Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина; При увольнении работника её выдача (или передача в электронный вид) регулируется Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ), в частности статьёй 140 ТК РФ, которая устанавливает единый и строгий срок для осуществления всех расчётов с работником.

Общие положения о трудовой книжке

• Трудовая книжка ведётся в бумажном виде либо в электронном формате (с 2021 г. допускается ведение электронной трудовой книжки – ЕТК).
• Записи в трудовой книжке делаются работодателем при приёме, переводе, увольнении и иных изменениях в трудовой деятельности.
• При увольнении работник имеет право получить трудовую книжку в день окончательного расчёта, если иное не предусмотрено законом.

Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении

1. Подготовка документов: бухгалтерия рассчитывает все суммы, причитающиеся работнику (заработная плата, компенсации, отпускные и т.д.).
2. Оформление приказа об увольнении: указывается основание (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя и т.п.).
3. Внесение записи в трудовую книжку: в разделе «Сведения о работе» делается запись об увольнении с указанием даты, основания и реквизитов приказа.
4. Выдача трудовой книжки: работнику вручается трудовая книжка под расписку в день окончательного расчёта (или в день, указанный в заявлении, если работник уволен по собственному желанию и отработал предусмотренный срок).
5. При электронной трудовой книжке: запись об увольнении формируется в личном кабинете работника на портале «Работа в России» и направляется работнику в электронном виде; бумажный дубликат выдаётся только по требованию сотрудника.

Сроки расчёта при увольнении (ст. 140 ТК РФ)

Согласно статье 140 ТК РФ, работодатель обязан в день увольнения выплатить:

• заработную плату за отработанное время;
• компенсацию за неиспользованный отпуск;
• иные выплаты, предусмотренные трудовым договором, коллективным договором или локальными нормативными актами (например, выходное пособие, премии).

Если день увольнения приходится на выходной или праздничный день, выплата производится в первый следующий рабочий день.

Особенности при разных основаниях увольнения

Увольнение по собственному желанию работника

• Сотрудник обязан предупредить работодателя за две недели (ст. 80 ТК РФ), если иное не предусмотрено трудовым договором (например, испытательный срок, сезонная работа).
• При невозможности отработать две недели (переезд, состояние здоровья и т;п.) работник может договориться с работодателем о более коротком сроке или о выплате компенсации за неотработанное время.
• После отработки предусмотренного срока трудовая книжка выдаётся в день увольнения.

Увольнение по инициативе работодателя

• Основания: сокращение штата, ликвидация организации, непрохождение испытательного срока, нарушение трудовой дисциплины и др.
• В случае сокращения штата или ликвидации работнику помимо расчёта полагается выходное пособие (среднемесячный заработок за один месяц) и, при наличии стажа, дополнительные выплаты.
• Трудовая книжка выдаётся в день увольнения вместе с расчётным листом.

Увольнение по соглашению сторон

• Стороны договариваются о дате увольнения, размере компенсации и иных условиях.
• Трудовая книжка выдаётся в согласованный день, который обычно совпадает с днём окончательного расчёта.

Электронная трудовая книжка (ЕТК) при увольнении

С 2021 г. ведение трудовой книжки в электронном виде стало обязательным для большинства работодателей. При увольнении:

• Запись об увольнении формируется в ЕТК через личный кабинет работника на портале «Работа в России».
• Работник получает уведомление о внесении записи и может скачать выписку из ЕТК в любой момент.
• Бумажный дубликат трудовой книжки выдаётся только по письменному требованию сотрудника (ст. 66.1 ТК РФ).

Ответственность работодателя за нарушение порядка выдачи трудовой книжки

Нарушение сроков выдачи трудовой книжки или неправильное оформление записи может повлечь:

• административную ответственность (штраф от 30 000 до 50 000 руб. для должностных лиц, от 50 000 до 100 000 руб. для организаций – ст. 5.27 КоАП РФ);
• возможность взыскания с работодателя компенсации за моральный вред, если действия работодателя привели к нарушению прав работника.

Практические рекомендации для работников и работодателей

Для работников

• Заблаговременно уведомите работодателя об intenzion уволиться, соблюдая срок предупреждения (две недели, если иное не предусмотрено).
• Перед днём увольнения запросите расчётный лист и сверьте все начисления.
• При получении трудовой книжки проверьте корректность записи о дате увольнения и основании.
• Если трудовая книжка электронная – сохраните выписку из ЕТК и проверьте её в личном кабинете.

Для работодателей

• Сформируйте приказ об увольнении не позже дня, предшествующего последнему рабочему дню сотрудника.
• Осуществите все расчёты в день увольнения (или первый следующий рабочий день при выходном/празднике).
• Внесите запись в трудовую книжку (бумажную или электронную) немедленно после подписания приказа.
• Получите расписку работника о получении трудовой книжки и расчётного листа.
• При ведении ЕТК обеспечьте своевременную передачу данных в ПФР через СЗВ‑ТД.

Трудовая книжка – важный документ, подтверждающий трудовую стаж и права работника. При увольнении её выдача (или передача в электронный вид) регулируется чёткими нормами ТК РФ, особенно статьёй 140 ТК РФ, которая гарантирует своевременный расчёт и выдачу документа. Соблюдение установленного порядка защищает интересы обеих сторон: работник получает все причитающиеся выплаты и подтверждение своего трудового пути, а работодатель избегает административных штрафов и возможных судебных споров.

Следуя вышеизложенным рекомендациям и учитывая актуальные изменения в законодательстве (включая поправки от 2025 г.), можно обеспечить корректное и законное оформление увольнения, минимизировать риски конфликтов и поддерживать доверительные отношения в коллективе.