Оформление нового сотрудника — процесс, требующий строгого соблюдения трудового законодательства. Одним из ключевых вопросов, возникающих у кадровиков и руководителей, является необходимость предоставления трудовой книжки. Разберёмся в нюансах этого вопроса с учётом актуальных на 2026 год правил.
Что говорит законодательство
Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности. Это требование является обязательным, за исключением следующих случаев:
- трудовой договор заключается впервые;
- работник поступает на работу на условиях совместительства.
Таким образом, для большинства соискателей предоставление документов о трудовом стаже — это не право, а обязанность.
Бумажная трудовая книжка в 2026 году: актуальные правила
С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек, однако переход на неё остаётся добровольным для работников. В 2026 году ситуация выглядит следующим образом:
- Если работник сохранил бумажную трудовую книжку — работодатель обязан продолжать её вести по общим правилам.
- Если работник перешёл на электронную трудовую книжку (ЭТК) — он вправе не предоставлять бумажный документ, а предоставить лишь сведения о трудовой деятельности.
- Если трудовая книжка утеряна, работодатель обязан по письменному заявлению сотрудника (с указанием причины отсутствия) оформить новую трудовую книжку за свой счёт.
Важный нюанс о сроках внесения записей
Специалисты портала онлайнинспекция.рф обращают внимание: компания нарушает закон, если вносит запись о приёме, когда сотрудник отработал менее пяти дней. Согласно правилам, запись в трудовую книжку вносится только в том случае, если работник:
- проработал у данного работодателя свыше пяти дней;
- работа у данного работодателя является для него основной.
Что делать, если у соискателя нет трудовой книжки
Кадровику важно различать несколько ситуаций:
| Ситуация | Действия работодателя |
| Сотрудник перешёл на ЭТК | Запросить сведения о трудовой деятельности, не требовать бумажную книжку |
| Трудовая книжка утеряна | Оформить новую по письменному заявлению работника |
| Первое трудоустройство | Оформить трудовую книжку как новую |
| Работа по совместительству | Трудовая книжка не требуется (при наличии основного места работы) |
Что не имеет права делать работодатель
Несмотря на обязательность предоставления трудовой книжки в большинстве случаев, работодатель не вправе:
- требовать оригинал бумажной трудовой книжки от сотрудника, перешедшего на ЭТК;
- отказывать в приёме на работу по причине отсутствия трудовой книжки, если её можно восстановить;
- включать в трудовой договор пункт о том, что бумажная трудовая книжка не оформляется — это не условие, согласовываемое сторонами;
- задерживать выдачу трудовой книжки при увольнении.
Электронная трудовая книжка: как проверить статус
Если соискатель заявляет о переходе на ЭТК, работодатель может убедиться в этом, запросив соответствующие сведения. Электронная трудовая книжка хранится в Социальном фонде России (СФР) и содержит информацию о:
- ФИО работника;
- СНИЛС;
- дате рождения;
- сведениях о трудовой деятельности.
При этом важно помнить: даже без оформления бумажной трудовой книжки работодатель обязан сообщать в СФР о приёме на работу нового сотрудника.
Работодатель обязан требовать трудовую книжку при приёме на работу в большинстве случаов — это закреплено в статье 65 ТК РФ. Однако с 2020 года законодательство учитывает переход на электронный формат, поэтому:
- Требование бумажной трудовой книжки от сотрудника с ЭТК, неправомерно.
- Предоставление сведений о трудовой деятельности вместо бумажной книжки — допустимо и законно.
- Отказ в приёме на работу по причине отсутствия трудовой книжки (при возможности её восстановления или замены) — нарушение.
Соблюдение этих правил позволит работодателю избежать претензий со стороны трудовой инспекции и судебных разбирательств, а соискателю — гарантировать защиту своих трудовых прав.