Вопрос о необходимости оформления трудовой книжки при заключении трудового договора часто вызывает сомнения у работников и работодателей. Давайте разберёмся, когда она обязана вестись, какие есть исключения и как это делается в 2026 году.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
Трудовая книжка – это официальный документ, в который вносятся сведения о:
- рабочем месте и выполняемой работе;
- переносах на другую постоянную работу;
- основаниях и причинах прекращения трудового договора;
- награждениях и дисциплинарных взысканиях (только в случае увольнения);
- дате и месте рождения, месте жительства и др. персональных данных работника.
Эти данные позволяют:
- отслеживать трудовую деятельность сотрудника;
- упростить проверку при приёме на новую работу;
- гарантировать соблюдение требований ТК РФ при увольнении.
Когда трудовая книжка обязана веститься?
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66), трудовая книжка оформляется при первом заключении трудового договора, если иное не предусмотрено федеральным законом. Исключения:
- Работники, уже имеющие запись в книжке, продолжают её использовать;
- Если закон допускает иной способ учёта (например, электронная форма).
Срочный трудовой договор
Если договор заключён на срок, определённый конкретным событием или периодом, то:
- Работодатель всё равно должен внести сведения о работе в книжку, если место работы является основным;
- Если же сотрудник не имеет постоянного места работы (например, работает по совместительству), запись может не производиться.
Электронная трудовая книжка
С 2026 года возможна электронная форма ведения трудовой книжки (ст. 66.1 ТК РФ). При этом:
- Электронный документ имеет ту же юридическую силу, что и бумажный;
- Записи вносятся в электронную базу данных, доступную работодателю и контролирующим органам;
- Работник может запросить выписку из электронной книжки в любой момент.
Что делать, если работник отказывается предоставлять книжку?
В случае, когда новый сотрудник отказывается показывать трудовую книжку, но предоставляет электронные сведения о своей трудовой деятельности, работодатель может:
- запросить у него официальное заявление об отказе;
- записать информацию в книжку на основании предоставленных данных;
- в случае невозможности получения данных – вести её в электронном виде.
Какие документы предъявляются при заключении трудового договора?
Перечень обязательных документов включает:
- паспорт (или иной документ, подтверждающий личность);
- внутренний паспорт (при наличии);
- трудовую книжку или сведения о предыдущей работе (если они уже есть);
- документы, подтверждающие образование и квалификацию (при необходимости).
Чем отличается трудовой договор от трудовой книжки?
Оба документа играют разные роли:
- Трудовой договор – основной правовой акт, в котором фиксируются условия занятости (должность, зарплата, график, срок действия и т.д.).
- Трудовая книжка – документ‑реестр, в котором фиксируются факты и события, связанные с трудовой деятельностью сотрудника.
Таким образом, трудовой договор создаёт трудовые отношения, а трудовая книжка их документирует.
Краткие рекомендации для работодателей и работников
- При приёме на работу всегда проверяйте наличие или готовность оформить трудовую книжку (бумажную или электронную).
- Если договор срочный, но место работы постоянное, записывайте данные в книжку.
- Для физических лиц‑работодателей без статуса ИП не допускается ведение бумажной трудовой книжки – используйте электронную форму.
- При отказе сотрудника от предоставления книжки оформите официальное заявление и заведите записи в электронной базе.
- Сохраняйте копию трудового договора и записи в книжке в течение всего срока действия отношений и после их прекращения.
Итак, если вы работаете по трудовому договору, наличие трудовой книжки обязательно, если иное не предусмотрено законом. Это требование распространяется как на постоянные, так и на срочные контракты, если место работы является основным. С 2026 года возможна электронная форма, но её юридическая сила остаётся такой же, как у традиционной бумажной.
Помните, что правильное оформление трудовой книжки – гарантия юридической защиты и прозрачности ваших трудовых отношений.