Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Особенности её ведения при работе у физического лица (не индивидуального предпринимателя) имеют свои нюансы. В данной статье мы подробно рассмотрим все аспекты оформления, ведения и хранения трудовых книжек при работе у физических лиц.

Кто обязан вести трудовую книжку?

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, работодатель (за исключением физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа является для работника основной.

Особенности работы у физического лица без статуса ИП

При работе у физического лица, не имеющего статуса ИП, возможны следующие сценарии:

• Работодатель может не вести трудовую книжку вообще;
• Если трудовая книжка ведётся, записи вносятся по общим правилам;
• Работник может сам решить, нужна ли ему трудовая книжка в этом случае.

Какие документы необходимы при приёме на работу?

При приёме на работу у физического лица работник должен предоставить следующие документы:

1. Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
2. СНИЛС;
3. Трудовую книжку (если она есть);
4. Документы об образовании;
5. Документы воинского учёта (для военнообязанных);
6. Иные документы, если должность этого требует (например, медицинская книжка).

Как правильно заполнить трудовую книжку при работе у физического лица?

Если трудовая книжка всё же ведётся, записи в неё вносятся по следующим правилам:

Оформление ьного листа

На ьном листе указываются:

• Фамилия, имя, отчество работника;
• Дата рождения;
• Образование;
• Профессия или специальность;
• Дата заполнения.

Внесение записи о приёме на работу

Запись о приёме на работу должна содержать:

• Номер записи;
• Дата приёма на работу;
• Должность;
• Наименование структурного подразделения (если есть);
• Основание приёма (приказ, распоряжение).

Внесение других записей

В трудовую книжку также вносятся записи о:

• Переводах на другую работу;
• Увольнениях;
• Поощрениях;
• Награждениях;
• Взысканиях (только в случае увольнения за нарушение трудовой дисциплины).

Электронная трудовая книжка

С 2021 года в России внедряется электронная трудовая книжка. Для работников, которые впервые начинают работать с 1 января 2021 года, оформляется только электронная трудовая книжка.

Как получить информацию об электронной трудовой книжке:

• Через портал Госуслуги;
• Через сайт СФР;
• В личном кабинете на сайте работодателя.

Ответственность работодателя

Работодатель несёт ответственность за:

• Правильное ведение трудовой книжки;
• Своевременное внесение записей;
• Сохранность трудовой книжки;
• Соблюдение порядка хранения трудовых книжек.

За нарушения в оформлении трудовых отношений предусмотрены административные штрафы:

• За неправильное ведение трудовой книжки — от 30 000 до 50 000 рублей;
• За невыдачу трудовой книжки при увольнении — от 50 000 до 70 000 рублей;
• За внесение неправильных или не соответствующих действительности записей — от 10 000 до 20 000 рублей.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли вести трудовую книжку при работе у физического лица без статуса ИП?

Нет, не нужно. Однако, если трудовая книжка ведётся, записи вносятся по общим правилам.

Можно ли работать без трудовой книжки?

Да, можно. С 2021 года для новых работников оформляется только электронная трудовая книжка. Если работник выбирает электронный формат, бумажная трудовая книжка выдаётся ему на руки.

Что делать, если в трудовой книжке допущена ошибка?

Ошибку необходимо исправить. Для этого вносятся правильные данные, а неправильная запись признаётся недействительной. Исправления заверяются подписью работодателя или уполномоченного лица и печатью организации (при наличии).

Можно ли сделать запись о совместительстве в трудовой книжке?

Да, можно. Запись о совместительстве вносится в трудовую книжку по общим правилам.

Как получить дубликат трудовой книжки?

Для получения дубликата трудовой книжки необходимо обратиться к последнему работодателю, который вёл трудовую книжку. В случае, если работодатель не сохранил трудовую книжку, дубликат можно получить через суд.

Работа у физического лица имеет свои особенности в части ведения трудовой книжки. Если физическое лицо не является индивидуальным предпринимателем, оно не обязано вести трудовую книжку. Однако, если трудовая книжка всё же ведётся, записи вносятся по общим правилам. С 2021 года для новых работников оформляется только электронная трудовая книжка, что упрощает процесс ведения и хранения трудовых книжек.

Работодатель обязан соблюдать все требования законодательства при ведении трудовой книжки, иначе ему грозит административная ответственность. Работник, в свою очередь, должен следить за правильностью внесённых записей и своевременно получать информацию о своей трудовой деятельности.

Если у вас остались вопросы по теме, обратитесь к специалисту по трудовому праву или в службу занятости.