трудовую книжку

При оформлении трудовой книжки работодатель должен:

• Проверить правильность заполнения всех разделов;
• Сделать запись о приеме на работу с указанием:
• даты приема;
• должности;
• условий трудового договора (срочный/бессрочный);
• наименования структурного подразделения (если есть);
• условий работы (например, работа в режиме ненормированного рабочего дня);
• Подписать запись уполномоченным лицом и поставить печать организации;
• Выдать трудовую книжку работнику в день оформления трудового договора.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли принять на работу без трудовой книжки?

Да, можно, если:

• трудовой договор заключается впервые;
• работник поступает на работу по совместительству;
• работник предоставляет сведения о трудовой деятельности в электронном виде;
• заключается гражданско-правовой договор.

Обязан ли работодатель оформить трудовую книжку при приеме на работу?

Да, если это первое место работы сотрудника. В остальных случаях трудовая книжка может быть уже оформлена у предыдущего работодателя.

Что делать, если работник потерял трудовую книжку?

Работник должен обратиться к предыдущему работодателю с заявлением о восстановлении трудовой книжки. Если это невозможно, он может получить дубликат в новой организации.

Можно ли внести запись в трудовую книжку задним числом?

Нет, записи в трудовую книжку вносятся только на основании приказа о приеме на работу и только в день оформления трудового договора.

Трудовая книжка — важный документ, но ее отсутствие не всегда является препятствием для заключения трудового договора. Работодатель должен знать все нюансы, чтобы избежать нарушений трудового законодательства и возможных споров с работниками.

Следуя этим рекомендациям, вы сможете правильно оформить трудовую книжку или принять на работу сотрудника без нарушений закона.