Вопрос о предоставлении трудовой книжки при приеме на работу часто вызывает путаницу как у соискателей‚ так и у работодателей. С введением электронных трудовых книжек (ЭТК) и изменением законодательства подходы изменились. Данная статья разъясняет текущие правила и алгоритм действий для всех сторон.

Ключевые изменения в законодательстве

С 1 января 2021 года в России действует новая система ведения трудовых книжек. Основные положения:

• Электронная трудовая книжка (ЭТК) является основным документом. Бумажная трудовая книжка (ТК) заводится только по письменному заявлению работника.
• Для первичного трудоустройства (когда человек работает впервые и ранее не имел трудового договора) бумажная трудовая книжка не заводится. Вместо этого работодатель обязан создать и направить в Пенсионный фонд России (ПФР) сведения о трудовой деятельности (СТД) в электронной форме.
• Отсутствие бумажной трудовой книжки не является основанием для отказа в приеме на работу или для признания трудового договора недействительным.

Ситуация 1: Соискатель не имеет трудовой книжки (бумажной или электронной)

Это может быть связано с первым местом работы‚ утратой документа или его отсутствием у определенных категорий граждан (например‚ у некоторых беженцев‚ как указано в Письме Минтруда от ).

Что должен сделать соискатель?

1. Запросить у предыдущих работодателей выписки из трудовой книжки или справки о трудовой деятельности. Если предыдущий работодатель уже перешел на ЭТК‚ он обязан предоставить сведения в форме СТД-Р (сведения о трудовой деятельности‚ предоставляемые работнику).
2. Обратиться в Пенсионный фонд России (ПФР) за получением выписки из индивидуального лицевого счета (ИЛС)‚ которая содержит сведения о страховом стаже и трудовой деятельности. Это официальный документ‚ подтверждающий стаж.
3. При первичном трудоустройстве (никогда не работал по трудовому договору) просто сообщить работодателю об этом факте. Никаких документов о стаже предоставлять не нужно.

Что должен сделать работодатель при приеме?

Согласно Трудовому кодексу РФ и разъяснениям Роструда‚ работодатель обязан:

• Принять на работу гражданина‚ даже если у него нет ни бумажной‚ ни электронной трудовой книжки.
• По собственной инициативе запросить и проверить сведения о трудовой деятельности через ПФР (это можно сделать через сервис «Трудовая книжка» на портале Госуслуг или напрямую в ПФР). Это особенно важно для подтверждения стажа и назначения пенсии.
• Оформить трудовой договор и в течение установленного законом срока (следующий рабочий день после фактического допуска к работе) направить сведения о приеме на работу в ПФР в электронном виде. Это и будет считаться открытием электронной трудовой книжки для нового сотрудника.
• По письменному заявлению работника оформить для него бумажную трудовую книжку (если тот этого пожелает) и вручить ее.

Важно! Отказ в приеме на работу из-за отсутствия трудовой книжки является нарушением трудового законодательства (ст. 65‚ 66.1 ТК РФ).

Ситуация 2: Работник утратил бумажную трудовую книжку после приема на работу

Если бумажная книжка была утеряна (неважно‚ до или после перехода на ЭТК)‚ действует процедура восстановления.

Алгоритм восстановления:

1. Работник подает заявление о восстановлении трудовой книжки (или выдаче дубликата) работодателю по месту последнего места работы‚ где она была утеряна.
2. Работодатель обязан:
   • Запросить в архиве (своем или государственном) документы‚ подтверждающие трудовую деятельность работника (приказы о приеме/увольнении‚ личные карточки Т-2 и т.д.).
   • На основании этих документов оформить дубликат трудовой книжки (не новую книжку!). В дубликате вносятся все сведения из оригинальной книги.
   • Выдать дубликат работнику под расписку.
3. Если архивные документы отсутствуют‚ работодатель вправе запросить сведения через ПФР. На основании выписки из ИЛС можно оформить дубликат.

Новый тренд: Если работник был принят после 2021 года и у него изначально была открыта электронная трудовая книжка‚ то при утрате бумажного носителя (если он был оформлен) восстановление не требуется. Все сведения хранятся в электронном виде в ПФР. Работник может получить выписку СТД-Р в любое время.

Ситуация 3: Работодатель не выдал трудовую книжку (или сведения) при увольнении

Это распространенная‚ но незаконная практика. Работодатель обязан в день увольнения (или по истечении дня‚ следующего за подачей заявления) выдать работнику:

• Трудовую книжку (бумажную) с внесенными записями об увольнении‚ ИЛИ
• Сведения о трудовой деятельности (СТД) в электронном виде (подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя)‚ если трудовая книжка велась в электронном формате.

Что делать работнику‚ если работодатель затягивает с выдачей?

1. Направить письменное заявление (желательно с отметкой о вручении или по почту с уведомлением) с требованием выдать трудовую книжку или СТД.
2. Обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ) с жалобой на нарушение ст. 66.1 ТК РФ. ГИТ проведет проверку и выдаст предписание работодателю.
3. Обратиться в суд с исковым заявлением о взыскании компенсации за задержку выдачи (за каждый день просрочки с 1-го по 3-й день — в размере 1/3 среднего заработка‚ с 4-го дня, в размере среднего заработка‚ но не более 50-кратного размера МРОТ) и о выдаче документа.

Частые ошибки и заблуждения

• «Нет трудовой книжки — не возьмем на работу». Это прямое нарушение. Работодатель может только запросить сведения о стаже через ПФР.
• «Потерял — заведем новую». Нельзя заводить новую бумажную книжку‚ если ранее была утеряна. Только восстановление (дубликат) на основе архивных данных.
• «Бумажная книжка обязательна для всех». Нет. С 2021 года для новых сотрудников (без стажа) бумажная книжка не заводится без заявления. Электронная, норма.
• «Не дам книжку‚ пока не вернешь имущество». Это незаконный шантаж. Выдача документа не зависит от решения иных споров. Споры о недостачах решаются отдельно.

Практические выводы и рекомендации

Для соискателя:

• Не паниковать из-за отсутствия бумажной книжки.
• При первичном трудоустройстве просто сообщить об этом работодателю.
• При наличии стажа — заранее подготовить выписки из ПФР или справки СТД-Р с предыдущих мест работы.
• При увольнении требовать выдачи документа (бумажного или электронного) в день увольнения.
• При отказе или задержке — действовать через ГИТ и суд.

Для работодателя (кадровика):

• Принять человека без бумажной книжки. Это законно.
• Обязательно направить сведения о приеме в ПФР (открыть ЭТК).
• При увольнении, строго соблюдать сроки выдачи документа (бумажного или электронного).
• Не использовать трудовую книжку как инструмент давления.
• При утрате сотрудником бумажной книжки — организовать процедуру восстановления (дубликата) на основе архивных данных или выписки ПФР.

Статья подготовлена на основе анализа действующего Трудового кодекса РФ‚ разъяснений Роструда‚ Минтруда и практики применения законодательства по состоянию на 2026 год. Для получения персональной консультации рекомендуется обратиться к юристу по трудовому праву.