Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника․ При увольнении работодатель обязан внести в неё точные и полные сведения о прекращении трудового договора․ Ниже представлена пошаговая инструкция, образцы записей и рекомендации по избежанию типичных ошибок․
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ – ст․ 84․1 (запись в трудовой книжке при увольнении)․
- Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек и выдачи справок о трудовой деятельности»․
- ФЗ № 439-ФЗ от «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в части электронного документооборота» (электронная трудовая книжка)․
Что именно записывается при увольнении?
В разделе «Сведения о работе» делается запись, содержащая:
- Дата увольнения (число, месяц, год)․
- Основание увольнения (статья ТК РФ, например, п․ 1 ч․ 1 ст․ 77 – по собственному желанию; п․ 2 ч․ 1 ст․ 81 – сокращение штата и т․д․)․
- Номер и дата приказа о увольнении (например, «Приказ № 123 от »)․
- Формулировка записи – стандартный текст, утверждённый Правилами ведения трудовых книжек․
Пошаговая инструкция по заполнению
- Подготовьте документы:
- Трудовую книжку сотрудника․
- Приказ об увольнении (оригинал и копия)․
- Трудовой договор (для сверки должности, подразделения)․
- Определите точную дату увольнения – последний день работы, указанный в приказе․
- Выберите правильную статью ТК РФ в зависимости от основания увольнения (см․ таблицу ниже)․
- Сформируйте текст записи по образцу:
Пример записи при увольнении по собственному желанию: 2026 г․ мая 15 г․ уволен по собственному желанию (п․ 1 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ) в соответствии с приказом № 123 от ․
Запись вносится ручкой синего или чёрного цвета, без сокращений, за исключением общепринятых (г․, г․г․, №)․ После записи ставится подпись уполномоченного лица (обычно руководителя отдела кадров) и печать организации․
Таблица оснований увольнения и соответствующих статей ТК РФ
| Основание увольнения | Статья ТК РФ | Пример формулировки |
|---|---|---|
| По собственному желанию | п․ 1 ч․ 1 ст․ 77 | уволен по собственному желанию (п․ 1 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ) в соответствии с приказом № … от … |
| По соглашению сторон | п․ 1 ч․ 1 ст․ 78 | уволен по соглашению сторон (п․ 1 ч․ 1 ст․ 78 ТК РФ) в соответствии с приказом № … от … |
| Сокращение штата или численности | п․ 2 ч․ 1 ст․ 81 | уволен в связи с сокращением штата (п․ 2 ч․ 1 ст․ 81 ТК РФ) в соответствии с приказом № … от … |
| Несоответствие занимаемой должности | п․ 3 ч․ 1 ст․ 81 | уволен в связи с несоответствием занимаемой должности (п․ 3 ч․ 1 ст․ 81 ТК РФ) в соответствии с приказом № … от … |
| Систематическое неисполнение трудовых обязанностей | п․ 5 ч․ 1 ст․ 81 | уволен за систематическое неисполнение трудовых обязанностей без уважительной причины (п․ 5 ч․ 1 ст․ 81 ТК РФ) в соответствии с приказом № … от … |
| Прогул | п․ 6 ч․ 1 ст․ 81 | уволен за прогул (п․ 6 ч․ 1 ст․ 81 ТК РФ) в соответствии с приказом № … от … |
| Выход на пенсию | п․ 3 ч․ 1 ст․ 77 | уволен в связи с выходом на пенсию (п․ 3 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ) в соответствии с приказом № … от … |
Особенности заполнения электронной трудовой книжки (ЭТК)
С ведение трудовых книжек возможно в электронном виде через портал «Госуслуги» или специализированные кадровые системы (например, 1C:ЗУП, SAP SuccessFactors)․ При увольнении в ЭТК:
- Сведения вносятся автоматически на основании приказа, загруженного в систему․
- Формулировка записи формируется по шаблону, утверждённому Минтруда․
- После внесения записи сотрудник получает уведомление в личном кабинете на Госуслугах и может скачать выписку из ЭТК․
- Нужен электронный подпись уполномоченного лица (КЭП) для подтверждения достоверности записи․
Типичные ошибки и как их избежать
- Неправильная статья ТК РФ – приводит к оспариванию записи в суде․ Всегда сверяйте основание увольнения с текстом приказа и трудовым договором․
- Сокращения, не предусмотренные Правилами (например, «г․» вместо «год»)․ Используйте только допустимые сокращения․
- Отсутствие номера и даты приказа – запись считается неполной․ Вносите полные реквизиты приказа․
- Нечитаемый почерк – может привести к необходимости выдачи дубликата․ Пишите разборчиво, лучше печатными буквами․
- Отсутствие подписи и печати – запись не имеет юридической силы․ Не забывайте ставить подпись уполномоченного лица и печать организации․
Образец заполнения трудовой книжки при различных основаниях увольнения
Увольнение по собственному желанию
2026 г․ мая 15 г․ уволен по собственному желанию (п․ 1 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ) в соответствии с приказом № 123 от ․
Увольнение по соглашению сторон
2026 г․ июня 01 г․ уволен по соглашению сторон (п․ 1 ч․ 1 ст․ 78 ТК РФ) в соответствии с приказом № 45 от ․
Увольнение в связи с сокращением штата
2026 г․ июля 20 г․ уволен в связи с сокращением штата (п․ 2 ч․ 1 ст․ 81 ТК РФ) в соответствии с приказом № 78 от ․
Увольнение за прогул
2026 г․ августа 10 г․ уволен за прогул (п․ 6 ч․ 1 ст․ 81 ТК РФ) в соответствии с приказом № 102 от ․
Что делать, если записана неверно?
- Составить служебную записку о необходимости исправления ошибки․
- Выдать сотруднику дополнительный лист к трудовой книжке с правильной записью (ссылка на первоначальную запись, пометка «Исправлено»)․
- Внести исправление в электронную трудовую книжку (если ведётся ЭТК) с указанием даты исправления и основания․
- При невозможности исправить (например, повреждена обложка) оформить дубликат трудовой книжки в соответствии с Постановлением Правительства № 225․
Полезные ссылки и реквизиты
- Министерство труда и социальной защиты РФ – нормативные акты, образцы записей․
- Портал Госуслуг – ведение электронной трудовой книжки․
- КонсультантПлюс – поиск статей ТК РФ и комментариев․
Правильное заполнение сведений об увольнении в трудовой книжке – важная часть кадрового документооборота, которая защищает права как работника, так и работодателя․ Следуя представленной инструкции, используя актуальные нормативные акты и избегая типичных ошибок, вы обеспечите корректность и юридическую значимость записей в трудовой книжке (как бумажной, так и электронной)․
Удачной работы в сфере кадрового учёта!