Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 84.1), работодатель обязан выдать её сотруднику в день увольнения (последний день работы) с внесённой записью о расторжении трудового договора. Ниже подробно рассмотрены все этапы этой процедуры, а также нюансы, связанные с электронными и бумажными вариантами книжек.

Нормативная база

• Статья 84.1 ТК РФ – выдача трудовой книжки при увольнении.
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О ведении трудовых книжек и выдаче справок о трудовой деятельности».
• Федеральный закон от № 439-ФЗ «О электронной трудовой книжке» (в части перехода на электронный формат).

Когда и как выдаётся трудовая книжка

Срок выдачи

Согласно п. 4 ст. 84.1 ТК РФ, трудовая книжка должна быть выдана в день увольнения, то есть в последний день фактической работы сотрудника. Если работник уволен из отпуска, последним днём считается последний день отпуска.

Порядок действий работодателя

1. Подготовка приказа об увольнении (форма Т-8 или аналогичная).
2. Внесение записи в трудовую книжку:
   • Номер записи по порядку (арабскими цифрами).
   • Дата увольнения (в формате ДД.ММ.ГГГГ).
   • Основание увольнения (например, «по собственному желанию», «по соглашению сторон», «по инициативе работодателя» и т.д.).
   • Номер и дата приказа об увольнении.
   • При наличии льготного основания (например, выход на пенсию, уход за ребёнком до 1,5 лет) – указание этой причины в заявлении и последующее дублирование в записи.
3. Подпись уполномоченного лица (руководитель или уполномоченный представитель отдела кадров) и печать организации (если она используется).
4. Вручение трудовой книжки сотруднику под роспись в специальном журнале учета выдачи трудовых книжек (или в электронном виде – подтверждение получения в системе ЭТК).

Выдача при электронной трудовой книжке (ЭТК)

Если у сотрудника ведётся электронная трудовая книжка, работодатель:

• Вносит сведения об увольнении в личную карточку сотрудника в системе ПФР (или иной уполномоченной организации).
• Выдаёт справку СТД‑Р (сведения о трудовой деятельности) в день увольнения, если сотрудник требует бумажного подтверждения.
• Уведомляет сотрудника о возможности просмотра и выгрузки данных из личного кабинета на портале «Госуслуги» или через мобильное приложение ПФР.

Что делать, если работник не забрал трудовую книжку?

Согласно разъяснениям КонсультантПлюс и ГАРАНТ:

• Работодатель обязан хранить трудовую книжку не менее пяти лет с даты увольнения.
• Сотрудник может получить документ позже, подав письменное заявление о выдаче дубликата или оригинала. В этом случае выдача производится в течение трёх рабочих дней с момента получения заявления.
• Если трудовая книжка была утеряна по вине работодателя, последний обязан выдать дубликат за свой счёт и компенсировать возможный ущерб (например, задержку в трудоустройстве).

Ответственность за задержку выдачи

За нарушение срока выдачи трудовой книжки (или справки СТД‑Р) работодатель может быть привлечён к административной ответственности:

• Штраф от 1 000 до 5 000 рублей для должностных лиц (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Штраф от 30 000 до 50 000 рублей для организаций.
• В случае возникновения у сотрудника убытков (например, невозможность трудоустроиться) возможно взыскание компенсации через суд.

Образец записи об увольнении в трудовой книжке

Запись № 12
 – уволен по собственному желанию.
Приказ № 45 от .

Если увольнение связано с льготным основанием (например, выход на пенсию), запись дополнительно указывает:

Запись № 13

 – уволен в связи с выходом на старость пенсию.
Приказ № 78 от .

Список документов, которые работодатель обязан выдать при увольнении в 2026 году

• Трудовая книжка (бумажная) или справка СТД‑Р (для владельцев ЭТК).
• Справка о доходах и суммах удержанного НДФЛ (форма 2‑НДФЛ).
• Справка о среднем заработке для расчёта пособия по безработице (при необходимости).
• Справка о периодах страхования для расчёта пенсии (СЗВ‑М или СТД‑Р).
• Копия приказа об увольнении (по требованию сотрудника).
• Иные документы, предусмотренные внутренними локальными актами компании (например, акт о проведении инвентаризации имущества).

Практические рекомендации для кадровой службы

1. Завести чек‑лист выдачи документов при увольнении, включающий пункт о трудовой книжке/СТД‑Р.
2. Использовать электронный журнал учёта выдачи трудовых книжек (можно в 1С:ЗУП или аналогичной системе) для автоматического контроля сроков.
3. При переходе на ЭТК организовать обучение сотрудников работе с личным кабинетом ПФР и получением справок СТД‑Р.
4. Хранить копии приказов и заявлений об увольнении в течение срока давности по трудовым спорам (три года).
5. При задержке выдачи немедленно информировать сотрудника о причинах и предлагать компенсацию (например, выплату среднего заработка за дни задержки).

Выдача трудовой книжки при увольнении – это не просто формальность, а законное право работника, защищённое ст. 84.1 ТК РФ. Соблюдение установленных сроков и правил оформления записи помогает избежать штрафов, судебных споров и поддерживает репутацию компании как надёжного работодателя. Независимо от того, ведётся ли трудовая книжка в бумажном или электронном виде, ключевым остаётся своевременное и точное внесение сведений об увольнении и обеспечение возможности сотрудника получить документ в день прекращения трудового договора.