В 2026 году ведение трудовых книжек, особенно для организаций и индивидуальных предпринимателей, работающих на упрощенной системе налогообложения (УСН), имеет ряд особенностей. Это связано с переходом на электронные трудовые книжки, изменениями в законодательстве и спецификой учета для плательщиков УСН. В данной статье мы подробно рассмотрим все аспекты ведения трудовых книжек при УСН в текущем году.

Что изменилось в 2026 году?

С 1 января 2026 года завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает:

• Обязательное ведение ЭТК для всех новых сотрудников, принимаемых на работу в 2026 году;
• Сохранение бумажных трудовых книжек, выданных до 2026 года;
• Возможность выбора между бумажной и электронной формой для работников, принятых до 2026 года;
• Новые правила заполнения и хранения документов.

Трудовая книжка при УСН: особенности учета

Покупка и учет бланков трудовых книжек

Для организаций и ИП на УСН действуют следующие правила:

• Бланки трудовых книжек и вкладыши к ним приобретаются за счет работодателя;
• Стоимость бланков не включается в расходы при УСН (так как это имущество, а не материальные затраты);
• Учет ведется на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности»;
• Приобретение отражается проводкой: Дт 006 Кт — (оприходование бланков).

Ведение трудовых книжек для работников на УСН

При ведении трудовых книжек для сотрудников, работающих на УСН, необходимо учитывать:

1. Правила заполнения титульного листа:
   • Указывается полное наименование организации (ИП);
   • ОГРН (для ИП) или ОГРН и ИНН (для организаций);
   • Дата заполнения (дата приема на работу);
   • Подпись ответственного лица и печать организации (если есть).
2. Записи о приеме на работу:
   • Вносятся в день издания приказа о приеме на работу;
   • Указывается должность, структурное подразделение, условия труда;
   • Подпись ответственного лица и печать.
3. Записи об увольнении:
   • Вносятся в последний рабочий день;
   • Указывается причина увольнения и основание (приказ);
   • Подпись ответственного лица и печать.

Особенности для ИП на УСН

Индивидуальные предприниматели, работающие на УСН, должны помнить:

• ИП не может вносить записи в свою собственную трудовую книжку (это противоречит законодательству);
• При отсутствии трудовой книжки стаж подтверждается другими документами (договоры, выписки из ПФР, справки);
• При приеме на работу сотрудников ИП обязан вести трудовую книжку или оформлять ЭТК.

Электронная трудовая книжка при УСН

Как внести записи в ЭТК?

Для организаций и ИП на УСН ведение электронных трудовых книжек осуществляется через:

• 1С:ЗУП (автоматическое формирование отчетности по форме ЕФС-1);
• Портал Пенсионного фонда РФ (через личный кабинет работодателя);
• Специализированные программы для кадрового учета.

Записи в ЭТК вносятся в те же сроки, что и в бумажные трудовые книжки:

1. При приеме на работу;
2. При переводе на другую должность;
3. При увольнении;
4. При награждениях и поощрениях.

Как работник может получить информацию об ЭТК?

Сотрудник может:

• Получить выписку из ЭТК в личном кабинете на портале Госуслуги;
• Запросить справку о трудовой деятельности (СТД-Р) у работодателя;
• Ознакомиться с записями в ЭТК через корпоративный портал компании.

Документы, заменяющие трудовую книжку

В 2026 году для подтверждения трудового стажа могут использоваться:

• Справка о трудовой деятельности (СТД-Р);
• Выписка из индивидуального лицевого счета в ПФР;
• Договоры гражданско-правового характера;
• Приказы о приеме/увольнении;
• Свидетельства о государственном пенсионном страховании.

Ответственность за нарушения при ведении трудовых книжек

За нарушения правил ведения, хранения или предоставления трудовых книжек предусмотрены следующие санкции:

Рекомендации для работодателей на УСН

Переход на электронные трудовые книжки

Если вы еще не перешли на ЭТК, рекомендуем:

• Уведомить сотрудников о возможности выбора формы трудовой книжки;
• Обеспечить доступ к личному кабинету на портале ПФР;
• Настроить программное обеспечение для автоматического формирования отчетности;
• Провести обучение сотрудников, ответственных за ведение кадрового учета.

Ведение бумажных трудовых книжек

Если вы продолжаете использовать бумажные трудовые книжки:

• Следите за правильностью заполнения титульного листа;
• Используйте только бланки установленного образца;
• Храните трудовые книжки в сейфе или металлическом шкафу;
• Обеспечьте доступ к трудовым книжкам только уполномоченным лицам;
• Своевременно вносите записи об изменениях в трудовой деятельности.

Учет и налогообложение

При УСН важно помнить:

• Стоимость бланков трудовых книжек не учитывается в расходах;
• Расходы на ведение кадрового учета (зарплата кадровика, программы) могут быть учтены при расчете налога;
• Штрафы за нарушения правил ведения трудовых книжек не учитываются в расходах;
• При проверках налоговых органов необходимо предоставлять документы, подтверждающие ведение трудовых книжек.

Образцы и шаблоны для ведения трудовых книжек

В 2026 году актуальны следующие образцы документов:

• Образец заполнения титульного листа трудовой книжки;
• Образец записи о приеме на работу;
• Образец записи об увольнении;
• Образец справки СТД-Р;
• Форма отчета ЕФС-1 (для ЭТК).

Вы можете скачать актуальные образцы на сайтах:

• Роструд;
• Пенсионный фонд РФ;
• КонсультантПлюс;
• 1С:ИТС.

Ведение трудовых книжек при УСН в 2026 году имеет свои особенности, связанные с переходом на электронные формы, изменениями в законодательстве и спецификой налогового учета. Ключевые моменты:

1. С 2026 года новые сотрудники автоматически переводятся на ЭТК;
2. Бумажные трудовые книжки сохраняются для ранее принятых сотрудников;
3. Работодатели обязаны предоставлять сведения в ПФР в электронном виде;
4. ИП не могут вносить записи в свои собственные трудовые книжки;
5. Нарушения правил ведения трудовых книжек грозят крупными штрафами.

Следите за изменениями в законодательстве и своевременно обновляйте внутренние документы, чтобы избежать проблем с налоговыми органами и Пенсионным фондом.

Дата публикации: 22 мая 2026 года