Увольнение — это всегда стрессовая ситуация, сопровождающаяся множеством бюрократических процедур; Одной из самых важных задач для сотрудника является своевременное получение документов, подтверждающих трудовой стаж. В 2026 году процесс выдачи трудовой книжки имеет свои особенности, связанные с завершением переходного периода на электронные трудовые книжки (ЭТК). В этой статье мы подробно разберем, как и когда работник должен получить свой документ, что делать в случае задержки и какие изменения вступили в силу с 1 января 2026 года.

Электронные и бумажные трудовые книжки: ситуация в 2026 году

С 1 января 2026 года в России официально завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это означает, что:

• Для всех работников, впервые устраивающихся на работу после 1 января 2020 года, ведутся только электронные трудовые книжки.
• Для сотрудников, сохранивших бумажную трудовую книжку до 2026 года, она остается действительной, но запись об увольнении в нее вносится в день прекращения трудового договора.
• Основным источником информации о стаже теперь становится реестр электронных трудовых книжек, доступный через портал «Госуслуги» или личный кабинет на сайте Социального фонда России (СФР).

Несмотря на цифровизацию, вопрос выдачи бумажного экземпляра (если он велся) или выписки из электронной базы остается критически важным для подтверждения стажа при выходе на пенсию или устройстве в госорганы.

Сроки выдачи трудовой книжки при увольнении

Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку (или предоставить сведения о трудовой деятельности) в последний день работы.

Важные нюансы:

1. День выдачи: Если в последний день работы сотрудник отсутствовал (например, болел или был в отпуске), работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправку ее по почте.
2. Почтовая пересылка: Со дня направления уведомления ответственность работодателя за задержку выдачи документа снимается. Если работник дал письменное согласие, книжку могут отправить почтой заказным письмом с уведомлением.
3. Электронный формат: Сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р) работодатель обязан предоставить работнику в день увольнения в электронном виде (подписанную усиленной квалифицированной электронной подписью) или в виде бумажной копии, заверенной подписью руководителя и печатью организации (при наличии).

Что делать, если работодатель задерживает выдачу?

Задержка выдачи трудовой книжки по вине работодателя — это серьезное нарушение. Если вам не отдают документ в последний день работы без законных на то причин, вы имеете право:

• Потребовать письменное объяснение от работодателя о причинах задержки.
• Обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ). Инспекция может выдать предписание об устранении нарушения.
• Подать иск в суд. В случае задержки выдачи трудовой книжки по вине работодателя, он обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок (ст. 234 ТК РФ).
• Потребовать компенсацию морального вреда.

Как отмечали в Министерстве труда и социальной защиты, задержка выдачи документа недопустима, так как это препятствует трудоустройству гражданина на новом месте.

Алгоритм действий работника при увольнении

Чтобы обезопасить себя и гарантировать получение документов, следуйте этому плану:

Шаг 1. Проверка записи

В последний день работы внимательно проверьте запись об увольнении в бумажной трудовой книжке (если она ведется). Убедитесь, что:

• Указана правильная дата увольнения.
• Верно указана причина увольнения со ссылкой на статью ТК РФ.
• Запись заверена подписью работодателя и печатью организации (если она используется).

Шаг 2. Получение формы СТД-Р

Даже если у вас есть бумажная книжка, обязательно потребуйте справку по форме СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности). Это ваш главный документ в эпоху ЭТК, подтверждающий актуальность данных в электронном реестре.

Шаг 3. Фиксация факта получения

При получении бумажной трудовой книжки вы должны расписаться в книге учета движения трудовых книжек и в личной карточке работника. Если документ отправляют почтой, сохраните копию уведомления и трек-номер.

Часто задаваемые вопросы

Может ли работодатель удерживать трудовую книжку из-за материального ущерба?

Нет. Трудовая книжка — это документ строгой отчетности, принадлежащий работнику. Работодатель не имеет права удерживать ее в качестве обеспечения материальной ответственности или по любой другой причине. Все споры о выплатах решаются в отдельном порядке, но не через удержание документов.

Что делать, если трудовая книжка утеряна работодателем?

В этом случае работодатель обязан по последнему месту работы оформить работнику новую трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности (для ЭТК данные восстанавливаются из реестра СФР). Если утеряна бумажная книжка, работодатель выдает справку о периодах работы, которую можно использовать для восстановления стажа через архивы или суд.

Нужно ли забирать бумажную книжку, если я перешел на электронную?

Если вы писали заявление о переходе на ЭТК, бумажная трудовая книжка все равно остается у вас на руках. Работодатель вносит в нее запись о подаче заявления, но не сдает в архив. При увольнении вы забираете ее с внесенной записью об увольнении.

Получение трудовой книжки и сведений о трудовой деятельности в день увольнения — это ваше законное право. В условиях 2026 года, когда электронные реестры стали основным инструментом учета стажа, важно не только получить на руки бумажный документ (если он есть), но и убедиться, что данные в электронном виде (форма СТД-Р) корректны и подписаны. В случае любых нарушений со стороны работодателя не бойтесь обращаться в контролирующие органы, так как закон в этом вопросе полностью на стороне сотрудника.