Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. При трудоустройстве у индивидуального предпринимателя (ИП) правила оформления записей в книжку ничем не отличаются от тех, что действуют для юридических лиц, однако в практике часто возникают вопросы:

• Обязан ли ИП вести трудовые книжки?
• Нужно ли предпринимателю оформлять запись в книжку «самому себе»?
• Какие реквизиты обязательны при приёме и увольнении?

В статье подробно разберём нормативную базу, порядок заполнения, типичные ошибки и ответы на часто задаваемые вопросы.

Нормативно‑правовая база

Основные документы, регламентирующие ведение трудовых книжек:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ). Статья 66 гласит, что работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него более пяти дней.
2. Приказ Минтруда России № 320н от  «О порядке ведения и хранения трудовых книжек». В нём указаны формы записей, порядок их оформления и требования к подписи/печати.
3. Письмо Роструда № 358‑6‑1 от  и письмо Минтруда РФ № 14‑6/ООГ‑4069 от  – разъясняют, что запись о работе у ИП оформляется так же, как у юридического лица, а для самого ИП запись в свою книжку не требуется.
4. Постановление ПФР о подтверждении трудового стажа – при оформлении пенсии ПФР запрашивает выписку из ЕГРИП, свидетельство о регистрации ИП и, при наличии, трудовые книжки работников.

Кому необходимо вести трудовую книжку при работе у ИП

Ведение трудовой книжки обязано только в следующих случаях:

• У ИП есть наёмные работники, которые работают более пяти календарных дней.
• Работник считается основным (трудовой договор заключён на полную ставку или длительный период).
• Если же ИП работает сам на себя (самозанятый), запись в трудовую книжку не требуется – для подтверждения стажа в ПФР достаточно документов о регистрации ИП.

Обязанность ИП вести трудовые книжки

ИП, как и любой работодатель, обязан:

1. Вести отдельную трудовую книжку для каждого работника.
2. Оформлять запись о приёме на работу в течение трёх дней с момента начала трудовых отношений.
3. Оформлять запись об увольнении в течение трёх дней с момента прекращения трудового договора.
4. Сохранять книжку в надлежащем виде (внутренний архив ИП) и предоставлять её работнику по требованию.

Как оформить запись о приёме на работу у ИП

Запись делается на первой странице трудовой книжки (раздел «Запись о приёме на работу»). Ниже – пошаговый алгоритм.

Шаг 1. Подготовьте необходимые реквизиты

• Полное наименование ИП (в скобках – сокращённое, если есть).
• ИНН ИП.
• ОКВЭД (вид деятельности) – необязательно, но часто указывается.
• Дата приёма (дд.мм.гггг).
• Должность (или вид работ) и ставку (оклад, тариф).
• Ссылка на Трудовой договор (номер и дата).

Шаг 2. Заполните запись в соответствии с Приказом № 320н

Пример записи (см. образец ниже):

Шаг 3. Подпишите запись

Подпись ставится рукой работодателя (ИП) в полном имени. Если у ИП нет печати, подпись без печати считается законной, однако рекомендуется поставить подпись в присутствии свидетеля (например, главного бухгалтера).

Как оформить запись об увольнении

Запись вносится в раздел «Запись об увольнении», обычно на той же странице, где была запись о приёме, или на следующей свободной странице.

Шаг 1. Сформируйте реквизиты увольнения

• Дата увольнения (дд.мм.гггг);
• Основание увольнения (по соглашению сторон, по собственному желанию, по сокращению и т.д.).
• Номер приказа об увольнении (если есть).

Шаг 2. Пример записи об увольнении

Запись в трудовую книжку ИП «самому себе»: мифы и реальность

Многие предприниматели задаются вопросом, нужно ли вести запись о своей собственной работе в ИП. Ответ однозначен:

• Не требуется. Трудовая книжка предназначена для фиксирования трудовых отношений между работодателем и наёмным работником. Предприниматель, работающий на себя, считается самозанятым и подтверждает стаж другими документами (свидетельство о регистрации ИП, выписка из ЕГРИП, справки ПФР).
• Если ИП всё‑равно желает оформить запись (например, для внутреннего учёта), он может сделать это, подписав запись своей подписью и, при наличии, печатью. Однако такая запись не имеет юридической силы в отношении пенсионных начислений.
• Письмо Минтруда № 14‑6/ООГ‑4069 от 2022 г. подтверждает, что «запись о данном виде деятельности не может быть отражена в трудовой книжке», если речь идёт о собственном трудоустройстве.

Примеры заполнения (таблица)

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Нужна ли печать ИП при записи? Печать не является обязательной, но её наличие упрощает проверку подлинности записи. При отсутствии печати запись считается действительной, если подпись работодателя чёткая и сопутствует другим реквизитам.
2. Можно ли использовать одну трудовую книжку для нескольких работников? Нет. Трудовая книжка – личный документ каждого работника.
3. Сколько дней у меня есть на оформление записи? По ТК РФ – в течение трёх календарных дней с момента начала (или окончания) трудовых отношений.
4. Что делать, если запись сделана с ошибкой? Оформить выписку (запись «Исправление»), указав правильные данные, подписи обеих сторон и, при наличии, печать. Оригинальную ошибочную запись штампом «Исправлено» не стирают.
5. Можно ли вести электронную трудовую книжку? На 2026 год в России официально вводятся электронные трудовые книжки (ЭТК). Для ИП процесс аналогичен: запись делается в личном кабинете ФГИС «Трудовые книжки», но в большинстве малых предприятий по‑прежнему используют бумажный вариант.

Что делать, если запись была сделана неверно

Неправильная запись может повлиять на расчёт пенсии и стажа. Порядок исправления:

1. Составьте акт‑выписку (форма № 2‑ЭТК) с указанием:
   • Номера страницы, где была ошибка.
   • Точного текста исправления.
   • Подписей работодателя и работника.
   • Печати (если есть).
2. Вложите акт‑выписку в трудовую книжку сразу после ошибочной записи.
3. Сохраните копию акта в архиве ИП.
4. При необходимости (например, при проверке ПФР) предоставьте оригиналы и копии.

Запись в трудовой книжке о работе у индивидуального предпринимателя оформляется по тем же правилам, что и у юридических лиц. Главное – соблюсти сроки, указать полные реквизиты ИП и подписать запись.

• ИП обязан вести трудовые книжки только для наёмных работников, а не для себя.
• Для записи требуется: дата, полное название ИП, ИНН, должность, ставка, ссылка на трудовой договор, подпись и (по желанию) печать.
• Ошибки исправляются актом‑выпиской, а не «стереть» запись.
• При отсутствии печати запись остаётся действительной, если подпись чёткая.

Соблюдая эти простые рекомендации, вы обеспечите корректное отражение трудовых отношений в книжке, избежите проблем при проверках ПФР и гарантируете сотрудникам надёжное подтверждение их стажа.

Статья актуальна на 23 мая 2026 г. При изменении законодательства рекомендуется проверять актуальность требований в официальных источниках (Минтруд, ПФР, КонсультантПлюс).