Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую историю работника. При приёме на работу по совместительству (частичной занятости) правила её заполнения не отличаются от обычного трудоустройства, однако есть ряд особенностей, которые важно знать как работодателю, так и сотруднику.
Правовая база
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 65, 66, 67) и приказам Министерства труда, заполнение трудовой книжки является обязанностью работодателя. Приём по совместительству регулируется ст. 61 ТК РФ – «трудовой договор о совместительстве». Основные нормативные акты, которые следует учитывать:
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ);
- Приказ Минтруда России от № 123н «Об утверждении формы записи в трудовой книжке»;
- Постановление Правительства РФ от № 345 «Об электронных трудовых книжках»;
- Федеральный закон № 103‑ФЗ «О персональных данных» (для электронных форм).
Кто отвечает за корректное заполнение?
Ответственность за правильное и своевременное внесение записей в трудовую книжку несёт работодатель (директор, главный бухгалтер, специалист по кадрам). При наличии нескольких работодателей (например, основной и совместитель) каждый из них заполняет свою запись независимо.
Обязанности работодателя
- Подготовить приказ о приёме сотрудника по совместительству.
- Внести запись в трудовую книжку в течение трёх рабочих дней со дня подписания приказа.
- Предоставить сотруднику копию приказа и заполненную страницу трудовой книжки.
- Сдать в электронную систему (если используется электронная трудовая книжка) сведения о совместительстве в срок, установленный законодательством (не позднее следующего рабочего дня после приказа).
Порядок заполнения трудовой книжки при совместительстве
ьный лист
ьный лист заполняется один раз – при выдаче первой трудовой книжки. При совместительстве ьный лист менять не требуется.
Запись о приёме по совместительству
Запись вносится в следующую свободную строку (обычно после основной записи). Структура записи выглядит так:
| Поле | Содержание |
|---|---|
| Дата приёма | ДД.ММ.ГГГГ (дата подписания приказа) |
| Наименование организации | Полное официальное название работодателя‑совместителя |
| Трудовая функция (должность) | Указывается должность, на которой сотрудник работает по совместительству |
| Основание приема | Трудовой договор № … от … (по совместительству) |
| Условия труда | Указывается, что работа выполняется по совместительству (частичная занятость, 0,5 FTE и т.п.) |
| Дата увольнения (при наличии) | Заполняется в момент прекращения совместительства |
Пример заполнения
Пример 1. Приём по совместительству на 0,5 FTE
ООО «ТехноСервис» Инженер‑технолог (совместительство) Трудовой договор № 12/2026 от Частичная занятость (0,5 FTE)
Сроки внесения записей
- В бумажную трудовую книжку – не позднее трёх рабочих дней после подписания приказа.
- В электронную трудовую книжку (ЭТК) – в течение одного рабочего дня после приказа, в системе «Госуслуги» или через портал работодателя.
Необходимые документы для оформления совместительства
- Трудовой договор о совместительстве (с указанием части ставки, графика работы, оплаты).
- Приказ работодателя‑совместителя о приёме на работу.
- Копия паспорта и СНИЛС сотрудника.
- Согласие сотрудника на обработку персональных данных (для ЭТК).
- Отчёт ЕФС‑1 (раздел 1, подраздел 1.1) – подаётся в срок, не позднее следующего рабочего дня после приказа.
Особенности при работе с электронными трудовыми книжками
С 2025 года большинство организаций переводят учёт в электронный формат. При совместительстве процесс упрощён:
- Запись вносится в личный кабинет работодателя в системе «Госуслуги».
- Сотруднику автоматически отправляется уведомление о внесённой записи.
- Все изменения сохраняются в единой базе данных, что исключает дублирование и ошибки.
Важно помнить, что электронный документ имеет ту же юридическую силу, что и бумажный, поэтому соблюдение сроков и точность данных остаются критически важными.
Часто встречающиеся ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствия | Как избежать |
|---|---|---|
| Не указана часть ставки (0,5 FTE, 0,3 FTE) | Сложности при расчёте пенсионных баллов, возможные штрафы | В поле «Условия труда» обязательно прописать размер занятости |
| Запись внесена позже 3‑х дней | Штраф для работодателя, нарушение прав работника | Установить внутренний регламент: приказ → запись → проверка в течение 24 ч |
| Отсутствие подписи ответственного лица | Запись может быть признана недействительной | Подписывать каждую запись печатью и подписью руководителя отдела кадров |
| Не передан отчёт ЕФС‑1 | Штраф от ФНС, блокировка доступа к электронным сервисам | Автоматизировать выгрузку данных из кадровой системы в ЕФС‑1 |
Порядок прекращения совместительства
При увольнении сотрудника по совместительству запись в трудовой книжке дополняется датой увольнения и указанием причины (по соглашению сторон, по инициативе работодателя и т.д.). Срок внесения этой информации – не позднее трёх рабочих дней после подписания приказа об увольнении.
Заполнение трудовой книжки при приёме по совместительству – процесс, требующий внимательности и соблюдения сроков. Основные моменты, которые необходимо помнить:
- Ответственность за запись лежит на работодателе.
- Запись вносится в течение трёх рабочих дней (бумажный вариант) или одного дня (ЭТК).
- Необходимо чётко указывать часть ставки и характер совместительства.
- Своевременно подавать отчёт ЕФС‑1 и другие обязательные документы.
- При работе с электронными трудовыми книжками использовать официальные порталы и соблюдать требования к защите персональных данных.
Тщательное соблюдение этих правил гарантирует законность трудовых отношений, защиту прав работника и отсутствие штрафных санкций для организации.
Дата публикации: 23 июля 2024 г.