Вопрос о необходимости предъявления трудовой книжки при приёме нового сотрудника остаётся актуальным для многих работодателей. С 2026 года в России действует ряд изменений, которые позволяют существенно упростить процесс оформления кадровых документов. Ниже разберём, когда трудовая книжка действительно обязательна, а когда её можно не запрашивать.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
Трудовая книжка – это официальный документ, фиксирующий трудовую деятельность работника, его стаж, места работы и условия труда. Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ (ТК РФ), при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, обязано предъявить работодателю трудовую книжку и/или сведения о трудовой деятельности.
Однако в 2019 году был принят Федеральный закон № 439-ФЗ, который внес изменения в правила оформления трудовой книжки. В частности, для лиц, впервые поступивших на работу, бумажная трудовая книжка не заполняется.
Когда трудовая книжка не требуется?
- Первый приём на работу – если работник никогда ранее не заключал трудовой договор, ему не нужно заполнять бумажную трудовую книжку. В этом случае работодателю достаточно получить копию паспорта, СНИЛС и, при необходимости, справку об отсутствии трудовой книжки.
- Совместительство – при заключении договора на совместительство трудовая книжка не обязана быть заполнена, если сотрудник не имел предыдущего трудового договора.
- Сотрудники, работающие в электронном формате – если работник уже имеет электронную трудовую книжку (Электронная трудовая книжка, ЭЛКОД), то бумажный вариант не заполняется. В этом случае необходимо запросить у сотрудника СТД‑Р или СТД‑СФР – документы, подтверждающие наличие электронной трудовой книжки.
Когда трудовая книжка обязательна?
- Повторный приём – если сотрудник уже работал в компании и теперь возвращается, ему необходимо предъявить трудовую книжку.
- Работа более 5 дней – если сотрудник проработал в компании более пяти дней, то в трудовую книжку вносится запись о приёме. При увольнении в течение первых пяти дней книжка возвращается без записей.
- Сотрудники, которые ранее работали в других организациях – при приёме в новую компанию работник обязан предоставить трудовую книжку с предыдущими записями.
Как правильно оформить запись о приёме?
Начиная с 2026 года, в бумажной трудовой книжке увеличено число страниц в разделе «Сведения о работе», но содержание записи осталось прежним. При внесении записи руководствуйтесь Порядком 320н, который актуален в 2026 году;
Пример заполнения записи о приёме:
- Дата приёма
- Наименование организации
- Должность
- Условия труда (полный/частичный рабочий день, удалёнка и т.д.)
- Сведения о предыдущем месте работы (если применимо)
Что делать при увольнении?
Если сотрудник увольняется после более пяти дней работы, в трудовую книжку вносится запись о расторжении договора. При увольнении в течение первых пяти дней книжка возвращается без записей.
Как проверить наличие электронной трудовой книжки?
Для сотрудников, которые утверждают, что у них электронная трудовая книжка, работодателю необходимо запросить:
- СТД‑Р – справка о регистрации в системе электронных трудовых книжек;
- СТД‑СФР – справка о статусе электронной трудовой книжки.
Эти документы подтверждают, что данные о трудовой деятельности сотрудника хранятся в электронном виде и доступны для проверки.
Практические рекомендации для работодателя
- Проверьте, является ли сотрудник впервые на работе. Если да, то бумажную трудовую книжку заполнять не нужно.
- Убедитесь, что сотрудник предоставил паспорт, СНИЛС и, при необходимости, справку об отсутствии трудовой книжки.
- Если сотрудник работает в электронном формате, запросите СТД‑Р или СТД‑СФР.
- Для сотрудников, которые проработали более пяти дней, внесите запись о приёме в трудовую книжку согласно Порядку 320н.
- При увольнении в течение первых пяти дней возвращайте книжку без записей.
- Сохраняйте копии всех документов в электронном виде для удобства проверки и аудита.
С 2026 года правила оформления трудовой книжки стали более гибкими. Для новых сотрудников, которые никогда не работали ранее, бумажная трудовая книжка не требуется. Однако при повторном приёме, при работе более пяти дней и при наличии предыдущего трудового опыта, запись в трудовой книжке обязательна. Электронная трудовая книжка позволяет упростить процесс, но при этом необходимо иметь подтверждающие документы (СТД‑Р, СТД‑СФР). Соблюдение этих правил поможет избежать ошибок при оформлении кадровых документов и обеспечит законность трудовых отношений.