Ситуация, когда уволенный сотрудник не возвращает трудовую книжку (или работодатель не может ее вручить), является одной из самых распространенных проблем в кадровом делопроизводстве. В условиях действующего законодательства Российской Федерации, особенно с учетом перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК), алгоритм действий стал четче, но бумажный документооборот все еще требует внимательности.

Ниже приведена подробная инструкция, основанная на актуальных нормах Трудового кодекса РФ (ТК РФ) и практике 2026 года.

Почему это важно и каковы сроки?

Согласно ст. 84.1 ТК РФ, в день прекращения трудового договора работодатель обязан:

• Выдать работнику трудовую книжку (если она велась в бумажном виде и не была передана работодателю ранее для хранения).
• Выдать справку о сумме заработка (форма 182н, если применимо) и другие документы, связанные с работой.

Важно помнить: Если в день увольнения работник отсутствовал или отказался получать трудовую книжку, работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.

Пошаговый алгоритм действий работодателя

Если работник уволился, но трудовую книжку не забрал, выполните следующие шаги:

Шаг 1: Фиксация факта невозможности вручения

В день увольнения составьте акт об отказе работника получить трудовую книжку или о его отсутствии. Этот документ подписывается комиссией (например, кадровик и два свидетеля из числа сотрудников).

Шаг 2: Направление уведомления

Это критически важный этап. Вы должны направить работнику письменное уведомление по адресу его регистрации (прописки) или последнему известному месту жительства.

Что должно быть в уведомлении:

1. Информация о том, что трудовая книжка готова к выдаче.
2. Требование явиться за документом.
3. Предложение дать письменное согласие на отправку книжки почтой (за счет работодателя).
4. Предупреждение о том, что с момента направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи.

Совет: Отправляйте уведомление заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Квитанцию и опись храните бессрочно.

Шаг 3: Ожидание и хранение

С момента отправки уведомления ответственность за задержку выдачи с работодателя снимается. Трудовую книжку необходимо хранить в организации до момента ее востребования работником или его наследниками.

Особый случай: Переход на электронные трудовые книжки

На текущий момент (2026 год) основной формой учета стажа является электронная трудовая книжка (ЭТК).

• Если работник перешел на ЭТК, бумажная трудовая книжка выдается ему на руки при увольнении с записью о переходе на электронный формат. После этого работодатель больше не ведет бумажный документ.
• Если работник не отдал свою старую бумажную трудовую книжку при переходе на ЭТК ранее, то при увольнении работодатель просто выдает ее обратно с соответствующей записью.
• Если же речь идет о ситуации, когда работник не может получить бумажную книжку (она у работодателя), действуют правила, описанные выше (уведомление и почта).

Риски для работодателя

Игнорирование процедуры возврата трудовой книжки грозит компании серьезными последствиями:

• Материальная ответственность: Согласно ст. 234 ТК РФ, работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во время задержки выдачи трудовой книжки (например, если из-за отсутствия книжки человек не смог устроиться на новую работу).
• Штрафы: По ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства предусмотрены штрафы:

• Для должностных лиц: от 1 000 до 5 000 рублей.
• Для юридических лиц: от 30 000 до 50 000 рублей.

Что делать, если работник пропал?

Если письма возвращаются с пометкой «адресат не найден» или работник игнорирует звонки и письма:

1. Сохраняйте все почтовые квитанции и возвраты.
2. Ведите журнал учета трудовых книжек, где сделайте отметку о направлении уведомления и дате.
3. Не выбрасывайте трудовую книжку! Она хранится в архиве организации 50 лет (для документов, созданных после 2003 года) или 75 лет (для более ранних).

Главное правило для работодателя: действовать документально подтвержденно. Если вы отправили уведомление заказным письмом с описью, вы выполнили свою обязанность по закону. Дальнейшая задержка получения документа происходит по вине работника, и ответственность с работодателя снимается.

Помните, что трудовая книжка, это документ строгой отчетности, подтверждающий стаж для пенсии и социальных выплат. Бережное отношение к процедуре ее выдачи защитит компанию от судебных исков и проверок трудовой инспекции.