Трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. При совмещении (внутреннем или внешнем) очень важно правильно оформить записи, чтобы избежать проблем с трудовой инспекцией и последующими проверками. В этой статье мы подробно рассмотрим, как заполняется трудовая книжка при совмещении с учетом новых правил, действующих с 2023 года.

Что такое совмещение и как оно оформляется

Совмещение — это выполнение работником, помимо своей основной работы, дополнительной работы по другой профессии (должности) или обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от основной работы; Совмещение может быть:

• Внутренним — когда дополнительная работа выполняется в той же организации
• Внешним — когда дополнительная работа выполняется в другой организации

Важно помнить, что совмещение оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору или отдельным приказом по основному месту работы.

Новая форма трудовой книжки с 2023 года

С 1 января 2023 года в России действует новая форма трудовой книжки, утвержденная Приказом Минтруда России от № 320н. Основные изменения:

• Упрощенная структура записи
• Более четкое разделение на графы
• Указание причины увольнения в соответствии с новым классификатором
• Возможность электронного ведения трудовой книжки

Новая форма содержит следующие основные графы:

1. Номер записи
2. Дата внесения записи
3. Сведения о приеме на работу, переводе, увольнении
4. Основание (приказ, распоряжение)
5. Подпись работника
6. Подпись лица, ответственного за ведение трудовой книжки

Как правильно заполнить трудовую книжку при внутреннем совмещении

При внутреннем совмещении (когда работник выполняет дополнительную работу в той же организации) запись в трудовую книжку вноситься следующим образом:

Важно соблюдать следующие правила:

• Запись вносится в графу «Сведения о работе»
• Указывается полное наименование должности с добавлением слов «по совместительству»
• Приводится дата и номер приказа, на основании которого оформлено совмещение
• Указывается размер оклада или тарифной ставки (если это предусмотрено)
• Подпись работника ставится в графе «Подпись владельца»

Пример правильного оформления записи о совмещении

Что делать при внешнем совмещении

При внешнем совмещении (когда работник выполняет дополнительную работу в другой организации) запись в трудовую книжку не вносится. Это связано с тем, что:

• Внешнее совмещение оформляется отдельным трудовым договором
• Работник числится по основному месту работы
• Дополнительная работа не является частью основной трудовой деятельности

Однако, если работник устраивается на внешнее совместительство официально (с заключением трудового договора), то запись в трудовую книжку обязательно вносится по месту внешнего совместительства.

Типичные ошибки при заполнении трудовой книжки при совмещении

Работодатели часто допускают следующие ошибки:

• Отсутствие записи о совмещении — это нарушает права работника, так как не фиксируеться его дополнительная трудовая деятельность
• Неправильное указание должности — например, вместо «по совместительству» пишут просто должность
• Отсутствие основания (приказа) — запись должна быть подтверждена приказом работодателя
• Неправильная дата — дата записи должна совпадать с датой издания приказа
• Отсутствие подписи работника, без подписи запись считается недействительной

Порядок внесения записи в трудовую книжку

Процедура внесения записи включает несколько этапов:

1. Подготовка приказа — издается приказ о совмещении с указанием должности, оклада, срока (если временное)
2. Заполнение трудовой книжки, запись вносится в графу «Сведения о работе»
3. Подписание записи — работник ставит подпись в графе «Подпись владельца»
4. Проставление печати (если трудовая книжка бумажная), печать организации
5. Ознакомление работника — работник должен быть ознакомлен с записью под подпись

Ответственность за неправильное ведение трудовой книжки

Неправильное ведение трудовой книжки может привести к:

• Административной ответственности для работодателя (ст. 5.27 КоАП РФ) — штраф до 50 000 рублей
• Трудовым спорам — работник может обратиться в суд с требованием внести исправления
• Проблемам при оформлении пенсии, неточности в трудовой книжке могут повлиять на расчет стажа

Советы кадровикам и работодателям

Чтобы избежать ошибок при заполнении трудовой книжки при совмещении, следуйте этим рекомендациям:

• Используйте новую форму трудовой книжки, с 2023 года действует обновленная форма
• Дублируйте записи в личной карточке работника (форма Т-2) — это поможет избежать ошибок
• Ознакамливайте работника с записью — работник должен расписаться в трудовой книжке
• Храните копии приказов — это поможет подтвердить правильность записей при проверках
• Проводите регулярные проверки — сверяйте записи в трудовой книжке с данными в личных делах
• Используйте электронные трудовые книжки — с 2020 года работники могут выбрать ведение трудовой книжки в электронном виде

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1: Можно ли вносить запись о совмещении задним числом?

Ответ: Нет, запись должна вноситься в день издания приказа о совмещении. Записи задним числом не допускаются.

Вопрос 2: Нужно ли вносить запись о совмещении, если оно временное?

Ответ: Да, даже если совмещение временное, запись в трудовую книжку вносится. При этом в записи можно указать срок совмещения.

Вопрос 3: Можно ли убрать запись о совмещении, если оно закончилось?

Ответ: Нет, записи в трудовой книжке не удаляются. При окончании совмещения вносится запись о прекращении совмещения с указанием причины.

Вопрос 4: Что делать, если работник отказывается подписывать трудовую книжку?

Ответ: Если работник отказывается подписывать трудовую книжку, составляется акт с указанием причины отказа. Запись считается действительной, если она подтверждена приказом.

Вопрос 5: Можно ли вести трудовую книжку в электронном виде?

Ответ: Да, с 2020 года работники могут выбрать ведение трудовой книжки в электронном виде. Электронная трудовая книжка хранится в системе Пенсионного фонда России.

Правильное заполнение трудовой книжки при совмещении, это важная обязанность работодателя. Несоблюдение правил может привести к административной ответственности и трудовым спорам. При внутреннем совмещении запись вносится в трудовую книжку по основному месту работы с указанием «по совместительству». При внешнем совмещении запись не вносится, если оно не оформлено официально.

Следуйте новым правилам ведения трудовой книжки с 2023 года, используйте обновленные формы и регулярно проверяйте правильность внесенных записей. Это поможет избежать проблем с контролирующими органами и обеспечит прозрачность трудовой деятельности работника.