Вопрос о том‚ нужна ли трудовая книжка при приеме на работу‚ остаётся одним из самых актуальных как для соискателей‚ так и для работодателей. С 2021 года в России начался переход на электронный учёт трудовой деятельности‚ и к 2026 году правила существенно изменились. Давайте разберёмся подробно: когда трудовая книжка обязательна‚ когда — нет‚ и какие документы нужно предоставлять при трудоустройстве.

Основные изменения с 2021 года: переход на электронные трудовые книжки

Согласно Федеральному закону от № 439-ФЗ‚ с 1 января 2021 года вступили в силу ключевые изменения в Трудовом кодексе РФ:

• Впервые трудоустраивающимся после 31 декабря 2020 года бумажная трудовая книжка не оформляется — вместо неё ведётся электронная трудовая книжка (ЭТК).
• Работодатель обязан передавать сведения о трудовой деятельности сотрудника в Пенсионный фонд России (ПФР)‚ который формирует и хранит ЭТК.
• Сотрудник‚ впервые устраивающийся на работу в 2021–2026 годах‚ не обязан предоставлять бумажную трудовую книжку.

Когда трудовая книжка (бумажная) всё ещё обязательна?

Несмотря на переход на электронный формат‚ бумажная трудовая книжка остаётся обязательной в следующих случаях:

1. Если сотрудник уже имеет бумажную трудовую книжку, она продолжает действовать. Работодатель обязан вести и хранить её‚ вносить в неё все записи (приём‚ перевод‚ увольнение и т.д.) в соответствии с законом.
2. Если сотрудник добровольно подал заявление о переходе на ЭТК — тогда бумажная книжка передаёться в ПФР‚ и дальнейшие записи ведутся только в электронном виде.
3. Если сотрудник не подал заявление о переходе на ЭТК — работодатель обязан продолжать вести бумажную трудовую книжку‚ даже если сотрудник уже работает в компании.

Важно! Если у соискателя есть бумажная трудовая книжка‚ но в ней нет закрывающей записи о переходе на ЭТК — работодатель обязан продолжать вести бумажную книжку.

Как проверить‚ есть ли у сотрудника электронная трудовая книжка?

Сотрудник может подтвердить наличие ЭТК одним из способов:

• Предоставить выписку из ЭТК через личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуги.
• Предъявить распечатку с электронной подписью из личного кабинета ПФР.
• Сообщить номер своего лицевого счёта в ПФР — работодатель может запросить сведения через систему взаимодействия с ПФР.

Важно! Работодатель не может требовать от соискателя бумажную трудовую книжку‚ если тот предоставил подтверждение наличия ЭТК. Отказ в приёме на работу по этой причине является нарушением трудового законодательства.

Что делать‚ если у соискателя нет трудовой книжки вообще?

Если человек впервые устраивается на работу — бумажная трудовая книжка не требуется. Работодатель обязан:

• Зарегистрировать сотрудника в ПФР как нового работника.
• Сформировать для него электронную трудовую книжку автоматически на основании данных‚ переданных работодателем.
• Оформить трудовой договор и приказ о приёме на работу — эти документы являются основанием для внесения сведений в ЭТК.

При этом работодатель обязан сообщить в ПФР о приёме на работу в течение трёх рабочих дней‚ даже если у сотрудника нет бумажной трудовой книжки.

Когда запись в трудовой книжке не обязательна?

Согласно разъяснениям Роструда:

• Если сотрудник проработал в компании 5 дней или меньше и уволился, запись в трудовую книжку (бумажную или электронную) не вносится.
• Если запись о приёме уже была внесена‚ но сотрудник уволился в течение 5 дней — необходимо внести и запись об увольнении‚ чтобы избежать несоответствий в данных.

Какие документы требуются при приёме на работу в 2026 году?

Список обязательных документов для приёма на работу в 2026 году:

• Паспорт (или иной документ‚ удостоверяющий личность).
• СНИЛС — для регистрации в системе персонифицированного учёта.
• Трудовая книжка, только если она есть. Если её нет, это не препятствие для трудоустройства.
• Документ об образовании — если это требуется по должности.
• Справка о несудимости — по требованию работодателя (для отдельных профессий).
• Заявление о переходе на ЭТК — если сотрудник хочет перевести бумажную книжку в электронный формат.
• Выписка из ЭТК — если сотрудник уже имеет электронную трудовую книжку.

Важно! Работодатель не вправе требовать от соискателя:

• Предоставление трудовой книжки‚ если она отсутствует (в случае первого трудоустройства).
• Оформление бумажной книжки‚ если сотрудник уже имеет ЭТК.

Что делать работодателю‚ если сотрудник не предоставил трудовую книжку?

Если сотрудник впервые устраивается на работу, ничего страшного. Работодатель должен:

1. Оформить трудовой договор.
2. Издать приказ о приёме на работу (форма № Т-1).
3. Подать сведения в ПФР через специализированный сервис (например‚ «Работодатель» на сайте ПФР).
4. Создать электронную трудовую книжку автоматически.
5. Уведомить сотрудника о том‚ что его трудовая деятельность теперь учтена в электронном виде.

При этом никаких штрафов за отсутствие бумажной трудовой книжки не предусмотрено‚ если сотрудник впервые трудоустраивается.

Что будет‚ если работодатель не ведёт трудовую книжку?

Если сотрудник имеет бумажную трудовую книжку‚ а работодатель:

• Не вносит в неё запись о приёме — это нарушение статьи 66 ТК РФ.
• Не передаёт сведения в ПФР — штраф до 50 000 рублей для юридического лица (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Отказывается принимать ЭТК — нарушение права сотрудника на выбор формы учёта трудового стажа.

Работодатель обязан обеспечить:

• Ведение‚ хранение и выдачу трудовых книжек (бумажных и электронных).
• Своевременную передачу данных в ПФР.
• Конфиденциальность и точность сведений.

Ответ: не всегда.

В 2026 году трудовая книжка — не обязательный документ при приёме на работу‚ если сотрудник впервые трудоустраивается. Электронная трудовая книжка стала нормой для новых сотрудников. Однако для тех‚ кто уже имеет бумажную книжку‚ она остаётся важным документом‚ и работодатель обязан её вести.

Ключевое правило: работодатель должен ориентироваться не на наличие бумажной книжки‚ а на факт трудоустройства и выбор сотрудника — бумажный или электронный формат учёта стажа.

Соблюдение этих правил помогает избежать штрафов‚ конфликтов с трудовой инспекцией и нарушений прав работников. Помните: закон защищает как работника‚ так и работодателя — главное — действовать в рамках закона и уважать выбор сотрудника.

Информация актуальна на 23 мая 2026 года. Рекомендуется регулярно проверять обновления на официальных сайтах: ПФР‚ Роструд‚ КонсультантПлюс.