Трудовой кодекс РФ четко определяет обязанность работодателя по выдаче трудовой книжки (или сведений о трудовой деятельности) в день увольнения сотрудника. Однако на практике часто возникают ситуации, когда этот документ не был передан. Что в таком случае должен делать работник? Какие риски несет работодатель? Разберем по порядку.
Базовое правило Трудового кодекса
Согласно части 6 статьи 84.1 ТК РФ, при прекращении трудового договора (увольнении) работодатель обязан в последний рабочий день выдать работнику его трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (если трудовая книжка не велась).
Основные сценарии невыдачи документа
Ситуации, когда документ не был выдан в день увольнения, обычно делятся на две категории:
- По вине работодателя (забыли, не подготовили, ушли в отпуск и т.д.).
- По объективным причинам или вине работника (работник не явился за документом, отказался его получить).
Работник не явился за трудовой книжкой в день увольнения
Если сотрудник по какой-либо причине (болезнь, командировка, личные обстоятельства) отсутствовал в день увольнения и не получил документ, работодатель не считается нарушившим закон сразу. Однако его обязанности не снимаются.
Алгоритм действий работодателя:
- В день увольнения необходимо направить работнику по его последнему известному адресу (указанному в трудовой книжке или заявлении) заказное письмо с уведомлением о необходимости явиться за документом либо дать письменное согласие на его отправку по почте.
- Если работник не реагирует, работодатель должен хранить документ у себя. При этом он обязан выдать его по первому письменному заявлению работника в течение трех рабочих дней с момента этого обращения.
Важно: Прокуратура и суды исходят из того, что если работодатель доказал факт направления уведомления, то ответственность за задержку после этого лежит на работнике, который не обратился за документом.
Работник отказывается получать трудовую книжку
Если сотрудник присутствовал, но отказался подписать акт приема-передачи или забрать документ, работодатель должен:
- Составить акт об отказе работника от получения трудовой книжки (с указанием даты, подписей свидетелей).
- Направить работнику заказное письмо с уведомлением и копией акта, предложив забрать документ или дать согласие на почтовую отправку.
- После этого хранить документ и выдать его по заявлению в течение 3 рабочих дней.
Что должен делать работник, если ему не выдали документ?
Если в день увольнения трудовую книжку (или сведения СТД-Р) не передали, работнику необходимо:
- Написать письменное заявление на имя руководителя работодателя с просьбой выдать трудовую книжку. В заявлении лучше указать, что оно является требованием об исполнении обязанности, предусмотренной ст. 84.1 ТК РФ.
- Передать заявление под расписку в канцелярию или направить заказным письмом с уведомлением.
- Если в течение трех рабочих дней после подачи заявления документ не выдали, можно обращаться в государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд.
Последствия для работодателя при задержке выдачи
Невыдача трудовой книжки (или сведений) в установленный срок влечет для работодателя серьезную материальную ответственность.
Возмещение неполученного заработка
Согласно части 7 статьи 84.1 ТК РФ и сложившейся судебной практике, если задержка выдачи произошла по вине работодателя (например, он не подготовил документ или не направил уведомление), он обязан возместить работнику средний заработок за весь период задержки.
Пример: Если сотрудник уволился 10 января, а трудовую книжку получил только 1 марта после обращения в ГИТ, работодатель должен выплатить ему средний заработок за период с 11 января по 1 марта (время, когда сотрудник не мог трудоустроиться из-за отсутствия документа).
Административная ответственность
Нарушение сроков выдачи трудовой книжки является административным правонарушением. По ст. 5.27 КоАП РФ работодателю (должностному лицу) грозит:
- Предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 руб. (для должностных лиц).
- Штраф от 30 000 до 50 000 руб. для юридических лиц.
Такие штрафы могут наложить инспекция труда или суд.
Особенности с 2024 года: сведения о трудовой деятельности (СТД-Р)
С 1 января 2024 года в большинстве случаев вместо традиционной трудовой книжки выдаются сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (утверждена Приказом Минтруда № 442н). Правила выдачи и ответственность за задержку идентичны. Если работник вел трудовую книжку, то при увольнении в нее вносятся записи, и она выдается по старым правилам.
Краткий алгоритм действий
Для работника:
- В день увольнения потребовать документ.
- Если не выдали — написать заявление под расписку.
- Через 3 рабочих дня после заявления — жаловаться в ГИТ или подавать иск в суд о взыскании неполученного заработка и выдаче документа.
Для работодателя:
- Выдавать документ в последний рабочий день.
- Если работник не явился — направить заказное уведомление.
- По первому заявлению работника выдать документ в течение 3 рабочих дней.
- Не хранить документ бесконечно — это создает риски потери и влечет ответственность.
Невыдача трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности при увольнении, серьезное нарушение, за которое работодатель несет материальную и административную ответственность. Работнику важно действовать оперативно: письменно требовать документ и, при необходимости, обращаться в контролирующие органы. Работодателю — соблюдать процедуру: выдавать в срок, фиксировать отказы и уведомления, чтобы минимизировать риски штрафов и исков о возмещении заработка.
Напоминание: Даже если сотрудник не явился за документом, работодатель обязан хранить его и выдать по первому обращению. Бесконечное хранение недопустимо.
Статья составлена на основе анализа актуального законодательства и судебной практики по состоянию на 22 мая 2026 года. Для получения персональной консультации рекомендуется обратиться к юристу.