Вопрос о необходимости трудовой книжки при приёме на работу остаётся актуальным, особенно в условиях перехода на электронный формат документооборота. Ниже подробно рассмотрены законодательные нормы, практические рекомендации и особенности оформления как бумажной, так и электронной трудовой книжки (ЭТК) в 2026 году.

Нормативная база

• Федеральный закон № 439‑ФЗ от – ввёл обязательное ведение электронных трудовых книжек и установил переходный период до .
• Трудовой кодекс РФ (ст. 65, 66) – регламентирует оформление, ведение и хранение трудовых книжек.
• Постановление Правительства РФ № 1155 от – определяет порядок внесения сведений в ЭТК и взаимодействие с ПФР.

С 1 января 2026 года переходный период завершён: все работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки для своих сотрудников, а бумажные книжки сохраняются только в случаях, когда они уже оформлены ранее.

Когда требуется оформлять трудовую книжку?

При приёме на работу впервые

• Если сотрудник впервые устраивается на работу после , бумажную трудовую книжку оформлять не требуется (п. 8 ст. 2 ФЗ‑439).
• В этом случае работодатель обязан сразу внести сведения о приёме в электронную трудовую книжку (ЭТК) через личный кабинет на портале «Работа в России» или через ПФР.

При наличии уже оформленной бумажной книжки

• Если у кандидата есть бумажная трудовая книжка, работодатель должен принять её, поставить запись о приёме на работу и вести её по прежним правилам (хранить в организации).
• При этом одновременно необходимо обеспечить ведение ЭТК: сведения о приёме, переводе, увольнении вносятся и в электронный формат.

При отсутствии любой трудовой книжки (первый опыт работы после )

• Для сотрудников, впервые поступающих на работу после , оформлять бумажную книжку нельзя; достаточно оформить ЭТК.
• Если сотрудник ранее работал до 2020 года и имеет только бумажную книжку, она остаётся действительной, но все новые записи (переводы, увольнения) должны дублироваться в ЭТК.

Как оформить электронную трудовую книжку?

1. Получить СНИЛС (если его нет – оформить в ПФР).
2. Пройти регистрацию на портале «Госуслуги» и подтвердить личность.
3. Дать согласие на ведение ЭТК через личный кабинет работника на портале «Работа в России» (или через работодателя, если он подаёт заявление от имени сотрудника).
4. Работодатель вносит запись о приёме на работу в ЭТК не позднее недельного срока со дня приёма (ст. 66 ТК РФ).
5. При необходимости можно получить выписку из ЭТК в электронном виде или распечатать её для личного использования.

Важно: отказ от ведения ЭТК возможен только если сотрудник продолжает пользоваться бумажной трудовой книжкой, оформленной до 2020 года. В этом случае работодатель ведёт оба формата параллельно.

Особенности хранения и предоставления документов

• Бумажная трудовая книжка хранится у работодателя в течение всего периода работы сотрудника и после увольнения возвращается ему на руки.
• Электронная трудовая книжка хранится в информационной системе ПФР; доступ к ней имеют работник, работодатель (через согласованный запрос) и органы ПФР.
• При увольнении работник получает справку о стаже и заработке (форма СТД‑Р) и/или выписку из ЭТК.

Ответы на частые вопросы

Нужно ли требовать трудовую книжку при приёме на работу?

Да, согласно ст. 65 ТК РФ, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю трудовую книжку (бумажную или электронную) и/или сведения о трудовой деятельности. Если книжки нет, работодатель оформляет её (или ЭТК) самостоятельно.

Что делать, если у соискателя нет трудовой книжки?

• Если он впервые устраивается на работу после 2020 года – оформить ЭТК.
• Если у него есть стаж до 2020 года, но книжка утеряна – восстановить её через бывшего работодателя или ПФР, либо оформить дубликат бумажной книжки (при наличии подтверждающих документов).

Нужно ли делать запись в бумажной книжке, если сотрудник перешёл на ЭТК?

Если у сотрудника уже есть бумажная книжка, работодатель должен сделать запись о приёме, переводе или увольнении в неё, несмотря на ведение ЭТК; Это требование сохраняется до тех пор, пока бумажная книжка не будет заменена электронной полностью (т.е. после увольнения и последующего трудоустройства без бумажного носителя).

Какие документы запрашивать при приёме на работу сотрудника с ЭТК?

Помимо паспорта и СНИЛС, необходимо потребовать сведения из электронной трудовой книжки (СТД‑Р или СТД‑СФР), которые подтверждают трудовой стаж и предыдущие места работы.

• С 1 января 2026 года ведение электронной трудовой книжки обязательно для всех работодателей.
• Бумажная трудовая книжка требуется только в случаях, когда она уже оформлена до 2020 года или сотрудник expressly предпочитает её использовать.
• При приёме на работу необходимо:
  • проверить наличие паспорта и СНИЛС;
  • уточнить, есть ли у кандидата бумажная трудовая книжка;
  • при отсутствии бумажной книжки – оформить ЭТК;
  • при наличии бумажной книжки – принять её, сделать запись о приёме и одновременно внести сведения в ЭТК.
• Трудовая книжка (бумажная или электронная) остаётся ключевым документом для подтверждения трудового стажа, расчёта пенсии и получения социальных выплат.

Таким образом, ответ на вопрос «Нужно ли делать трудовую книжку при устройстве на работу?» звучит так: Да, оформлять трудовую книжку необходимо, но форма её ведения зависит от даты начала трудовой деятельности и наличия уже существующего документа. При соблюдении вышеописанных правил вы обеспечите соответствие законодательству и защитите права как сотрудника, так и работодателя.

Статья актуальна на май 2026 года и основана на действующем законодательстве РФ предоставленных фрагментах информации из открытых источников.