Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина и влияющий на расчёт пенсии, пособий и других социальных гарантий. При приёме на работу в организацию, где работодателем выступает индивидуальный предприниматель, порядок заполнения книжки имеет свои особенности. Ниже подробно описано, какие сведения вносятся, как правильно оформлять записи и какие ограничения существуют для самого ИП.

Кто заполняет трудовую книжку?

• Работодатель (в данном случае – ИП) заполняет трудовую книжку на работника.
• Сам индивидуальный предприниматель не может заключить трудовой договор с самим собой и внести запись о своей деятельности в собственную трудовую книжку. Это прямо следует из ч. 1 ст. 15 и ч. 1 ст. 16 ТК РФ.
• Если ИП хочет оформить свою трудовую деятельность, он должен вести её как самозанятый или оформить гражданско‑правовой договор (например, договор подряда), а не трудовой.

Какие сведения вносятся в трудовую книжку при приёме на работу к ИП?

Согласно действующему порядку ведения трудовых книжек (изменения 2020 г., актуально на 2026 г.), при оформлении записи о работе необходимо заполнить следующие разделы:

1. Раздел «Сведения о работнике» (стр. 1‑2):
   • фамилия, имя, отчество;
   • дата рождения (число, месяц, год);
   • образование, профессия, специальность (по желанию).
2. Раздел «Сведения о работе» (стр. 3‑4):
   • Графа 1 – порядковый номер записи;
   • Графа 2 – дата приёма на работу (число, месяц, год);
   • Графа 3 – наименование работодателя. При работе у ИП необходимо указать:
     • полное наименование индивидуального предпринимателя (ФИО ИП, например, «Иванов Иван Иванович»);
     • согласно рекомендациям Минтруда (см. информацию от 1 ноября 2023 г.) – в начале записи можно также указать сокращённое наименование (например, «ИП Иванов И.И.»).
   • Графа 4 – должность, профессия или вид работы, которую выполняет работник;
   • Графа 5 – дата увольнения (число, месяц, год) – заполняется при прекращении трудового отношения;
   • Графа 6 – основание увольнения (по соглашению сторон, по инициативе работника, по инициативе работодателя и т.д.);
   • Графа 7 – подпись работодателя (ИП) и печать (если имеется).

Особенности записи наименования ИП в графе 3

Как отмечено в источниках от 31 июля 2017 г. и 1 ноября 2023 г., при оформлении записи о работе у индивидуального предпринимателя следует:

• указывать полное наименование (ФИО ИП) без сокращений;
• по желанию добавить сокращённое наименование в скобках или после полного названия через дефис;
• избегать использования только аббревиатуры «ИП» без указания ФИО – такая запись может быть признана неполной и привести к сложностям при подтверждении стажа.

Пример правильной записи в графе 3:

ИП Иванов Иван Иванович (ИП Иванов И.И.)

Оформление при переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 1 января 2026 г. в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. После этой даты:

• все новые записи о приёме, переводе и увольнении работников должны вноситься исключительно в электронный вид через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через систему работодателя;
• бумажные трудовые книжки, уже ведущиеся, остаются действительными, но дублировать записи в них не требуется;
• ИП, как работодатель, обязан обеспечить доступ к ЭТК для своих сотрудников (например, через сервис СФР или через бухгалтерскую программу, поддерживающую формирование сведений о трудовой деятельности).

Если работник всё ещё использует бумажную книжку, то при приёме на работу к ИП работодатель заполняет её в соответствии с пунктом 2 настоящей статьи. При увольнении запись также делается в бумажный вариант, а затем данные передаются в электронный реестр.

Последствия неправильного оформления

Неправильное или неполное заполнение трудовой книжки может привести к:

• отказу в назначении пенсии из‑за отсутствия подтверждённого стажа;
• сложностям при получении пособий по безработице, больничных и других социальных выплат;
• необходимости восстановления трудовой книжки через суд или обращение в Пенсионный фонд РФ.

Поэтому особенно важно тщательно проверять:

• правильность написания ФИО ИП;
• соответствие дат приёма и увольнения фактическим трудовым отношениям;
• наличие подписи работодателя и, при наличии, печати.

Краткий чек‑лист для ИП при оформлении трудовой книжки работника

1. Убедиться, что работник проработал более пяти дней (ч. 3 ст. 66 ТК РФ).
2. Подготовить трудовой договор (с указанием должности, оклада, режима работы).
3. Заполнить раздел «Сведения о работнике» (если книжка новая).
4. В разделе «Сведения о работе» сделать запись:
   • номер записи;
   • дата приёма;
   • полное наименование ИП (и при желании – сокращённое);
   • должность/вид работы;
   • при увольнении – дата, основание и подпись.
5. Поставить подпись ИП и, если есть, печать организации.
6. Передать сведения в электронный реестр (если работник использует ЭТК) либо оставить бумажную копию для хранения у работника;
7. Хранить копию трудового договора и приказов о приёме/увольнении в течение 50 лет (как требует законодательство).

Оформление трудовой книжки при работе у индивидуального предпринимателя требует внимательного соблюдения установленных правил:

• Заполняет книжку работодатель (ИП) на работника, а не на самого себя.
• В графе 3 необходимо указывать полное наименование ИП (ФИО), optionally добавив сокращённое.
• С 1 января 2026 г. основной формат ведения трудовых записей – электронная трудовая книжка; бумажный вариант сохраняется лишь как вспомогательный.
• Несоблюдение требований может негативно сказаться на пенсионных правах работника.

Следуя представленному чек‑листу и учитывая актуальные нормативные акты, ИП сможет корректно оформить трудовые отношения и избежать проблем с документальным подтверждением стажа своих сотрудников.