Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий факт работы гражданина и его трудовой стаж․ Именно записи в ней формируют будущую пенсию, поэтому к их ведению и хранению предъявляются строгие требования․ Однако жизнь непредсказуема, и документ может быть утерян․ Что делать работнику и работодателю в такой ситуации? Можно ли просто сделать новую запись «взамен утерянной»? Разберемся подробно․
Главное правило: запись «взамен утерянной» не вносится
Самое главное помнить, что ни один работодатель не имеет права вносить запись о приеме на работу или увольнении в новую трудовую книжку со ссылкой на утерянную․ В законодательстве РФ не существует механизма простого копирования записей из памяти или копий документов в новый бланк с формулировкой «запись восстановлена»․
Если трудовая книжка утеряна (независимо от того, кто виноват: сам работник или работодатель), процедура выглядит иначе․ Работнику необходимо восстановить трудовой стаж, собрав пакет документов с предыдущих мест работы․ На основании этих документов в новую трудовую книжку будут внесены актуальные записи о периодах работы․
Алгоритм действий при утере трудовой книжки
Процесс восстановления зависит от того, по чьей вине произошла утрата․ Однако порядок сбора документов для подтверждения стажа един для обоих случаев․
Шаг 1․ Подача заявления
Работник должен написать заявление на имя последнего работодателя (или любого текущего, если он уже трудоустроен) с просьбой выдать ему новую трудовую книжку взамен утерянной․ В заявлении обязательно указывается причина выдачи нового бланка․
Шаг 2․ Сбор архивных документов
Для того чтобы в новую книжку были внесены записи о прошлом стаже, работник должен предоставить подтверждающие документы․ К ним относятся:
- Копии приказов о приеме на работу и увольнении;
- Копии трудовых договоров;
- Справки от предыдущих работодателей (в произвольной форме или по установленному образцу) с указанием периодов работы, должности и основания увольнения;
- Выписки из лицевых счетов или ведомости о начислении заработной платы;
- Архивные справки (если организация-работодатель ликвидирована)․
Шаг 3․ Внесение записей текущим работодателем
После предоставления полного пакета документов, текущий работодатель (или работодатель, к которому работник обратился за помощью) вносит записи в новый бланк трудовой книжки․
Важно: Записи вносятся не как «восстановленные», а как обычные записи о периодах работы на основании предоставленных документов․ В графе «Основание» указываются реквизиты документов-копий (приказов, справок), послуживших источником информации․
Нюансы и возможные проблемы
Неправильное оформление трудовой книжки или попытки внести записи «своими словами» без документального подтверждения могут стать серьёзной проблемой при расчёте пенсии․ Пенсионный фонд РФ (СФР) принимает во внимание только те периоды, которые подтверждены надлежащим образом․
Если в компании обнаружили, что в бумажной трудовой книжке сотрудника допущена ошибка или внесена лишняя запись (например, об увольнении, которого не было), такая запись признается недействительной․ Исправление производится путем внесения новой записи с указанием: «Запись за номером таким-то недействительна»․
Если работник не согласен с внесенной записью (например, с основанием увольнения), он может обратиться в суд с просьбой изменить формулировку․ При удовлетворении иска работодатель обязан внести изменения в трудовую книжку на основании решения суда․
Ответственность за утерю
Вопрос компенсации морального вреда или стоимости бланка зависит от виновника:
- Виноват работодатель: Если книжка утеряна по вине организации (например, при хранении в отделе кадров), работодатель обязан бесплатно выдать новый бланк и помочь работнику восстановить все записи, обратившись в архивы и к предыдущим работодателям за свой счет․
- Виноват работник: Если работник потерял книжку, находящуюся на его руках, он покупает новый бланк за свой счет․ Восстановление записей также ложится на плечи работника, хотя работодатель обязан ему в этом содействовать․
Внимательная проверка документов и своевременное исправление ошибок позволяют избежать потери стажа и устранить риск снижения пенсионных выплат․ Не существует магической записи «восстановлено при утере» — есть только кропотливый процесс сбора справок и приказов․
Помните, что с 2020 года в России ведется переход на электронные трудовые книжки․ Сведения о работе, передаваемые работодателями в Социальный фонд России, никуда не денутся даже при физической утере бумажного бланка․ Поэтому первым шагом при утере бумажной книжки сегодня часто становится выписка из электронного реестра, которая служит отличным основанием для восстановления данных․
Берегите свои документы, а в случае утери — действуйте строго по закону, опираясь на архивные данные․