Увольнение сотрудника – процесс, требующий особого внимания к деталям, особенно в части оформления трудовой книжки․ Правильно заполненный документ защищает обе стороны от недоразумений и юридических рисков․ В статье ниже собраны все необходимые сведения: от правовых основ до конкретного образца заполнения․

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка – официальный документ, фиксирующий:

• место и дату рождения работника;
• сведения о месте и периоде работы;
• разряды, ставки и условия труда;
• сведения о профсоюзных, учебных и иных отношениях․

Он подтверждает трудовой стаж и позволяет работнику легко находить новую работу․

Как изменились формы трудовой книжки с 2023 г․?

С 1 января 2023 г․ в России введена новой образец трудовой книжки и её вкладыши․ Основные изменения:

1. Упрощённый дизайн – 2‑страничный документ + 2‑страничные вкладыши․
2. Возможность заполнения как в бумажном, так и в электронном виде․
3. Уточнённые поля для сведений о дополнительных формах занятости․

Электронный вариант доступен через сервис Мой работник и может быть распечатан при необходимости․

Пошаговая инструкция по оформлению при увольнении

Подготовка документа

За 3‑5 рабочих дней до увольнения необходимо:

• Сформировать трудовую книжку в установленном порядке․
• Подготовить вкладыши (если они требуются)․
• Сформировать форму ЕФС‑1 (трудовой договор, приказ об увольнении и т․д․)․

Заполнение полей «Разрядов» и «Стаж»

В колонке «Разряд» указываются все места работы с указанием:

1. Наименования организации;
2. Сведения о подразделении;
3. Дата начала работы;
4. Дата окончания работы (или «по настоящее время»)․

В колонке «Стаж» учитывается суммарный период работы по каждому месту, включая совмещения․

Оформление при увольнении

После того как сотрудник получает приказ об увольнении, необходимо:

1. Внести в трудовую книжку сведения об увольнении (дата, основание)․
2. Поставить подпись сотрудника в полях «Подпись работника» и «Подпись руководителя»․
3. При необходимости – оформить вкладыш с дополнительными сведениями (например, сведения о премировании, отпуске)․

Сдача формы ЕФС‑1

На следующий рабочий день после увольнения работодатель обязан сдать форму ЕФС‑1, в которую включаются:

• ьный лист;
• Подраздел 1 – сведения о трудовом договоре;
• Подраздел 1․1 – сведения о стаже и разрядах․

Эта форма служит подтверждением факта увольнения и передаётся в пенсионный фонд․

Образец заполнения трудовой книжки при увольнении

Ниже представлен типовой образец заполнения (бумажный вариант)․

Раздел «Место работы»

Раздел «Примечания» (вкладка «Вкладыш») – при необходимости указываются сведения о премировании, отпуске, профсоюзных отношениях․

Часто задаваемые вопросы

Как оформить электронную трудовую книжку?

Электронный документ создаётся в личном кабинете на портале Мой работник․ После заполнения всех полей система генерирует PDF‑файл, который можно распечатать или отправить в электронном виде новому работодателю․

Что делать, если сотрудник ушёл в отставку до окончания срока?

В этом случае в колонке «Дата окончания» указывается дата фактического увольнения, а в поле «Примечание» указывается основание – «по собственному желанию»․ При этом в форму ЕФС‑1 вносятся соответствующие сведения․

Нужно ли оформлять отдельный документ при увольнении по соглашению сторон?

Да․ При увольнении по соглашению сторон оформляется соглашение об увольнении, которое подписываеться обеими сторонами и прилагается к приказу об увольнении․ В трудовой книжке в соответствующем поле указываются сведения об этом соглашении․

Краткое резюме

Оформление трудовой книжки при увольнении – это обязательный процедурный шаг, требующий точного заполнения полей, своевременной сдачи формы ЕФС‑1 и, при необходимости, оформления дополнительных вкладышей․ Соблюдая приведённый образец и следуя пошаговой инструкции, работодатель обеспечивает прозрачность отношений и защищает себя от возможных юридических споров․

Если у вас возникнут дополнительные вопросы – обратитесь к специалисту по персоналу или в юридический отдел вашей организации․