Вопрос оформления трудовых отношений при работе по совместительству остается одним из самых обсуждаемых в сфере кадрового делопроизводства. Многие соискатели и работодатели задаются вопросом: нужно ли нести трудовую книжку к новому работодателю, если это работа по совместительству? Ответ кроется в тонкостях Трудового кодекса РФ и сложившейся практике ведения бумажных и электронных трудовых книжек.
Главное правило: где хранится трудовая книжка?
Самое главное помнить, что оригинал трудовой книжки хранится у работодателя по основному месту работы. Согласно статье 283 Трудового кодекса РФ, при приеме на работу по совместительству сотрудник не обязан предъявлять трудовую книжку второму работодателю (совместителю). Более того, работодатель по совместительству не имеет права требовать оригинал документа и забирать его себе.
Это правило действует независимо от того, ведется ли бумажная версия книжки или учет ведется только в электронном виде. Основная цель такого регулирования — исключить ситуацию, когда документ находится одновременно в двух местах или теряется при передаче.
Какие документы нужны при приеме на совместительство?
Вместо трудовой книжки, при трудоустройстве по совместительству работник предоставляет:
- Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
- Документ об образовании (если работа требует специальных знаний).
- Справку о характере и условиях труда по основному месту работы (если работа по совместительству связана с вредными или опасными условиями).
- СНИЛС (для формирования отчетности в Социальный фонд России).
Важно отметить, что в трудовом договоре с совместителем обязательно должна стоять отметка о том, что работа является работой по совместительству.
Вносится ли запись о совместительстве в трудовую книжку?
Здесь вступает в силу принцип добровольности. Согласно статье 66 ТК РФ, сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку только по желанию работника. Никто не может обязать сотрудника вносить такую запись, но и запретить ему это сделать работодатель не вправе.
Зачем это нужно работнику?
- Подтверждение непрерывного стажа (хотя для пенсии сейчас важен скорее факт перечисления взносов, запись в книжке служит дополнительным доказательством).
- Отражение реального опыта работы при будущем трудоустройстве.
- Учет стажа для получения льгот, надбавок или досрочной пенсии (если должность дает такое право).
Кто и как вносит запись?
Ключевой момент: запись в трудовую книжку (бумажную) вносит только работодатель по основному месту работы. Работодатель-совместитель не имеет доступа к оригиналу трудовой книжки и, следовательно, не может сделать запись самостоятельно.
Алгоритм действий для внесения записи:
- Работник обращается к работодателю по совместительству с просьбой выдать документ, подтверждающий работу.
- Работодатель-совместитель выдает заверенную копию приказа о приеме на работу (или справку), содержащую все необходимые реквизиты:
- Наименование организации (полное, как в уставе).
- Дату приема на работу.
- Наименование должности и структурного подразделения.
- Реквизиты приказа о приеме.
- Работник передает этот документ (копию приказа или справку) кадровику по основному месту работы.
- Специалист по кадрам вносит запись в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки основного сотрудника.
Образец формулировки записи
Запись вносится вторым блоком (после названия организации-основного работодателя). Примерная структура:
Общество с ограниченной ответственностью «Вектор» (ООО «Вектор»)
Принят в отдел маркетинга маркетологом по совместительству. Приказ от № 45-к.
При увольнении с работы по совместительству процедура повторяется: работник берет копию приказа об увольнении у второго работодателя и несет основному для внесения соответствующей записи.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) и совместительство
С переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) процесс стал более прозрачным, но сохранил свои особенности. С 2020 года сведения о трудовой деятельности передаются в Социальный фонд России (СФР) в электронном виде.
Как это работает для совместителей:
- Работодатель по совместительству обязан подавать отчетность (форма ЕФС-1) о приеме и увольнении совместителя в СФР, даже если запись в бумажную книжку не вносится.
- Эти данные автоматически отражаются в электронной трудовой книжке гражданина.
- Работник может в любой момент выписать выписку из СФР и увидеть там все свои места работы, включая совместительство.
Таким образом, даже без физической записи в бумажном документе, государственный учет стажа при работе по совместительству ведется обязательно. Работодатель не обязан ежегодно запрашивать у внешнего совместителя копию трудовой книжки для обновления данных, так как вся актуальная информация содержится в базах СФР.
Частые ошибки и важные нюансы
Чтобы избежать проблем с законодательством и будущими выплатами, стоит учитывать следующие моменты:
Хронология записей.
Записи о совместительстве в бумажную трудовую книжку рекомендуется вносить в хронологическом порядке. Однако, если работник принес документы позже, запись можно внести и задним числом, указав фактическую дату события и дату внесения записи.
Переход на основное место работы.
Если совместитель увольняется с основной работы и переходит на работу по совместительству, делая ее основной, он обязан предоставить новому основному работодателю свою трудовую книжку. В этом случае в нее вносится запись о приеме уже в обычном порядке, как на основное место.
Отсутствие бумажной книжки.
Если работник полностью перешел на электронную трудовую и бумажного варианта у него нет (или он отказался от него), то и вносить туда ничего не нужно. Вся информация уже есть в электронном виде благодаря отчетности работодателя-совместителя.