Трудовая книжка (ТК) – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. При расторжении трудового договора она заполняется особым образом, поскольку именно в этом моменте фиксируются причины и условия прекращения трудовых отношений. Ниже подробно рассмотрены все этапы оформления ТК при увольнении, требования законодательства, различия между бумажным и электронным вариантом, а также практические рекомендации для работодателей и сотрудников.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66, 84.1, 84.2 (общие правила ведения и хранения ТК).
• Постановление Минтруда России от № 439н – порядок ведения трудовых книжек (включая электронные).
• Федеральный закон от № 44‑ФЗ – о внесении изменений в законодательство о труде (введение обязательной электронной трудовой книжки для новых сотрудников с ).
• Приказ Минтруда России от № 123н – обновлённые правила ведения электронных трудовых книжек (исключение избыточных требований, упрощение формата записей).

С 2025 года всё больше сотрудников работают без бумажной ТК по собственному выбору или потому, что впервые устроились после введения обязательной электронной формы. Однако бумажные книжки всё ещё действуют для тех, кто был принят на работу до и не перешёл на ЭТК.

Что записывается в трудовую книжку при увольнении?

При расторжении трудового договора в ТК делается запись о прекращении трудовой деятельности. В зависимости от основания увольнения запись имеет немного разный вид.

Основные элементы записи

1. Дата записи – день, когда вносится запись (обычно совпадает с днём выдачи книжки сотруднику).
2. Номер записи – последовательный номер в разделе «Сведения о работе».
3. Наименование организации – полное наименование работодателя (как в ЕГРЮЛ/ЕГРИП).
4. Основание увольнения – ссылка на статью ТК РФ (например, ст. 77 ТК РФ – по собственному желанию; ст. 81 ТК РФ – по инициативе работодателя; ст. 83 ТК РФ – по соглашению сторон и т.д.).
5. Формулировка записи – стандартный текст, утверждённый Минтрудом (см. примеры ниже).
6. Подпись уполномоченного лица и печать организации (для бумажной ТК).
7. Дата выдачи книжки сотруднику – ставится в графе «Дата выдачи» (или в электронном виде – отметка о передаче).

Примеры формулировок

• Увольнение по собственному желанию: «Уволен по собственному желанию в соответствии со ст. 77 ТК РФ».
• Увольнение по инициативе работодателя (сокращение штата): «Уволен в связи с сокращением штата в соответствии со ст. 81, п. 2 ТК РФ».
• Увольнение по соглашению сторон: «Уволен по соглашению сторон в соответствии со ст. 78 ТК РФ».
• Увольнение за нарушение трудовой дисциплины: «Уволен за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей без уважительной причины в соответствии со ст. 81, п. 6 ТК РФ».
• Увольнение в связи с выходом на пенсию: «Уволен в связи с выходом на пенсию по возрасту в соответствии со ст. 80 ТК РФ».

Важно: формулировка должна быть точной и соответствовать основанию, указанному в приказе об увольнении. Любое несоответствие может быть оспорено в суде.

Порядок оформления записи при увольнении

Для бумажной трудовой книжки

1. Подготовить приказ об увольнении (с указанием основания, даты и номера).
2. Внести запись в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки:
   • Дата записи – текущая дата.
   • Номер записи – следующий после последней записи.
   • Наименование организации – как в учредительных документах.
   • Основание – ссылка на статью ТК РФ.
   • Формулировка – стандартный текст (см. выше).
   • Подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель) и печать организации.
3. Выдать трудовую книжку сотруднику под расписку в день увольнения (или в последний рабочий день).
4. Сделать копию приказа и запись в личном деле сотрудника (для архива).

Для электронной трудовой книжки (ЭТК)

1. В личном кабинете работодателя на портале «Госуслуги» или в специализированной кадровической системе (например, 1C:ЗУП, SAP SuccessFactors) создать событие «Увольнение».
2. Указать:
   • Дата увольнения.
   • Основание (выбрать из справочника, связанного со статьями ТК РФ).
   • Формулировка записи – система подставляет стандартный текст, который можно отредактировать в пределах допустимого.
3. Подписать событие электронной подписью уполномоченного лица (руководитель или ответственный за кадры).
4. Система автоматически формирует запись в ЭТК и направляет уведомление сотруднику в его личный кабинет на «Госуслугах».
5. Сотрудник подтверждает получение записи (можно сделать в течение 3 рабочих дней). После подтверждения запись считается оформленной.
6. Все данные передаются в Социальный фонд России (СФР) автоматически через интеграцию с системой кадрового учёта.

Согласно приказу Минтруда от № 123н, в ЭТК больше не требуется указывать «серию и номер» бумажного документа, а также дублировать сведения о предыдущих местах работы, если они уже внесены в электронную историю трудовой деятельности.

Особенности оформления при разных основаниях увольнения

Увольнение по собственному желанию

Сотрудник подаёт заявление за две недели (или иной срок, предусмотренный ТК РФ или коллективным договором). После исполнения заявления издаётся приказ. Запись в ТК делается по формулировке «Уволен по собственному желанию в соответствии со ст. 77 ТК РФ».

Увольнение по инициативе работодателя

Включает сокращение штата, ликвидацию организации, непрохождение испытательного срока, нарушение трудовой дисциплины и т.д. Основание указывается точно согласно статье ТК РФ (например, ст. 81, п. 2 – сокращение штата).

Увольнение по соглашению сторон

Оформляется взаимным согласием сторон. Запись: «Уволен по соглашению сторон в соответствии со ст. 78 ТК РФ». Важно, чтобы в приказе и соглашении было чётко прописано условие о выплате всех причитающихся сумм (заработная плата, компенсация за отпуск, выходное пособие и т.д.).

Увольнение в связи с выходом на пенсию

Запись: «Уволен в связи с выходом на пенсию по возрасту (или по выслуге лет) в соответствии со ст. 80 ТК РФ». При этом работодатель обязан выдать справку о среднем заработке для назначения пенсии.

Увольнение за прогул или другие дисциплинарные проступки

Формулировка должна содержать конкретное нарушение и ссылку на соответствующий пункт ст. 81 ТК РФ (например, п. 6 – неоднократное неисполнение трудовых обязанностей).

Электронная трудовая книжка: преимущества и нюансы при увольнении

• Скорость: запись появляется в личном кабинете сотрудника мгновенно после подписания работодателем.
• Доступность: сотрудник может проверить correctness записи в любое время через портал «Госуслуги».
• Снижение риска ошибок: система подставляет стандартные формулировки и проверяет соответствие выбранного основания статье ТК РФ.
• Автоматическая передача данных в СФР: eliminates необходимость отдельной подачи сведений о стаже.
• Хранение: электронные записи хранятся бессрочно в защищённом государственном реестре, не подвержены физическому износу или утере.
• Необходимость ЭЦП: для подписания события требуется квалифицированная электронная подпись уполномоченного лица (руководитель, кадровый специалист).
• Переход с бумажной на электронную: если сотрудник ранее имел бумажную ТК и хочет перейти на ЭТК, работодатель должен оформить заявление о переходе и внести все предыдущие записи в электронный формат (это делается один раз при первом переходе).

С 2025 года все newly hired employees (первичное трудоустройство) обязаны иметь электронную трудовую книжку. Для тех, кто был принят до этой даты, переход остаётся добровольным, но рекомендуется для упрощения взаимодействия с государственными сервисами.

Права и обязанности сторон при оформлении ТК при увольнении

Обязанности работодателя

• Издать приказ об увольнении в течение последнего рабочего дня.
• Внести запись в трудовую книжку (бумажную или электронную) не позднее дня выдачи книжки сотруднику.
• Выдать трудовую книжку сотруднику под расписку (или обеспечить доступ к электронной записи).
• Произвести все расчёты (заработная плата, компенсация заunused отпуск, выходное пособие, если положено) и выдать справки о заработке и удержаниях;
• Передать сведения в Социальный фонд России (автоматически при использовании ЭТК, либо через форму СЗВ‑ТД при бумажной форме).

Права сотрудника

• Получить трудовую книжку в день увольнения (или в последний рабочий день).
• Требовать исправления ошибок в записи (неправильная формулировка, неверная дата, отсутствие печати).
• Получить справку о среднем заработке для назначения пенсии или пособий по безработице.
• В случае отказа в выдаче ТК или неправильного оформления обратиться в трудовую инспекцию или суд.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли сделать запись в трудовую книжку позже дня увольнения?

Нет. Согласно ст. 66 ТК РФ запись должна быть сделана не позднее дня выдачи книжки сотруднику. Задержка может быть признана нарушением прав работника.

Что делать, если в электронной трудовой книжке обнаружена ошибка?

Сотрудник направляет запрос работодателю с требованием исправить запись. Работодатель вносит исправление через свою кадровую систему, после чего обновлённая запись направляется в СФР и становится доступной сотруднику.

Нужно ли ставить печать на электронную трудовую книжку?

Нет. ЭТК не требует печати; достаточно электронной подписи уполномоченного лица.

Можно ли уволиться без отработки двух недель и как это отразится в ТК?

Отработка двух недель обязательна только при увольнении по собственному желанию, если иное не предусмотрено трудовым договором или коллективным договором. Если стороны согласны на более короткий срок (например, по соглашению сторон), запись делается с указанием соответствующего основания (ст. 78 ТК РФ).

Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки при приёме на новую работу?

Соискатель предоставляет выписку из своего личного кабинета на портале «Госуслуги» (раздел «Трудовая деятельность») либо разрешает работодателю запрашивать данные через интеграцию с СФР.

Оформление трудовой книжки при увольнении – важный этап, который фиксирует окончание трудовых отношений и влияет на будущие пенсионные и социальные права сотрудника. Соблюдение требований ТК РФ, приказов Минтруда и правил работы с электронными трудовыми книжками позволяет избежать споров, штрафов и недоразумений.

Ключевые рекомендации:

• Всегда сверяйте основание увольнения с формулировкой записи в ТК.
• При использовании электронной формы проверяйте, что запись передана в СФР и доступна сотруднику.
• Храните копии приказов и соглашений об увольнении не менее 50 лет (как требует законодательство о хранении кадровых документов).
• При возникновении сомнений консультируйтесь с юристом или специалистом по кадровому делу.

Соблюдая эти простые, но обязательные правила, работодатель обеспечит законность процедуры увольнения, а сотрудник получит надёжный документ, подтверждающий его трудовой путь.