Вопрос о необходимости наличия трудовой книжки при приёме на работу актуален для многих соискателей, особенно в условиях перехода на электронный формат учёта трудовой деятельности. Ниже рассмотрены правовые основания, практические аспекты и рекомендации для тех, кто планирует трудоустройство.

Что такое трудовая книжка

Трудовая книжка – документ, подтверждающий стаж работы, занимаемые должности и периоды трудовой деятельности. Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66), ведение трудовой книжки обязательно для всех работников, заключивших трудовой договор, за исключением случаев, когда работа выполняется по гражданско‑правовым договорам или является временной (до 5 дней).

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек. Информация о трудовой деятельности хранится в единой государственной информационной системе (ЕГИСЗ). Работник может получить выписку из ЭТК в электронном виде или на бумажном носителе в МФЦ или через личный кабинет на портале «Госуслуги».

По данным Социального фонда России (на 2026 год) электронной трудовой книжкой пользуются около 24 миллионов граждан.

Требования работодателя при приёме на работу

• Запросить у кандидата документ, подтверждающий трудовую стаж (бумажную трудовую книжку или выписку из ЭТК).
• Внести запись о приёме в трудовую книжку (или в электронный реестр) в течение пяти рабочих дней с дня начала работы.
• При отсутствии трудовой книжки у newly hired работника employer обязан завести её за свой счёт.

Можно ли устроиться без трудовой книжки?

Да, возможно. Трудовой кодекс допускает приём на работу без предъявления трудовой книжки, если:

1. Работник впервые устраивается на работу (книжка ещё не заведена).
2. Работник потерял книжку и предоставил заявление о её утере (в этом случае employer заводит новую книжку).
3. Работа оформляется по гражданско‑правовому договору (например, договор подряда, авторский договор) – в этом случае трудовая книжка не ведётся.
4. Срок работы не превышает пяти дней (кратковременная или сезонная работа).

В перечисленных случаях employer обязан самостоятельно оформить трудовую книжку (или внести запись в ЭТК) не позднее пяти рабочих дней с момента начала трудовой деятельности.

Как оформить трудовую книжку при приёме

1. Получить от сотрудника заявление о приёме на работу (или копию паспорта, ИНН, СНИЛС).
2. Заполнить ьный лист трудовой книжки (ФИО, дата рождения, образование, профессия).
3. Сделать первую запись о приёме: дата, наименование организации, должность, основание (приказ о приёме).
4. Поставить подпись ответственного лица (кадровик, руководитель) и печать организации (если имеется).
5. Передать книжку сотруднику на хранение (или выдать выписку из ЭТК).

Особенности для разных категорий работников

Первичное трудоустройство (выпускники, впервые устраивающиеся)

У них нет трудовой книжки. Employer заводит новую книжку и делает первую запись о приёме.

Работники с бумажной трудовой книжкой

Необходимо проверить наличие всех предыдущих записей, отсутствие подчисток и соответствие данных паспорту. При обнаружении ошибок employer обязан внести исправления в соответствии с инструкцией по ведению трудовых книжек.

Работники, переходящие на электронный формат

Если у сотрудника уже есть электронная трудовая книжка, employer делает запись в ЭТК через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через специализированное ПО кадровика. Бумажный дубликат выдаётся по требованию сотрудника.

Временные и сезонные работники (до 5 дней)

Трудовая книжка не ведётся. Достаточно оформить акт о приёме‑увольнении и выплатить вознаграждение.

• Устроиться на работу можно как с наличием трудовой книжки (бумажной или электронной), так и без неё – в последнем случае employer обязан завести книжку самостоятельно.
• Электронная трудовая книжка упрощает процесс: информация хранится централизованно, а выписку можно получить в любой момент.
• Важно соблюдать сроки внесения записей (не более пяти рабочих дней) и обеспечивать корректность данных, чтобы избежать штрафов со стороны трудовой инспекции.
• При приёме на работу по гражданско‑правовым договорам или на срок менее пяти дней трудовая книжка не требуется, но такие отношения должны быть чётко оформлены документально.

Таким образом, наличие трудовой книжки не является абсолютным препятствием для трудоустройства, а скорее является формальностью, которую employer берёт на себя при необходимости. Знание своих прав и обязанностей поможет соискателю быстро и без лишних сложностей начать новую профессиональную деятельность.