Дата написания статьи: 23 мая 2026 г.
Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. При расторжении трудового договора работодатель обязан вернуть её сотруднику в определённый срок и надлежащим образом оформить запись об увольнении. Нарушение этого требования может повлечь выплату компенсации и административную ответственность.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ, ст. 84.1 – выдача трудовой книжки и иных документов в последний рабочий день.
- Постановление Правительства РФ от № 225 «О правилах ведения и хранения трудовых книжек».
- Разъяснения Роструда и Минтруда по вопросам выдачи трудовой книжки при увольнении.
Когда именно выдается трудовая книжка
Согласно ст. 84.1 ТК РФ и пунктам Правил ведения трудовых книжек, трудовая книжка выдается работнику:
- в последний рабочий день – дату увольнения;
- если работник уходит в отпуск с последующим увольнением – в последний рабочий день перед отпуском;
- при увольнении по инициативе работника, если заявление подано менее чем за три рабочих дня до увольнения – не позднее дня увольнения.
Таким образом, задержка выдачи допустима только в случае, когда работник фактически не может получить документ (например, находится на больничном или в командировке). В остальных ситуациях задержка является нарушением.
Порядок внесения записи об увольнении
Перед выдачей трудовой книжки необходимо сделать запись об увольнении. Алгоритм выглядит следующим образом:
- Определить номер записи по порядку (арабскими цифрами) – продолжает нумерацию предыдущих записей.
- Указать дату увольнения в формате дд.мм.гггг. Дата должна совпадать с последним днем фактической работы сотрудника. Если увольнение происходит непосредственно из отпуска, в качестве даты указывается последний день отпуска.
- Внести причину расторжения трудового договора (по соглашению сторон, по инициативе работника, по инициативе работника в связи с выходом на пенсию и т.д.). Если причина предоставляет работнику льготы или преимущества и была указана в заявлении, она обязательно отражается в записи.
- Подписать запись уполномоченным лицом (руководителем, кадровым работником) и поставить печать организации (при наличии).
Пример записи:
– Уволен по собственному желанию (в связи с выходом на пенсию). Подпись: _______________ Печать: [печать организации]
Особенности при разных основаниях увольнения
Увольнение по собственному желанию
Если работник указывает в заявлении причину, дающую право на льготы (например, выход на пенсию, забота о ребёнке-инвалиде), эта причина должна быть включена в запись в трудовой книжке. Иначе работник может лишиться полагающихся ему выплат или пособий.
Увольнение по инициативе работодателя
При увольнении по статье ТК РФ (например, сокращение штата, несоответствие занимаемой должности) запись формулируется соответственно. Важно точно указать основание, чтобы избежать споров при последующем трудоустройстве.
Увольнение в связи с выходом на пенсию
По разъяснениям Роструда запись имеет вид: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с выходом на пенсию». Дата увольнения – последний день работы перед назначением пенсии.
Электронная трудовая книжка
С 2021 года ведение трудовых книжек возможно в электронном виде через ПФР. При увольнении:
- работодатель формирует электронную запись об увольнении в личном кабинете работника на портале «Работа в России»;
- работник получает уведомление о внесении записи и может скачать справку о трудовой деятельности;
- выдача бумажного дубликата не требуется, если сотрудник согласен на электронный формат.
Если работник настаивает на получении бумажного документа, работодатель обязан выдать его наряду с электронной записью.
Что делать, если работник не может лично забрать трудовую книжку
В случаях, когда сотрудник отсутствует по уважительной причине (болезнь, командировка, отпуск), допускаются следующие варианты:
- Выдача трудовой книжки уполномоченному представителю работника по доверенности (нотариально заверенной).
- Направление документа почтой с уведомлением о вручении (заказным письмом). В этом случае дата получения считается днем вручения почтой.
- Хранение трудовой книжки у работодателя до момента, когда работник сможет её получить, с последующим оформлением акта о передаче.
Важно зафиксировать факт передачи (подпись получателя, отметка о почтовой отправке) – это защитит работодателя от претензий о задержке.
Ответственность за задержку выдачи трудовой книжки
За нарушение срока выдачи трудовой книжки работодатель может нести:
- Материальную ответственность – выплата среднего заработка за каждый день задержки (ст. 236 ТК РФ).
- Административную ответственность – штраф от 1 000 до 5 000 руб. для должностных лиц и от 30 000 до 50 000 руб. для организаций (ст. 5.27 КоАП РФ).
- Репутационные риски – негативное влияние на имидж компании и доверие сотрудников.
Чтобы избежать штрафов, рекомендуется:
- Заблаговременно готовить приказ об увольнении и запись в трудовой книжке.
- Проверять соответствие даты увольнения последнему дню работы.
- Оформлять акт о передаче трудовой книжки под роспись сотрудника (или его представителя).
- При использовании электронной трудовой книжки – своевременно вносить данные в ПФР и информировать работника.
Трудовая книжка выдается работнику в последний рабочий день – дату увольнения, исключая случаи, когда сотрудник фактически не может получить документ. Запись об увольнении должна содержать:
- номер записи по порядку;
- дата увольнения (соответствующая последнему дню работы или последнему дню отпуска);
- точное формулирование основания расторжения трудового договора;
- подпись ответственного лица и печать организации.
Соблюдение этих правил гарантирует отсутствие претензий со стороны бывшего сотрудника, защищает работодателя от штрафов и обеспечивает корректное ведение трудовой истории гражданина. При переходе на электронный формат трудовой книжки порядок остается тем же, но добавляется обязанность своевременно внести запись в электронный реестр ПФР и уведомить об этом работника.