Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. При устройстве на работу в администрацию (муниципальные органы власти) этот документ играет ключевую роль. В статье рассмотрим все аспекты, связанные с оформлением, ведением и хранением трудовой книжки при приеме на работу в администрацию.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка, это основной документ о трудовой деятельности гражданина. В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации (ст. 66 ТК РФ) и Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, она содержит:

• Сведения о работнике (ФИО, дата рождения, образование и т.д.);
• Информацию о выполняемой работе;
• Сведения о переводах на другую постоянную работу;
• Основания прекращения трудового договора;
• Сведения о награждениях за успехи в работе.

Особенности трудовой книжки при устройстве в администрацию

Обязательность ведения трудовой книжки

При приеме на работу в администрацию (государственные или муниципальные органы власти) трудовая книжка оформляется в обязательном порядке, если:

• Работник ранее не имел трудовой книжки;
• Работник выбрал бумажный формат трудовой книжки (в соответствии с ФЗ № 439-ФЗ);
• Работодатель (администрация) не перешел на электронный формат учета.

Согласно Указу Президента РФ от 24 апреля 2020 г. № 143, администрации могут использовать как бумажные, так и электронные трудовые книжки. Однако, если работник не подал заявление о выборе электронного формата, ему оформляется бумажная трудовая книжка.

Порядок оформления трудовой книжки в администрации

При приеме на работу в администрацию трудовая книжка оформляется в следующем порядке:

1. Предоставление документов:
   • Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
   • Документы об образовании и квалификации;
   • Свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС);
   • ИНН (при наличии);
   • Документы, подтверждающие трудовую деятельность (если есть).
2. Заполнение трудовой книжки:
   • Администрация оформляет трудовую книжку не позднее недельного срока со дня приема на работу;
   • Записи вносятся на основании приказа о приеме на работу;
   • Сведения вносятся в хронологическом порядке, без пропусков и исправлений.
3. Выдача трудовой книжки:
   • Трудовая книжка выдается работнику под роспись в день увольнения;
   • При увольнении администрация обязана выдать трудовую книжку с внесенной записью об увольнении;
   • В случае потери или порчи трудовой книжки администрация выдает дубликат.

Правила ведения и хранения трудовой книжки в администрации

Ведение записей

Записи в трудовую книжку вносятся в соответствии с Приказом Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н и Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225:

• Записи делаются на русском языке;
• Используются чернила черного, синего или фиолетового цвета;
• Записи должны быть четкими и разборчивыми;
• Не допускаются помарки, подчистки и исправления;
• При необходимости исправлений вносится новая запись с указанием основания.

Пример правильной записи:

Хранение трудовой книжки

Администрация обязана обеспечить:

• Хранение трудовой книжки в сейфе или металлическом шкафу;
• Ведение книги учета движения трудовых книжек;
• Выдачу трудовой книжки работнику только под роспись;
• Своевременное внесение записей об увольнении и переводе на другую работу.

Согласно Приказу Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н, администрация должна:

• Вести книгу учета трудовых книжек;
• Хранить трудовые книжки не менее 50 лет после увольнения работника;
• Обеспечивать сохранность документов от порчи и утраты.

Электронная трудовая книжка: особенности для администрации

С 2020 года в России внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). Администрации могут использовать как бумажный, так и электронный формат, но с 2026 года бумажные трудовые книжки применяются только для тех, кто выбрал этот формат.

Правила ведения ЭТК:

• Сведения о трудовой деятельности формируются работодателем в личном кабинете на портале Госуслуги;
• Работник может запросить выписку из ЭТК в любое время;
• ЭТК не требует физического хранения, но администрация обязана своевременно вносить данные;
• При увольнении работник получает выписку из ЭТК.

Что делать, если трудовая книжка утеряна или испорчена?

Если трудовая книжка утеряна или испорчена, администрация обязана:

1. Выдать дубликат трудовой книжки;
2. В дубликате указать все периоды работы, которые подтверждаются документами;
3. Сделать отметку о выдаче дубликата в книге учета.

Для получения дубликата работник должен предоставить:

• Паспорт;
• Трудовой договор;
• Справки с предыдущих мест работы (если есть);
• Иные документы, подтверждающие трудовую деятельность.

Ответственность администрации за нарушение правил ведения трудовой книжки

За нарушение правил ведения, хранения или выдачи трудовой книжки администрация может быть привлечена к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Санкции включают:

• Штраф на должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей;
• Штраф на юридических лиц от 30 000 до 50 000 рублей;
• При повторном нарушении возможна дисквалификация должностных лиц.

Практические рекомендации для работников администрации

Перед устройством на работу

• Проверьте, есть ли у вас трудовая книжка. Если нет, администрация обязана оформить ее при приеме на работу;
• Если у вас есть трудовая книжка, проверьте, все ли записи в ней актуальны;
• Если вы переходите с предыдущего места работы, возьмите с собой трудовую книжку для внесения записи;
• Если вы выбрали электронный формат, уточните у администрации, как будет оформляться ваша трудовая деятельность.

Во время работы

• Проверяйте, чтобы все записи о вашей работе вносились своевременно;
• Если вы переводитесь на другую должность, убедитесь, что запись о переводе внесена в трудовую книжку;
• При увольнении получите трудовую книжку на руки и проверьте правильность внесенной записи;
• Если вы выбрали электронный формат, регулярно проверяйте данные в личном кабинете на портале Госуслуги.

При увольнении

• Получите трудовую книжку на руки;
• Проверьте, чтобы в ней была указана причина увольнения и дата;
• Если вы выбрали электронный формат, запросите выписку из ЭТК;
• Если в трудовой книжке есть ошибки, потребуйте их исправить до подписания.

Трудовая книжка, это важный документ, который подтверждает ваш трудовой стаж и необходим для устройства на работу, получения пенсии и других социальных гарантий. При устройстве на работу в администрацию важно знать все правила оформления, ведения и хранения трудовой книжки, а также свои права и обязанности.

Администрация обязана строго соблюдать все нормы законодательства, чтобы избежать штрафов и других санкций. Работник, в свою очередь, должен следить за правильностью внесенных записей и своевременно получать трудовую книжку при увольнении.

Если у вас остались вопросы по оформлению трудовой книжки при устройстве в администрацию, обратитесь к юристу или специалисту отдела кадров для получения консультации.