Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность сотрудника․ Её правильное заполнение при увольнении — не просто формальность, а обязанность работодателя, закреплённая Трудовым кодексом РФ․ Ошибки в записи могут привести к судебным спорам, штрафам и нарушению прав работника․ В этой статье мы подробно разберём, как кадровик должен корректно оформить увольнение в трудовой книжке, какие формулировки использовать, какие документы выдать и как избежать типичных ошибок․

Обязанности кадровика при увольнении

Согласно статье 84․1 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в последний день его работы․ Это правило действует независимо от причины увольнения: по собственному желанию, по инициативе работодателя, по соглашению сторон или в связи с сокращением штата․

Если работник в день увольнения отсутствует или отказывается получить трудовую книжку, кадровик должен:

• Направить ему письменное уведомление о необходимости явиться за документом;
• Зарегистрировать уведомление в журнале учёта исходящей корреспонденции;
• Если работник не явился в течение 3 дней — отправить уведомление заказным письмом с уведомлением о вручении․

В случае, если работник выбрал электронную трудовую книжку (с 2020 года), бумажный документ не выдаётся․ Вместо него работодатель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (утв․ Приказом Минтруда России от № 585н)․

Как правильно заполнить запись об увольнении в трудовой книжке

Запись в трудовой книжке должна быть сделана в строгом соответствии с Трудовым кодексом РФ․ Каждая запись состоит из четырёх граф:

1. Графа 1 — порядковый номер записи (нумерация идёт последовательно с момента приёма на работу)․
2. Графа 2 — дата увольнения (указывается в формате ДД․ММ․ГГГГ)․
3. Графа 3 — основание и причина прекращения трудового договора (в точном соответствии с формулировками ТК РФ)․
4. Графа 4 — дата и номер приказа (распоряжения) работодателя об увольнении․

Примеры корректных формулировок по статьям ТК РФ

Важно: нельзя использовать разговорные или сокращённые формулировки․ Только точные юридические термины из Трудового кодекса․

• По собственному желанию (ст․ 80 ТК РФ):
  Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации․
  Важно! Хотя ст․ 80 — основание для подачи заявления, в трудовой книжке указывается ст․ 77, п․ 3 — как основание прекращения договора․
• По инициативе работодателя — сокращение штата (ст․ 81 ТК РФ):
  Уволен в связи с сокращением численности или штата работников организации, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации․
• За несоответствие занимаемой должности (ст․ 81 ТК РФ):
  Уволен по основанию, предусмотренному пунктом 3 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации, несоответствие занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтверждённой результатами аттестации․
• За нарушение трудовой дисциплины (ст․ 81 ТК РФ):
  Уволен за неоднократное неисполнение без уважительных причин трудовых обязанностей, предусмотренных трудовым договором, пункт 5 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации․
• По соглашению сторон (ст․ 77 ТК РФ):
  Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации․
• При непрохождении испытательного срока (ст․ 71 ТК РФ):
  Уволен по основанию, предусмотренному пунктом 3 статьи 71 Трудового кодекса Российской Федерации — не прошёл испытательный срок․

Что можно использовать в начале записи?

Законодательство допускает три равнозначные формулировки:

• Уволен
• Трудовой договор расторгнут
• Трудовой договор прекращён

Выбор формулировки — на усмотрение кадровика․ Главное — не смешивать их в одной книжке и не использовать другие варианты, например: «уволен по собственной инициативе» или «уволен по собственному желанию работника» — это уже нарушение․

Как заверить запись об увольнении

Каждая запись в трудовой книжке, включая запись об увольнении, должна быть:

• Подписана ответственным за ведение трудовых книжек (обычно кадровиком);
• Заверена печатью организации (если она используется);
• Подписана руководителем организации или уполномоченным им лицом (например, заместителем по кадрам)․

Если организация не использует печать, достаточно подписей кадровика и руководителя․ В электронной трудовой книжке заверение происходит цифровой подписью работодателя через СФР․

Что ещё выдать сотруднику при увольнении?

Помимо трудовой книжки, кадровик обязан выдать следующие документы в день увольнения:

• Справка о заработной плате (форма 182н) — для расчёта пособий по безработице и больничным;
• Справка 2-НДФЛ, о доходах и удержанном налоге за текущий и предыдущие годы;
• Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) — если работник выбрал электронную трудовую книжку;
• Справка о стаже (по запросу работника);
• Выписка из лицевого счёта (если есть накопительная часть пенсии);
• Другие документы по письменному запросу работника (например, копии приказов, характеристики)․

Все документы выдаются под роспись в журнале выдачи документов․

Ошибки кадровиков и как их избежать

Наиболее частые ошибки при оформлении увольнения:

1. Неверная ссылка на статью ТК РФ — например, указание ст․ 80 вместо ст․ 77, п․ 3 при увольнении по собственному желанию․
2. Неточная формулировка — «уволен по инициативе работника» вместо «по собственному желанию»․
3. Отсутствие подписей или печати — запись считается недействительной․
4. Не выдана трудовая книжка в день увольнения — это нарушение ст․ 84․1 ТК РФ и влечёт штраф до 50 000 рублей для организации (ст․ 5․27 КоАП РФ)․
5. Исправление ошибок без согласия работника — если запись сделана неправильно, её нужно аннулировать, внести новую и уведомить работника․

Важно! Если ошибка допущена при первичном оформлении трудовой книжки (например, на ьном листе), документ признаётся недействительным и подлежит уничтожению․ Работнику выдаётся новая трудовая книжка с правильными данными․

Электронная трудовая книжка: что нужно знать кадровику в 2026 году

С 1 января 2020 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК)․ Это цифровой аналог бумажной книжки, хранящийся в базе Социального фонда России (СФР)․

Работник может выбрать:

• Оставить бумажную трудовую книжку — работодатель продолжает вести её в бумажном виде;
• Перейти на электронную — работодатель перестаёт вести бумажную книжку и передаёт сведения в СФР через форму ЕФС-1․

При увольнении с электронной трудовой книжки:

• Бумажная книжка не выдаётся;
• Вместо неё выдаётся СТД-Р — сведения о трудовой деятельности;
• Сведения о последнем месте работы автоматически передаются в СФР в течение 1 рабочего дня после увольнения․

Кадровик обязан:

• Получить от работника заявление о переходе на ЭТК (если он ещё не подавал);
• Своевременно передавать данные в СФР через сайт СФР или через оператора электронного документооборота;
• Обеспечить доступ работника к его ЭТК через Госуслуги или личный кабинет СФР․

Ответственность за нарушения

Нарушение порядка оформления увольнения и выдачи трудовой книжки влечёт:

• Административную ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ — штраф до 50 000 рублей для организации, до 5 000 рублей для должностного лица;
• Гражданско-правовую ответственность, возмещение ущерба, если работник не смог устроиться на новую работу из-за отсутствия трудовой книжки;
• Репутационный ущерб — судебные иски, проверки трудовой инспекции, публичные жалобы․

Чтобы избежать ошибок при увольнении и оформлении трудовой книжки, кадровик должен помнить:

1. Выдать трудовую книжку в день увольнения, это закон, а не пожелание․
2. Формулировки в записи — только из ТК РФ, не придумывайте, не сокращайте, не переводите․
3. Заверяйте все записи подписями и печатью — без этого запись не имеет юридической силы․
4. Проверяйте правильность данных — особенно при переходе на электронную трудовую книжку․
5. Всё фиксируйте, журналы выдачи, уведомления, заявления работников — это ваша защита в суде․

Правильное оформление увольнения — это не только соблюдение закона, но и проявление уважения к работнику․ Трудовая книжка — это его профессиональная биография․ Сделайте её точной, честной и законной․

Информация актуальна на 22 мая 2026 года․ Рекомендуется регулярно сверяться с актуальной редакцией Трудового кодекса РФ и приказами Минтруда России․