Трудовой книжкой (ТК) или сведениями о трудовой деятельности (СТД) завершается трудовые отношения между работником и работодателем. Правильное оформление этого этапа критически важно для обеих сторон: для сотрудника — как подтверждение стажа для будущей пенсии, для работодателя — как исполнение обязательств по Трудовому кодексу РФ и минимизация рисков споров и штрафов.

Главное правило: сроки выдачи

Ключевое требование закона (ст. 84.1 ТК РФ): Работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку (или предоставить сведения в форме СТД-Р) в день увольнения, то есть в последний рабочий день по договору.

Если в этот день сотрудник не явился или отказался принять документ, работодатель должен:

• Направить ему письменное уведомление о необходимости получить документы (образец ниже).
• После получения от сотрудника письменного согласия на отправку по почте (или иному способу) отправить ТК/Сведения за свой счет не позднее 3 рабочих дней.
• Если сотрудник не обратился за документом, а работодатель его не выдал, то по обращению работника выдать ТК/Сведения нужно в течение 3 рабочих дней с момента обращения.

Особенности при электронной трудовой книжке (ЭТК)

Если сотрудник работал с ЭТК (записывал сведения в электронный формат), процедура упрощается:

1. В день увольнения работодатель обязан:
• Оформить приказ об увольнении.
• Внести запись об увольнении в ЭТК через систему СЗВ-ТД.
• Предоставить работнику распечатанную по форме СТД-Р выписку из его ЭТК (это и есть его «бумажный аналог»).
2. Сама электронная запись хранится в системе ПФР и доступна сотруднику через портал Госуслуги или личный кабинет в СФР.
3. Работодатель не выдает физическую книжку, так как ее не было. Выдается только бумажная выписка СТД-Р.

Как правильно оформить запись об увольнении

Запись в ТК или выписка СТД-Р должны содержать точные и полные данные:

• Дата увольнения (день, месяц, год).
• Наименование документа, на основании которого прекращен трудовой договор (например, «Приказ №… от …»).
• Номер приказа и дата его издания.
• Основание увольнения с точной ссылкой на пункт части первой ст. 77 ТК РФ (например, «п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ», соглашение сторон, «п. 11 ч. 1 ст. 77 ТК РФ» — истечение срока договора).
• Подпись руководителя (или уполномоченного лица) и печать организации (если используется).

Образец записи об увольнении по соглашению сторон (2025):
«Уволен(а) по соглашению сторон на основании п. 1 ч. 1 ст. 78 ТК РФ. Приказ от № 123-к.»

Что делать, если сотрудник не забрал книжку в день увольнения?

Это частая ситуация. Алгоритм действий работодателя:

1. Зафиксировать факт. Составить Акт об отказе от получения трудовой книжки (образец ниже) в день увольнения. В акте указать, что сотрудник был предупрежден о необходимости получить документ, но отказался. Подпись сотрудника или отметка об отказе подписать.
2. Направить уведомление. Направить сотруднику заказным письмом с уведомлением о вручении (или иным способом, подтверждающим факт и дату получения) Уведомление о необходимости получить трудовую книжку (образец ниже). В уведомлении указать адрес для получения и срок (например, 3 дня).
3. Отправить по почте. Если сотрудник дал письменное согласие (можно в том же уведомлении) на отправку по почте, отправьте ТК/Сведения заказным письмом с описью вложения. Дата отправки считается днем исполнения обязанности.
4. Хранить документы. Все документы (акт, уведомление, почтовые квитанции) храните в личном деле сотрудника в течение установленного срока (не менее 75 лет).

Последствия нарушения сроков выдачи

Если работодатель не выдал ТК/Сведения в день увольнения или в установленный законом срок:

• Для работника: Он не сможет подтвердить свой стаж для назначения пенсии, что может привести к снижению ее размера.
• Для работодателя: Возможны:
  • Административная ответственность (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ) — предупреждение или штраф от 5 000 до 50 000 руб. для юрлица.
  • Гражданско-правовая ответственность — возмещение ущерба, причиненного сотруднику из-за невозможности подтвердить стаж (например, недополученная пенсия).
  • Судебные споры о восстановлении на работе (если увольнение было оспоримо) и компенсации.

Практические шаги для работодателя: чек-лист

1. В день увольнения:
   • Оформить приказ об увольнении.
   • Внести запись в ТК/ЭТК.
   • Произвести окончательный расчет.
   • Выдать все документы (ТК/Сведения СТД-Р, справку 2-НДФЛ, справку о заработке и др.) вручить под расписку.
2. Если сотрудник не явился/отказался:
   • Составить Акт об отказе.
   • Направить Уведомление с требованием получить документы.
   • После получения письменного согласия — отправить по почте в течение 3 дней.
3. Если сотрудник обратился позже:
   • Выдать ТК/Сведения в течение 3 рабочих дней с даты обращения.

Образцы документов

Образец 1: Уведомление работнику о необходимости забрать трудовую книжку

[На бланке организации]
Уведомление

Гражданину(ке): [ФИО полностью]
Адрес: [адрес для отправки, указанный сотрудником]

Уважаемый(ая) [Имя Отчество]!

Настоящим сообщаем, что в день вашего увольнения [дата] вам не были выданы документы, принадлежащие вам на основании ст. 84.1 ТК РФ, а именно: трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности).

В соответствии с ТК РФ, просим вас получить указанные документы по адресу: [адрес организации, отдел кадров].

В случае если вы не сможете получить документы лично, вы можете написать заявление о направлении трудовой книжки (сведений) по вашей почтовому адресу, указанному выше. В этом случае документы будут направлены вам за счет организации в течение 3 рабочих дней с момента получения вашего письменного согласия.

[Дата] _________________ / [ФИО руководителя] /

С отметкой о вручении (для заказного письма):
«Уведомление вручено лично под расписку» / «Заказное письмо с уведомлением о вручении №… получено [дата]» _________________ / [подпись сотрудника/почтового служащего] /

Образец 2: Акт об отказе от получения трудовой книжки

[На бланке организации]
АКТ

[Дата] г.
[Название организации] в лице [должность, ФИО руководителя], составили настоящий акт о том, что:

Работник(ца) [ФИО полностью], уволенный(ая) [дата увольнения] на основании [основание, номер приказа], в день увольнения был(а) ознакомлен(а) с приказом об увольнении и получил(а) предложение получить свою трудовую книжку (сведения о трудовой деятельности).

Однако [ФИО] от получения трудовой книжки (сведений) отказался(ась) (или: не явился(ась) в установленное время).

Настоящий акт составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, один из которых вручен работнику(це) под расписку.

Важная связь: трудовая книжка и пенсия

Правильное и своевременное оформление записи об увольнении напрямую влияет на расчет трудового стажа и, как следствие, на размер будущей пенсии. Ошибки в записях (неправильное основание, дата) могут привести к потере периодов работы. Поэтому:

• Сотрудник должен внимательно проверить запись в ТК/Справке СТД-Р перед подписанием акта о получении.
• Работодатель должен не допускать ошибок в формулировках и датах.
• При наличии спора или ошибки — срочно вносить исправления по правилам (составление нового приказа, исправление записи с отметкой «Исправленному верить», подписью и печатью).

Процедура выдачи трудовой книжки после увольнения, на первый взгляд, проста, но на практике сопряжена с рядом нюансов. Главное для работодателя — строго соблюдать сроки (день увольнения или 3 рабочих дня после обращения/согласия), правильно оформлять все действия и хранить подтверждающие документы. Для сотрудника — обязательно получить на руки документ с корректной записью, так как это основа для подтверждения его трудового стажа в будущем.

Помните: Невыдача или несвоевременная выдача трудовой книжки — это прямое нарушение Трудового кодекса, влекущее для работодателя реальные финансовые и репутационные риски.