Когда выдается трудовой книжка?

Трудовую книжку выдают в следующих случаях:

1. При увольнении по инициативе работодателя;
2. При увольнении по собственному желанию сотрудника (если в трудовом договоре предусмотрено, что трудовая книжка выдается при увольнении);
3. При прекращении действия временного трудового договора (если сотрудник имеет запись в книжке).

Как оформить заявление о выдаче трудовой книжки

Заявление о выдаче трудовой книжки – это письменный запрос сотрудника (или его законного представителя) к работодателю с требованием выдать документ. Ниже – образец заявления и пояснения, как его правильно оформить.

Образец заявления

Заявление

о выдаче трудовой книжки в связи с увольнением

Я, ФИО сотрудника, паспорт: серия, номер, выдан кем дата, прошу выдать мне трудовую книжку (книга № №) в связи с увольнением с места работы по решению работодателя от дата.

Приложения:
Копия трудового договора;
Приказ об увольнении (при наличии);
Копия паспорта.

Заявление подписывается сотрудником и передается в отдел кадров или к руководителю организации.

Что должно быть указано в заявлении

• ФИО сотрудника полностью;
• Номер и серия паспорта, дата выдачи;
• Дата увольнения (или дата, с которой ожидается увольнение);
• Основание увольнения (по инициативе работодателя, по собственному желанию и т.д.);
• Номер и дата приказа об увольнении (если есть);
• Список приложений (копии документов).

Порядок выдачи трудовой книжки

После получения заявления работодатель обязан в течение трёх рабочих дней (ст. 64 ТК РФ) выдать трудовую книжку. Процедура выглядит так:

1. Сотрудник подаёт заявление в отдел кадров.
2. Кадровый отдел проверяет наличие записи о работе сотрудника в трудовой книжке.
3. Если запись отсутствует (например, сотрудник работал только на электронном виде), выдаётся выписка из трудовой деятельности (форма № Т-2) вместо книжки.
4. В случае наличия записи – выдаётся оригинальная трудовая книжка.
5. Подпись сотрудника в книжке фиксируется в журнале выдачи;

Частые вопросы и ответы

• Можно ли получить трудовую книжку по почте? – Да, при согласии работодателя документ можно отправить по почте заказным письмом с уведомлением.
• Что делать, если трудовая книжка утеряна? – При утере выдаётся дубликат, оформленный в соответствии с п. 3 ст. 64 ТК РФ. Для этого нужно подать заявление о выдаче дубликата и приложить копию паспорта.
• Сколько стоит выдать дубликат? – По закону дубликат выдается бесплатно. Однако некоторые организации могут взимать небольшую административную плату, но это должно быть указано в локальных нормах.
• Можно ли заменить трудовую книжку на электронный документ? – С 2025 года в РФ действует система электронных трудовых книжек. При согласии сторон можно оформить запись в электронном виде, однако оригинальная бумажная книжка всё равно может потребоваться при определённых видах обращения в государственные органы.

Полезные рекомендации

• Сохраняйте копии всех документов. Приём заявления и приказ об увольнении – важные доказательства.
• Проверяйте сроки выдачи. Если документ не выдан в установленный законом срок, можно подать запрос в трудовую инспекцию.
• Уточняйте форму выдачи. Если вам предлагают выдать только выписку вместо книжки, уточните, почему это так, и требуйте оформить дубликат.
• Не откладывайте. При получении уведомления об увольнении сразу подготовьте заявление и соберите необходимые копии.

Заявление о выдаче трудовой книжки в связи с увольнением – обязательный документ, который позволяет сотрудникам официально зафиксировать свой трудовой стаж и получить необходимые доказательства занятости. Соблюдая установленные сроки и требования, вы сможете без проблем оформить все кадровые процедуры и перейти к следующему этапу профессиональной деятельности.

Если у вас возникнут сложности с оформлением заявления или выдачей трудовой книжки, рекомендуем обратиться в службу кадров вашей организации или в трудовую инспекцию за консультацией.