Вопрос о предоставлении трудовой книжки при трудоустройстве является одним из ключевых как для соискателей‚ так и для работодателей. Согласно трудовому законодательству‚ трудовая книжка относится к основным документам‚ предъявляемым при приеме на работу. Однако с переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) и учетом различных жизненных ситуаций этот процесс приобрел ряд нюансов. В этой статье мы подробно разберем‚ в каких случаях работник обязан предоставить трудовую книжку‚ а когда работодатель должен оформить новую или вести ее в электронном виде.
Общие правила предоставления трудовой книжки
По общему правилу‚ при заключении трудового договора работник обязан предоставить работодателю трудовую книжку. Это касается основного места работы. Работодатель‚ в свою очередь‚ обязан вести трудовые книжки на каждого работника‚ который проработал у него свыше пяти дней‚ если работа является для сотрудника основной.
При поступлении на работу работодатель должен сделать запись о приеме в бумажную трудовую книжку (если она предоставлена) и‚ согласно новым правилам 2026 года‚ обязан подать сведения о трудовой деятельности в составе отчета ЕФС-1 не позднее рабочего дня‚ следующего за днем оформления сотрудника.
Если работник перешел на электронную трудовую книжку (ЭТК)
С введением электронных трудовых книжек ситуация изменилась. Если сотрудник решил перейти на ЭТК и подал об этом соответствующее заявление‚ то при приеме на работу в 2026 году действуют следующие правила:
- Новый сотрудник не обязан предоставлять трудовую книжку на бумаге‚ если он официально перешел на электронную трудовую книжку.
- Как работодателю убедиться‚ что у кандидата ЭТК? Если в документе‚ который предъявляет работник при трудоустройстве (например‚ в выписке из СФР или в форме СТД-Р)‚ нет закрывающей записи о сохранении бумажного варианта‚ значит‚ он решил сохранить бумажную трудовую книжку‚ и ее нужно запросить.
- Если отметки о выборе ЭТК нет‚ работодатель должен попросить работника представить бумажную трудовую книжку.
Первое трудоустройство
Для тех‚ кто трудоустраивается впервые‚ переход на электронную трудовую книжку является обязательным. Бумажная трудовая книжка таким сотрудникам больше не оформляется. Вся информация о их трудовой деятельности будет храниться в Социальном фонде.
Что делать‚ если трудовая книжка утеряна или повреждена?
Часто возникают ситуации‚ когда кандидат не может предоставить документ из-за его утраты или порчи. Как быть в этом случае?
В случае отсутствия у лица‚ поступающего на работу‚ трудовой книжки в связи с ее утратой‚ повреждением или по иной причине‚ работодатель обязан по письменному заявлению этого лица оформить новую трудовую книжку.
Порядок действий при утрате:
- Работник пишет письменное заявление с указанием причины отсутствия трудовой книжки (например‚ утеряна‚ восстановить возможности нет).
- На основании этого заявления работодатель оформляет новую бумажную трудовую книжку.
Важно помнить‚ что работодатель не имеет права отказать в приеме на работу или в оформлении трудовой книжки по причине ее отсутствия у кандидата‚ если сотрудник предоставил соответствующее заявление.
Ведение бумажной трудовой книжки в 2026 году
Несмотря на активный переход на электронный формат‚ бумажная трудовая книжка сохраняет свою актуальность для тех‚ кто не отказался от нее. Если сотрудник при приеме на работу предоставляет бумажную трудовую книжку‚ в которой нет отметки о переходе на ЭТК:
- Работодатель обязан принять ее.
- Поставить в ней запись о приеме на работу.
- Вести ее по прежним правилам.
- Хранить в организации.
Таким образом‚ бумажная и электронная формы сосуществуют: работодатель вносит записи в бумажный бланк (если он есть) и одновременно сдает электронную отчетность (ЕФС-1).
Резюме
- По умолчанию работник должен предоставить бумажную трудовую книжку при трудоустройстве на основное место работы.
- Если выбрана ЭТК‚ бумажный документ не предоставляется‚ работодатель проверяет статус сотрудника и подает электронные сведения.
- При утере работник пишет заявление с указанием причины‚ и работодатель обязан завести новый бумажный документ.
- Впервые устраивающимся оформляется только электронная трудовая книжка‚ бумажная не выдается.
Соблюдение этих правил позволит работодателю избежать штрафов‚ а работнику — защитить свои пенсионные права и стаж.