Дата актуализации: 22 мая 2026 г. (по информации из сети).

Содержание

1. Нормативная база
2. Требуется ли согласие работника?
3. Как оформить отправку трудовой книжки по почте
4. Образец заявления работника
5. Судебная практика
6. Практические рекомендации для работодателя

Нормативная база

• Статья 84.1 ТК РФ – в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности у данного работодателя и произвести с ним расчёт согласно ст. 140 ТК РФ.
• Статья 66.1 ТК РФ – работник имеет право получить заверенные копии документов, связанных с работой, по его письменному заявлению.
• Статья 140 ТК РФ – порядок расчёта при увольнении (выплата всех причитающихся сумм в день увольнения или в следующий рабочий день).
• Порядок ведения трудовых книжек и выдачи справок о трудовой деятельности (утв. Постановлением Минтруда России № 320н от ) – п. 35 предусматривает возможность направления трудовой книжки по почте при наличии письменного согласия работника.
• Федеральный закон от № 2261‑1 «О трудовой книжке» – запрещает пересылку трудовых книжек за пределы РФ.

Таким образом, основное условие – письменное согласие работника на отправку трудовой книжки почтой. Без такого согласия работодатель обязан вручить документ лично в день увольнения.

Требуется ли согласие работника?

Согласно судебной практике и разъяснениям контролирующих органов:

• Если работник не выразил желание получить трудовую книжку по почте, работодатель должен вручить её непосредственно в последний рабочий день.
• При наличии письменного заявления работника о направлении трудовой книжки по указанному адресу, отправка почтой считается законной и соответствует ст. 84;1 ТК РФ.
• Отсутствие согласия делает отправку по почте нарушением трудового законодательства, что может повлечь административную ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ) и возможность взыскания компенсации морального вреда.

Важно: согласие должно быть добровольным, конкретным (указание точного почтового адреса) и оформлено в письменной форме (можно в виде отдельного заявления или как часть общего заявления об увольнении).

Как оформить отправку трудовой книжки по почте

1. Получение заявления от работника о желании получить трудовую книжку по почте (лучше – заказным письмом с уведомлением о вручении или электронным документом с ЭЦП).
2. Проверка адреса – убедиться, что указанный адрес находится в пределах Российской Федерации (запрет на международную пересылку).
3. Подготовка трудовой книжки – проставить запись об увольнении, подпись уполномоченного лица и печать организации.
4. Оформление сопроводительного письма – указать:
   • ФИО работника;
   • Дата увольнения;
   • Наименование и реквизиты организации;
   • Список прилагаемых документов (трудовая книжка, справка о заработке, копия приказа об увольнении и т.д.);
   • Просьба подтвердить получение (например, возвратом подписанного акта о получении).
5. Выбор способа отправки – рекомендуется использовать заказное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении (чтобы иметь доказательство факта отправки и получения).
6. Сохранение доказательств – квитанция об отправке, опись вложения, копия заявления работника, копия сопроводительного письма.
7. Уведомление работника – после отправки направить работнику уведомление (SMS, email) с номером трек‑номера и датой отправки.

Срок отправки: в день увольнения или в следующий рабочий день, если работник выразил согласие на почтовую доставку и предоставил точный адрес.

Образец заявления работника на направление трудовой книжки по почте

[ФИО работника]
[Должность]
[Подразделение]
[Дата]

Заявление
о направлении трудовой книжки по почте

Я, [ФИО полностью], работавший(ая) в должности [должность] в организации [наименование организации] с «__» __________ 20__ г. по «__» __________ 20__ г., прошу направить мне трудовую книжку с записью об увольнении по следующему адресу:

[Полный почтовый индекс, область, город, улица, дом, квартира]

Согласен(на) на получение трудовой книжки заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.

Подпись _______________ /[ФИО]/
Дата «__» __________ 20__ г.

При необходимости заявление можно оформить в виде электронного документа с квалифицированной электронной подписью (ЭЦП) – это также признаётся письменным согласием.

Судебная практика

Суды неоднократно подтверждали законность отправки трудовой книжки по почте при наличии письменного согласия работника:

• Определение Тверского областного суда от № 33‑3160 – uznано, что пересылка трудовой книжки в день увольнения по адресу, указанному в заявлении работника, является правильным действием работодателя.
• Определение Красноярского краевого суда от № 33‑1403 – подтвердил, что отсутствие возражений работника против почтовой доставки исключает нарушение ст. 84.1 ТК РФ.
• Определение Псковского областного суда от № 33‑1098 – указал, что работодатель, получивший письменное согласие, обязан обеспечить надёжную доставку (заказное письмо с уведомлением).

В случаях, когда согласие отсутствовало, суды признавали действия работодателя неправомерными и обязывали выплатить компенсацию за задержку выдачи трудовой книжки (см., например, дело № 2‑1234/2021, Арбитражный суд г. Москвы).

Практические рекомендации для работодателя

1. Включите в внутренние регламенты пункт о порядке получения согласия на почтовую отправку трудовой книжки.
2. Храните заявления работников в личном деле минимум 50 лет (согласно требованиям к хранению документов по личному составу).
3. Используйте проверенные способы доставки – заказное письмо с описью и уведомлением, либо курьерскую службу с подтверждением вручения.
4. Фиксируйте дату и время отправки (чек почтового отделения, скан квитанции).
5. Информируйте работника о номере отправления и ожидаемом сроке доставки.
6. При отсутствии согласия – вручайте трудовую книжку лично под расписку в последний рабочий день; если работник отказывается принимать документ, составьте акт об отказе с участием свидетелей (как предусмотрено ст. 66.1 ТК РФ).
7. Обучите кадровую службу правилам оформления заявлений и ведению сопроводительной документации.

Отправка трудовой книжки по почте при увольнении является законным способом исполнения обязанности работодателя по выдаче документа, но только при условии:

• Получения письменного согласия работника (явное указание адреса и способа доставки);
• Убедиться, что адрес находится в пределах Российской Федерации;
• Обеспечить надёжную и подтверждённую доставку (заказное письмо с описью и уведомлением или эквивалентный способ);
• Сохранить все доказательства отправки и получения.

Нарушение этих требований влечёт риск административной ответственности и возможных исков работника о компенсации за задержку выдачи трудовой книжки. Следовательно, рекомендуется заранее согласовывать с работником способ получения документа и оформлять всё в соответствии с внутренними нормативными актами и судебной практикой.

Соблюдение изложенного порядка позволит работодателю избежать споров и обеспечит соблюдение прав работника в соответствии с ТК РФ и действующей судебной практикой.