Вопрос о необходимости трудовой книжки (ТК) при приеме на работу остается одним из самых обсуждаемых среди специалистов по кадрам и самих соискателей․ С 2026 года, после полного перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК), правила изменились, но общий принцип остался прежним: прием на работу без документа, подтверждающего трудовой стаж, в большинстве случаев является нарушением Трудового кодекса РФ․

Давайте разберемся детально, когда трудовая книжка обязательна, какие есть исключения и как правильно оформить сотрудника в 2026 году․

Нормативная база: что говорит Трудовой кодекс?

Ключевая норма содержится в статье 65 ТК РФ․ Она устанавливает исчерпывающий перечень документов, которые работодатель вправе запросить у претендента на вакансию․ Среди обязательных:

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность․
• Трудовая книжка (в бумажном виде) или сведения о трудовой деятельности (выписка из электронной трудовой книжки)․
• СНИЛС․
• ИНН (для физических лиц)․

Таким образом, сама статья 65 прямо указывает на трудовую книжку (или ее электронный аналог) как на обязательный документ․ Отказать в приеме на работу только из-за отсутствия этого документа можно только в случаях, когда его предоставление действительно обязательно по закону․

Ситуации, когда трудовая книжка (или выписка из ЭТК) ОБЯЗАТЕЛЬНА

Работник, уже имеющий трудовой стаж

Если человек ранее работал (даже в 90-е или 2000-е годы), у него должна быть оформленная трудовая книжка — бумажная или электронная․ При трудоустройстве он обязан предоставить ее работодателю․

• Бумажная ТК: Работодатель принимает ее, делает запись о приеме, хранит у себя․
• Электронная ТК (ЭТК): Работник должен получить выписку из ЭТК (форма СТД-Р или СТД-СФР) и предъявить ее․ Запись о приеме вносится в электронный документ через сервис СФР․

Работник, перешедший на электронный учет ранее

Если гражданин ранее работал и его стаж уже был переведен в электронный вид (даже если бумажная книжка утеряна), он обязан предоставить выписку из ЭТК․

Ситуации, когда БУМАЖНАЯ трудовая книжка НЕ ТРЕБУЕТСЯ (исключения)

Здесь действует правило, введенное Федеральным законом № 439-ФЗ от ․ Бумажную трудовую книжку не оформляют и не требуют при первом в жизни трудоустройстве гражданина, который никогда ранее не работал по трудовому договору․

Что это значит на практике в 2026 году:

• Первое рабочее место: Школьник, студент, выпускник колледжа, который впервые идет на официальную работу, не получает бумажную книжку․ Его стаж будет учитываться исключительно в обязательной электронной трудовой книжке, которую автоматически открывает для него СФР на основании сведений от работодателя․
• Что запрашивает работодатель: У такого сотрудника нужно взять заявление о выборе вида учета трудового стажа (по умолчанию, электронный) и стандартный пакет документов (паспорт, СНИЛС)․ Бумажную книжку заполнять не нужно․
• Важный нюанс: Если у человека была какая-либо работа даже один день (например, летняя практика по трудовому договору), он уже считается имеющим стаж, и при новом трудоустройстве должен предоставить сведения о ней (бумажную ТК или выписку из ЭТК)․

Как убедиться, что у кандидата электронная трудовая книжка?

Если сотрудник утверждает, что работает с ЭТК, работодатель должен запросить у него выписку из электронной трудовой книжки․ Это официальный документ, который:

1. Имеет QR-код для проверки подлинности․
2. Содержит все сведения о предыдущих местах работы, награждениях․
3. Подписан усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) в СФР․

Запросить «скриншот» личного кабинета на портале Госуслуг или СФР недостаточно․ Нужен именно официальный документ — выписка СТД-Р/СФР․

Порядок действий для работодателя при приеме на работу в 2026 году

Шаг 1: Уточните у соискателя историю трудоустройства․

Задайте простой вопрос: «Работали ли вы ранее по трудовому договору?»․ Это ключевой момент для определения необходимости документа․

Шаг 2: Запросите соответствующий документ․

• Если работал ранее: Требуйте бумажную трудовую книжку или выписку из ЭТК (форма СТД-Р/СФР)․
• Если работает впервые: Не требуйте бумажную книжку․ Запросите паспорт, СНИЛС, ИНН и заявление о выборе ЭТК․

Шаг 3: Проверьте документ․

• Бумажная ТК: Проверьте, что все предыдущие записи сделаны правильно, нет исправлений, подчисток․ Убедитесь, что есть запись об увольнении с последнего места работы․
• Выписка из ЭТК: Проверьте QR-код, убедитесь в подлинности через сервисы СФР․ Сверьте данные с паспортом․

Шаг 4: Оформите запись․

• Для бумажной ТК: Вносите запись о приеме в течение недели с даты издания приказа (ст․ 91 ТК РФ)․ При увольнении — в день увольнения․
• Для ЭТК: Вносите сведения через личный кабинет работодателя на портале СФР в течение того же срока․ Сотрудник получит уведомление и увидит запись в своей ЭТК․

Какие риски несет прием без трудовой книжки (где она обязательна)?

Если работодатель принял человека без необходимого документа (где он требуется по закону), это является нарушением ст․ 65 ТК РФ․ Последствия:

• Административная ответственность: По ст․ 5․27 КоАП РФ для должностных лиц, предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 руб․; для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб․
• Проблемы с подтверждением стажа: У сотрудника может возникнуть сложность при оформлении пенсии, так как его реальный стаж не будет документально подтвержден с первого дня работы в вашей организации․
• Риск признания трудового договора недействительным: В крайних случаях, если будет доказано, что прием без документа был умышленным и привел к нарушению прав работника․

Главный итог: Прием на работу без трудовой книжки не допускается для лиц, имеющих предыдущий трудовой стаж․ Для трудоустраивающихся впервые бумажная книжка не оформляется, но их стаж автоматически учитывается в электронном виде․ Работодатель обязан четко разграничивать эти ситуации, запрашивать правильный документ и вносить о нем запись в установленный срок․ Это защищает и права работника, и самого работодателя от рисков и штрафов․