Прием на работу, ответственный процесс как для сотрудника, так и для работодателя. Одним из ключевых документов, подтверждающих стаж и опыт, традиционно считается трудовая книжка. Однако с учетом перехода на электронный формат ведения кадрового учета правила оформления и предоставления этого документа претерпели значительные изменения. В 2026 году вступают в силу итоговые нормы завершения переходного периода по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК).
В данной статье мы подробно разберем, как правильно предоставить трудовую книжку при трудоустройстве, какие документы потребуются взамен бумажного бланка, и как работодателю грамотно оформить запись о приеме на работу;
Обязательные документы при приеме на работу
Согласно статье 65 ТК РФ, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, обязано предъявить работодателю определенный пакет документов. К основным из них относятся:
- Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- Трудовая книжка и/или сведения о трудовой деятельности (за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые);
- СНИЛС (документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального учета);
- Документы воинского учета (для военнообязанных);
- Документ об образовании и/или о квалификации (если работа требует специальных знаний).
Особое внимание стоит уделить именно трудовой книжке, так как именно она (или ее электронный аналог) подтверждает опыт работы и стаж для назначения пенсии или социальных выплат.
Бумажная или электронная: что предоставлять?
Если у сотрудника есть бумажная трудовая книжка
Если соискатель ранее уже работал и сохранил бумажную трудовую книжку, он должен предоставить ее работодателю. Работодатель, в свою очередь, обязан принять ее, проверить все ли там в порядке, поставить запись о приеме на работу, вести ее по прежним правилам и хранить в организации. Цифровой стаж не может обнулить реальные годы работы, поэтому бумажный документ остается главным доказательством трудового опыта для тех, кто его сохранил.
Если сотрудник перешел на электронную трудовую книжку (ЭТК)
При приеме на новую работу те, кто выбрал электронную трудовую книжку, представляют работодателю сведения о трудовой деятельности. Это может быть выписка из электронной трудовой книжки на бумаге или в электронном виде.
Работник, который отказался от бумажного формата, предъявляет кадровику:
- СПРАВКУ СТД-Р, выдается предыдущим работодателем;
- СПРАВКУ СТД-СФР — можно получить напрямую в Социального фонда России.
Важно: если человек трудоустраивается впервые и выбрал ЭТК, бумажную книжку ему заводить не нужно. Даже если сотрудник сам об этом попросит, работодатель не имеет права оформлять бумажный бланк.
Оформление трудовой книжки при приеме на работу
Внесение записи в бумажную трудовую книжку
Независимо от того, что переходный период по ЭТК завершается, вносить записи в бумажную трудовую следует в строгом соответствии с правилами Минтруда и ТК РФ. Запись о приеме на работу обязательна. Порядок внесения записи может различаться для разных категорий сотрудников (основное место работы, совместительство, перевод и т.д.).
Основные правила заполнения:
- В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации.
- Под заголовком в графе 1 ставится порядковый номер записи.
- В графе 2 указывается дата приема на работу.
- В графе 3 делается сама запись о приеме, с указанием должности, специальности, квалификации и вида деятельности.
- В графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого внесена запись.
Отчетность по электронной трудовой книжке
Если у работника нет бумажной трудовой, работодатель обязан сдавать отчетность в электронном виде:
- Сведения о начале трудовой деятельности вносятся в электронном виде в учетную программу работодателя по каждому новому сотруднику (кадровое мероприятие «ПРИЕМ»).
- Не позднее следующего рабочего дня с даты издания приказа о приеме на работу, работодатель обязан представить в СФР форму СЗВ-ТД с кодом «ПРИЁМ».
В электронной трудовой книжке отражаются те же данные, что и в бумажной: должность, квалификация, дата трудоустройства, основания и причины приема, переводов и увольнений.
Что делать, если трудовая книжка утеряна или испорчена?
С помощью трудовой книжки можно подтвердить опыт работы, а также стаж для пенсии или соцвыплат. Если трудовая книжка утеряна или испорчена, работник имеет право обратиться к предыдущему работодателю за дубликатом или получить справку СТД-Р/СТД-СФР. Отсутствие бумажной трудовой не является законным основанием для отказа в приеме на работу — работодатель может оформить сотрудника по ЭТК, запросив необходимые сведения из СФР.
Особенности кадрового учета при смене ответственного лица
При смене ответственного за ведение трудовых книжек сотрудника, работодатель должен обеспечить сохранность документов. Бумажные трудовые книжки и вкладыши передаются по акту приёма-передачи с указанием их количества и фактического наличия. Это позволяет избежать трудовых споров и потери важных данных сотрудников.
В 2026 году процесс приема на работу требует от кадровиков внимательности к формату трудовой книжки. Бумажный вариант продолжает действовать для тех, кто его сохранил, и требует корректного внесения записей. Для сотрудников с электронной трудовой книжкой главным становится своевременная подача формы СЗВ-ТД в СФР и корректная обработка справок СТД-Р и СТД-СФР. Соблюдение требований ТК РФ и Порядка ведения трудовых книжек позволит избежать штрафов и конфликтных ситуаций с сотрудниками.