Дата публикации: 21 мая 2026 года
Самое главное помнить: При заключении трудового договора работник обязан предъявить работодателю трудовую книжку и/или сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 ТК РФ)‚ кроме случаев:
- первого трудоустройства;
- работы по совместительству;
- краткосрочного исполнения обязанностей (менее 5 дней).
Что говорит закон о трудовой книжке при приеме на работу?
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ и Порядку ведения и хранения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ № 320 от 2020 года)‚ трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности гражданина.
В 2026 году действуют два формата трудовых книжек:
- Бумажные – для сотрудников‚ которые ранее работали и имеют соответствующий документ;
- Электронные – для новых сотрудников (с 2020 года бумажные книжки не заводятся для впервые трудоустраивающихся).
Обратите внимание! Если сотрудник отказывается от ведения бумажной трудовой книжки‚ работодатель обязан выдать ему сведения о трудовой деятельности (СТД-Р или СТД-СФР).
Какие документы нужны при приеме на работу?
При трудоустройстве работник должен предъявить:
- Паспорт;
- СНИЛС;
- Трудовую книжку (если она бумажная);
- Сведения о трудовой деятельности (если трудовая книжка электронная).
Образец записи при приеме на работу в трудовую книжку (бумажный формат):
---------------------------------------- | Дата | Сведения о приеме на работу‚ о переводах на другую работу или об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью‚ пункт закона) | |------------|-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | | Принят на должность "Специалист по кадрам" в отдел кадров с окладом 50 000 рублей. Приказ № 45 от | ----------------------------------------
Сроки внесения записи в трудовую книжку
Запись о приеме на работу должна быть внесена:
- В бумажную трудовую книжку – в течение 5 рабочих дней после издания приказа;
- В электронную трудовую книжку – в день издания приказа.
Важно! Если сотрудник проработал менее 5 дней и увольняется‚ трудовая книжка возвращается без записи. Если запись уже внесена‚ необходимо внести корректирующую запись об увольнении.
Особенности заполнения трудовой книжки
Порядок внесения записей
Записи вносятся в хронологическом порядке‚ без пропусков. Не допускаются:
- Подчистки;
- Помарки;
- Использование корректора;
- Неправильные сокращения.
Образец заполнения для разных случаев
Пример записи при приеме на работу:
---------------------------------------- | Дата | Сведения о приеме на работу‚ о переводах на другую работу или об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью‚ пункт закона) | |------------|-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | | Принят на должность "Менеджер по продажам" в отдел продаж с окладом 60 000 рублей. Приказ № 46 от | ----------------------------------------
Пример записи при увольнении:
---------------------------------------- | Дата | Сведения о приеме на работу‚ о переводах на другую работу или об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью‚ пункт закона) | |------------|-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | | Уволен по собственному желанию‚ п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. Приказ № 47 от | ----------------------------------------
Пример записи при переводе:
---------------------------------------- | Дата | Сведения о приеме на работу‚ о переводах на другую работу или об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью‚ пункт закона) | |------------|-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | | Переведен на должность "Старший менеджер по продажам" в отдел продаж с окладом 70 000 рублей. Приказ № 48 от | ----------------------------------------
Заполнение трудовой книжки впервые
При первом трудоустройстве работодатель обязан:
- Завести трудовую книжку в течение 7 дней со дня приема;
- Внести запись о приеме в присутствии работника;
- Выдать работнику на руки.
Что делать‚ если трудовая книжка утеряна?
В случае утери трудовой книжки работник должен:
- Обратиться к последнему работодателю с заявлением о восстановлении;
- Предоставить документы‚ подтверждающие трудовую деятельность (трудовые договоры‚ справки‚ выписки из приказов);
- Работодатель на основании этих документов оформит дубликат трудовой книжки.
Важно! Работодатель не обязан восстанавливать трудовую книжку за предыдущих работодателей. В этом случае работник может обратиться в суд.
Ответственность работодателя за ведение трудовой книжки
Работодатель несет ответственность за:
- Правильное и своевременное внесение записей;
- Сохранность трудовой книжки;
- Выдачу трудовой книжки при увольнении в последний день работы;
- Ведение электронной трудовой книжки в соответствии с законом.
За нарушения предусмотрены штрафы:
- Для должностных лиц – до 5 000 рублей;
- Для юридических лиц – до 50 000 рублей.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли принять на работу без трудовой книжки?
Да‚ если:
- Это первое трудоустройство;
- Работа по совместительству;
- Сотрудник отказывается от бумажной трудовой книжки (в этом случае оформляются сведения о трудовой деятельности).
Что делать‚ если работник не предъявил трудовую книжку?
Работодатель должен:
- Завести новую трудовую книжку (если это первое трудоустройство);
- Сделать запись в день издания приказа;
- Выдать трудовую книжку работнику.
Можно ли вносить записи блоками (одновременно о приеме и увольнении)?
Да‚ если сотрудник проработал менее 5 дней. В этом случае запись об увольнении вносится после приказа об увольнении.
Трудовая книжка – важный документ‚ который подтверждает трудовой стаж работника. При приеме на работу работодатель должен:
- Проверить наличие трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности;
- Внести запись в установленные сроки;
- Соблюдать все правила заполнения;
- Выдать трудовую книжку при увольнении.
Соблюдение этих правил поможет избежать споров с работниками и проверяющими органами.
Полезные ссылки:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66.1)
- Постановление Правительства РФ № 320
- Официальный сайт Роструда