Увольнение — это всегда стрессовый процесс, который сопровождается не только прощанием с коллективом, но и важными юридическими процедурами. Одним из ключевых моментов расторжения трудового договора является возврат работнику его персональных документов. Самый частый вопрос, который возникает у обеих сторон: в какие сроки и при каких условиях выдается трудовая книжка при увольнении? В этой статье мы подробно разберем законодательные нормы, возможные нюансы и нововведения, связанные с переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК).
Главное правило: день увольнения
Согласно статье 84.1 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка выдается работнику при увольнении в день прекращения трудового договора. Днем увольнения считается последний рабочий день сотрудника. В этот же день работодатель обязан произвести окончательный расчет и выплатить все причитающиеся работнику суммы.
Однако на практике бывают ситуации, когда выдать документ лично в руки в последний рабочий день невозможно. Рассмотрим возможные сценарии:
Работник присутствует на рабочем месте
Если в свой последний рабочий день сотрудник находится на рабочем месте, процедура максимально проста:
- Кадровик или руководитель вносит в трудовую книжку запись об увольнении (с обязательным указанием статьи, пункта и части ТК РФ, а также ссылки на приказ).
- Работник знакомится с записью под роспись в личной карточке и в самой трудовой книжке (или книге учета движения трудовых книжек).
- Документ выдается на руки.
Работник отсутствует в день увольнения
Часто бывает так, что сотрудник в последний день находится на больничном, в отпуске или просто не появляется на работе без предупреждения. В таком случае работодатель обязан:
- Направить работнику уведомление (заказным письмом с описью вложения) о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку ее по почте.
- Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
- Если работник дал письменное согласие, документ отправляется почтой (ценным письмом с описью вложения).
Когда работник не может прийти сам
Если уволенный сотрудник не может забрать документ лично (например, уже уехал в другой город), он может оформить нотариальную доверенность на любое лицо. По такой доверенности представитель имеет право забрать трудовую книжку, расписавшись в книге учета.
Ответственность работодателя за задержку
Трудовая книжка — это документ, подтверждающий стаж и опыт работы. Без нее устроиться на новую работу крайне сложно. Поэтому закон строго карает работодателей за несвоевременную выдачу:
- Материальная ответственность: Работодатель обязан возместить работнику неполученный заработок за каждый день задержки (статья 234 ТК РФ). Дни задержки считаются со дня, следующего за днем увольнения, по день выдачи документа.
- Административная ответственность: Штраф по статье 5.27 КоАП РФ для должностных лиц и ИП — от 1 000 до 5 000 рублей, для юрлиц — от 30 000 до 50 000 рублей.
Важно помнить: если работодатель задерживает выдачу трудовой книжки по вине самого работника (например, тот уклоняется от получения), ответственность с работодателя снимается.
Особенности записей при увольнении
Запись об увольнении должна быть сформулирована строго в соответствии с Трудовым кодексом. Например:
- При увольнении по собственному желанию: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
- При увольнении в связи с выходом на пенсию: согласно разъяснениям Роструда, в трудовую книжку вносится запись следующего содержания: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с выходом на пенсию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Любые неточности в формулировках могут привести к проблемам с подтверждением стажа в Социальном фонде России (СФР), поэтому кадровикам следует быть предельно внимательными.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): что изменилось в 2026 году?
Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК).
Что это значит для работников и работодателей?
Выдача ЭТК при увольнении
Если сотрудник перешел на электронный формат ведения стажа, бумажная трудовая книжка ему больше не выдается при увольнении в традиционном понимании. Вместо этого:
- Работодатель в день увольнения передает сведения о прекращении трудового договора в Социальный фонд России (СФР) через систему электронного документооборота.
- Сведения отражаются в личном кабинете гражданина на портале Госуслуг или в приложении СФР практически в режиме реального времени.
- Бумажная трудовая книжка (если она сохранилась) выдается работнику на руки в качестве справки за весь предыдущий период работы до перехода на ЭТК. В нее вносится запись о подаче сведений о стаже в электронном виде.
Совместители и ЭТК
Отдельный вопрос возникает у совместителей. Если сотрудник работает в организации как штатный и как внутренний совместитель, и им было написано заявление на переход на ЭТК, работодатель обязан подавать электронные сведения как по основному месту работы, так и по совместительству. При увольнении совместителя данные также незамедлительно уходят в СФР.
С помощью электронной цифровой книжки россияне всегда могут проверить, передает ли работодатель сведения в Социальный фонд России и какая информация о них хранится в базе. Это значительно снижает риск потери стажа из-за халатности работодателя.
Что делать, если ваши права нарушены?
К сожалению, статистика по соблюдению трудового законодательства показывает, что нарушения при увольнении — не редкость. Если работодатель отказывается выдать трудовую книжку:
- Не уходите молча. Требуйте выдачи документа письменно (составьте заявление в двух экземплярах, один с отметкой о принятии оставьте себе).
- Обращайтесь в инспекцию труда (ГИТ). Жалобу можно подать онлайн через портал «Онлайнинспекция.рф». Инспекторы проведут проверку и выдадут предписание.
- Обращайтесь в суд. Суд обяжет работодателя внести запись об увольнении в трудовую книжку (или передать данные в СФР), а также выплатить работнику задолженность, компенсацию за задержку и возмещение морального вреда.
Трудовая книжка — это ваш главный документ о трудовой деятельности. Помните, что при увольнении она должна быть выдана строго в последний рабочий день. Задержка документа без уважительных причин незаконна и наказуема. А с полным переходом на ЭТК в 2026 году процесс подтверждения стажа становится проще и прозрачнее, однако бдительность и знание своих прав остаются главными инструментами защиты работника в любых трудовых отношениях.