Трудовые отношения в России регулируются Трудовым кодексом (ТК РФ). Ключевым документом‚ фиксирующим эти отношения‚ традиционно является трудовая книжка. Однако с развитием цифровизации и появлением новых форм занятости вопрос о необходимости этой книжки при заключении трудового договора часто вызывает путаницу. Данная статья разъясняет‚ в каких случаях оформление происходит с трудовой книжкой‚ а когда — без неё‚ и какие документы необходимы при любом варианте трудоустройства.

Трудовой договор: основание для официального трудоустройства

Виды трудовых договоров по сроку (ст; 58 ТК РФ):

• На неопределённый срок (бессрочный) — самый распространённый вариант.
• На определённый срок (срочный) — до 5 лет‚ но только при наличии законных оснований (временная работа‚ замена сотрудника и т.д.).

Трудовая книжка: когда она обязательна?

Трудовая книжка (в бумажном виде или в форме электронной трудовой книжки (ЭТК) с формой СТД-Р/СТД-СФР) — это основной документ‚ подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Согласно ст. 65 и 67 ТК РФ‚ её предъявление работодателю является обязательным в большинстве случаев.

Обязательные случаи предъявления трудовой книжки:

Работник должен предоставить трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности) при:

• Заключении трудового договора не впервые (т.е. у работника уже есть стаж).
• Переходе с одного места работы на другое (включая совместительство‚ но с важной оговоркой — см. ниже).
• Восстановлении на работе после увольнения.

Работодатель обязан внести в трудовую книжку запись о приёме на работу (приказ‚ дата‚ должность) и при увольнении — запись с основанием и датой.

Ключевые случаи‚ когда трудовая книжка НЕ требуется

Закон предусматривает важные исключения‚ когда при заключении трудового договора работник не представляет трудовую книжку. Это не означает‚ что отношения неофициальные — договор всё равно оформляется‚ но запись о таком месте работы в книжку не вносится.

Первое в жизни трудоустройство

Если человек устраивается на работу впервые и у него нет ни бумажной‚ ни электронной трудовой книжки‚ он не обязан её получать специально для этого. В этом случае:

• Оформляется трудовой договор на обычных основаниях.
• В отделе кадров работодатель оформляет новую трудовую книжку (бумажную или электронную) и делает в ней первую запись.
• Работнику возвращаются все остальные предоставленные документы (паспорт‚ диплом и т.д.).

Работа по совместительству (ст. 282 ТК РФ)

Это самый частый и важный случай. Если сотрудник уже работает по трудовому договору на основном месте работы и устраивается на дополнительную работу по совместительству к этому же или другому работодателю‚ то:

• Трудовая книжка не предоставляется новому работодателю по совместительству.
• Запись о совместительстве не вносится в основную трудовую книжку (она остаётся у основного работодателя).
• Отношения по совместительству оформляются только трудовым договором (срочным‚ если совмещение временное).
• У работника есть право работать по совместительству без отрыва от основной работы‚ но общий рабочий время не должно превышать норм.

Срочный договор на срок менее шести дней

Если договор заключается на срок‚ который не превышает шести дней (например‚ разовая подработка)‚ то по общему правилу трудовая книжка не требуется. Однако на практике многие работодатели всё же просят её‚ что является нарушением. Важно знать свои права.

Работа у физического лица‚ не являющегося ИП

Если работодатель — физическое лицо‚ не зарегистрированное как ИП‚ то он не имеет права оформлять трудовые отношения и вести трудовые книжки. В этом случае возможна только гражданско-правовая сделка (договор ГПХ‚ подряда‚ оказания услуг)‚ которая не требует трудовой книжки. Но это не трудовое правоотношение‚ и все гарантии ТК РФ на работника не распространяются.

Предоставление иных документов вместо книжки

В некоторых случаях (например‚ при утере книжки) работодатель может принять:

• Заверенную копию приказа о приёме на предыдущем месте работы.
• Справку со второго (предыдущего) места работы с указанием реквизитов организации‚ периода работы‚ должности. Эта справка должна быть заверена печатью и подписью ответственного лица.

Однако это не отменяет обязанности работодателя в будущем оформить запись в книжку‚ когда она будет восстановлена.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): новый стандарт

С 2021 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка. С 2024/2025 года её оформление становится доминирующим.

• Для новых работников (первое трудоустройство после 2020 года) ЭТК оформляется автоматически в СФР (Социальном фонде России) на основании данных из трудового договора и сведений от работодателя.
• Для имеющих стаж (работавших до 2021 года) происходит перевод бумажной книжки в электронный формат. Это можно сделать по инициативе работника или работодателя. Перевод не обязателен‚ но постепенно все записи будут переноситься в ЭТК.
• Работник вправе отказаться от ЭТК и сохранить бумажную книжку. Для этого нужно подать заявление работодателю и в СФР. Но при утере бумажной книжки восстановление будет только в электронном виде.

Важно: Независимо от формы (бумажная или электронная)‚ сведения о трудовой деятельности — это то же самое‚ что и трудовая книжка. Предъявлять нужно именно их.

Полный перечень документов для заключения трудового договора (ст. 65 ТК РФ)

При любом варианте трудоустройства (с книжкой или без) соискатель должен предоставить работодателю следующий пакет:

1. Паспорт или иной документ‚ удостоверяющий личность.
2. Трудовая книжка (в бумажном виде) и/или сведения о трудовой деятельности (ЭТК) — кроме случаев первого трудоустройства и совместительства.
3. СНИЛС (страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования).
4. ИНН (идентификационный номер налогоплательщика).
5. Документы об образовании и (или) о квалификации‚ если работа требует специальной подготовки (диплом‚ сертификат‚ удостоверение).
6. Медицинская книжка или справка о состоянии здоровья — для работников‚ занятых в сфере образования‚ здравоохранения‚ общепита и др.‚ где это обязательно по закону.
7. Военный билет (для военнообязанных) или свидетельство о регистрации по месту жительства (для призывников).
8. Фотографии (по требованию работодателя‚ обычно для личной карточки).

Все оригиналы документов‚ кроме трудовой книжки‚ после завершения кадровых процедур (оформление приказа‚ личной карточки Т-2) должны быть немедленно возвращены работнику.

Трудовой договор vs. Договор ГПХ: в чём принципиальная разница?

Частая ошибка, путаница между трудовым договором и договором гражданско-правового характера (ГПХ).

Ответственность работодателя за нарушения

Если работодатель:

• Не оформил трудовой договор (ст. 72 ТК РФ), может быть привлечён к административной ответственности (штраф по ст. 5.27 КоАП РФ).
• Не внес запись в трудовую книжку или оформил её с нарушениями — также штраф.
• Требует трудовую книжку в случаях‚ когда она не нужна (первое трудоустройство‚ совместительство) — это неправомерное требование.

Важно: При отсутствии трудового договора работник в суде может требовать его заключения‚ признания отношений трудовыми и взыскания компенсаций за всё время работы.

При трудоустройстве в 2026 году ключевое правило следующее:

1. Трудовой договор — обязательная основа для официального найма.
2. Трудовая книжка (бумажная или ЭТК) требуется‚ кроме:
   • Первого в жизни трудоустройства.
   • Работы по совместительству.
   • Срочного договора менее чем на 6 дней.
3. Вместо книжки при переходе можно принять заверенные документы с предыдущего места работы.
4. Всегда проверяйте‚ что с вами оформляют именно трудовой договор‚ а не ГПХ‚ если вы работаете как штатный сотрудник.

Знание этих правил защитит ваши трудовые права и поможет грамотно оформить документы при устройстве на работу.