При увольнении сотрудника работодатель обязан оформить и передать ему трудовую книжку. Этот документ фиксирует весь трудовой путь сотрудника и служит основанием для расчёта стажа, пособий, пенсии и иных выплат. Ниже подробно рассматриваем, какие требования предъявляются к выдаче трудовой книжки, какие виды её оформления существуют и как правильно оформить процесс увольнения.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются сведения о:
- местах и сроках работы;
- должностях и должностных ставках;
- сведениях о трудовом договоре;
- окладах и иных важных деталях трудовой деятельности.
Он используется при расчёте:
- пенсионного возраста и страхового стажа;
- компенсаций за увольнение;
- перехода на новую работу (особенно при приёме в государственные организации).
Электронная vs. Бумажная трудовая книжка
Согласно ст. 66 ТК РФ, работник может вести трудовую книжку в двух формах:
- Бумажная – традиционный вариант, хранящийся в виде бумажного документа.
- Электронная – сведения о трудовой деятельности хранятся в электронной базе СФР (Социального фонда России).
Электронный вариант появился в 2020 г. и упрощает хранение и перенос данных. При этом:
- Для сотрудников, принятых с 1 февраля 2026 г., книжка открывается автоматически в электронном виде.
- Сотрудники, принятые ранее, могут самостоятельно выбрать форму.
Когда выдаётся трудовая книжка при увольнении?
Трудовую книжку необходимо выдать в следующие сроки:
- При увольнении по инициативе работодателя – в течение трёх дней с даты увольнения.
- При увольнении по собственному желанию – в течение двух недель после подачи заявления.
Если работник уходит в отставку, книжка передаётся ему лично или в электронном виде (по его запросу).
Как правильно оформить выдачу трудовой книжки?
Ниже пошаговая инструкция для работодателя:
- Соберите необходимые сведения о трудовой деятельности сотрудника (все записи, сделанные в книжке за время работы).
- Проверьте наличие электронного экземпляра (если сотрудник использовал электронную форму). При необходимости сформируйте PDF‑отчёт.
- Подготовьте документ‑выдачу (шаблон «Акт передачи трудовой книжки»). В нём указываются:
- ФИО сотрудника;
- Дата увольнения;
- Номер и серия бумажной книги (если имеется);
- Сведения о выплатах, компенсациях и т.д.
- Передайте книжку сотруднику лично или отправьте по почте/электронной почте с подтверждением получения.
- Сохраните копию акта в личном деле работодателя минимум 5 лет.
Что делать, если книжка потеряна или повреждена?
В случае утраты или порчи трудовой книжки работник имеет право запросить выписку из СФР, где хранятся все сведения о его трудовой деятельности. Эта выписка считается официальным документом, подтверждающим стаж и условия работы.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли отказать в выдаче трудовой книжки? Нет. Закон обязывает работодателя предоставить её в установленные сроки.
- Нужна ли подпись сотрудника при получении? Да, подпись в акте подтверждает факт получения документа.
- Как поступить, если сотрудник ушёл в другой город? Книжку можно отправить по почте с описью вложения или передать через электронную почту.
- Что делать, если сотрудник отказывается принимать книжку? Сотрудник может оформить заявление о получении документа позже; работодатель сохраняет подтверждение попытки выдачи.
Трудовую книжку необходимо выдать каждому сотруднику при увольнении в установленные сроки. Это важный документ, который фиксирует весь трудовой путь работника и используется при расчёте пенсии, компенсаций и других выплат. При этом работодатель может выбрать форму – бумажную или электронную, но обязан обеспечить своевременную и законную передачу.
Соблюдение этих требований помогает избежать юридических споров и гарантирует защиту прав как работодателя, так и сотрудника.