Трудовая книжка — ключевой документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работника. Процедура её оформления при увольнении часто вызывает вопросы, особенно касающиеся необходимости подписи самого увольняемого сотрудника. В этой статье мы разберем этот вопрос детально, опираясь на действующее законодательство и официальные разъяснения.
Нормативная база: что говорит закон?
Основные правила установлены Трудовым кодексом РФ (ст. 66, 77, 278) и Правилами ведения и хранения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ № 855). Ключевой принцип: запись об увольнении вносит работодатель (его уполномоченное лицо).
Позиция контролирующих органов
Официальная позиция Роструда (Письмо от № 1143-ТЗ) и авторитетных правовых систем (например, «КонсультантПлюс») едина:
- Подпись работника под записью об увольнении не является обязательной.
- Запись заверяется подписью руководителя организации или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации.
Кто ставит подпись в трудовой книжке при увольнении?
Ответственность за корректность записи лежит на работодателе. Подписывает документ:
- Руководитель организации (генеральный директор, директор).
- Лицо, уполномоченное на то приказом (распоряжением) работодателя (например, начальник отдела кадров, специалист по кадрам).
Важный нюанс для руководителя: Если увольняется сам генеральный директор, запись в его трудовую книжку вносит и подписывает лицо, подпись которого стоит в приказе о его приеме на работу (например, председатель совета директоров или учредитель).
Работник ставит подпись или нет? Разбираем спорные моменты
Здесь часто возникает путаница из-за сложившейся практики и неверных трактовок.
Официальная позиция: подпись не нужна
Согласно букве закона и разъяснениям Роструда, работнику ставить свою подпись под записью об увольнении не требуется; Основание: запись вносится по инициативе и действию работодателя. Работник лишь получает документ.
Почему возникает требование о подписи? Практика «ознакомления»
Некоторые кадровики настаивают на подписи работника как на подтверждении его ознакомления с записью. Эта практика имеет под собой основания, но не является обязательной по закону:
- Цель: избежать последующих споров о том, что работник не видел формулировку причины увольнения (например, «по соглашению сторон» vs «за прогул»).
- Как это выглядит: рядом с записью об увольнении делается отметка «Ознакомлен» и ставится подпись сотрудника.
Важно: Такая отметка — это внутренняя процедура работодателя, а не требование ТК РФ. Если работник отказывается ставить подпись, это не является нарушением с его стороны. Работодатель в этом случае может составить акт о том, что сотрудник отказался от ознакомления.
Требование о «закрытии блока» двумя подписями
Встречаются рекомендации «закрывать блок записей» подписями и ответственного за кадры, и работника. Это некорректное толкование. Правило о «закрытии блока» (когда заканчивается раздел «Сведения о работе») касается только подписи работодателя (п. 36 Правил ведения трудовых книжек). Подпись работника здесь ни при чем.
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 2021 года ведение ЭТК стало обязательным для большинства работодателей. Процедура отличается:
- Запись об увольнении формируется в СЗВ-ТД (форма ЕФС-1) и направляется в Социальный фонд России (СФР).
- Работник получает уведомление о внесении записи в свою ЭТК через личный кабинет на портале Госуслуг или в бумажном виде (по его заявлению).
- Подпись работника на бумажном носителе при этом также не требуется.
Правильный образец записи об увольнении (2026)
В бумажную трудовую книжку запись вносится в раздел «Сведения о работе» и должна содержать:
- Дату увольнения.
- Номер и дату приказа об увольнении.
- Формулировку причины увольнения в соответствии со ст. 77 ТК РФ (или ст. 278 ТК РФ для руководителей). Например: «Уволен (а) по пункту 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации (соглашение сторон)».
- Подпись руководителя организации или иного уполномоченного лица.
- Печать организации.
Обязательно: После внесения записи работодатель обязан ознакомить работника с ней под подпись (в журнале ознакомления или на отдельном листе), но не в самой трудовой книжке.
Краткий итог: что делать работнику и работодателю?
Работодателю:
- Вносить запись об увольнении четко и по форме.
- Заверять запись своей подписью и печатью.
- Ознакомить работника с записью под его подпись в отдельном документе (акт, журнал), но не требовать подписи в самой книжке.
- При увольнении руководителя, действовать согласно его уставу/приказу о распределении обязанностей.
Работнику:
- Не ставить свою подпись в трудовой книжке под записью об увольнении. Это не ваша обязанность.
- При получении трудовой книжки внимательно проверить правильность даты, формулировки причины и наличие подписи/печати работодателя.
- Если кадровик настаивает на вашей подписи в книжке — можно поставить её, но это будет ваше добровольное действие, а не юридическое требование. Или же потребовать составления акта об отказе от ознакомления.
- При наличии ЭТК — следить за её актуальностью в личном кабинете СФР.
Подпись самого работника в трудовой книжке под записью об увольнении законом не предусмотрена и не требуется. Обязательна только подпись и печать работодателя. Требование о подписи сотрудника — это часто сложившаяся, но неверная практика, призванная зафиксировать факт его ознакомления с записью. Для этого существуют иные, более корректные способы (отдельный акт).
Знание своих прав позволяет работнику защититься от возможных злоупотреблений и обеспечить чистоту своей трудовой истории.