Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовые отношения и их основные параметры. Однако в практике иногда встречаются случаи, когда работодатель не вносит запись в неё. Ниже разберём основные причины, правовые основания и последствия такой ситуации.
Правовые основы внесения записей
- Статья 66 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) обязывает работодателя вести трудовую книжку для всех сотрудников, проработавших в организации более пяти дней.
- В соответствии с Правилами внесения записей в трудовую книжку, записи о приёме на работу, переводе, увольнении, награждениях и поощрениях вносятся после издания приказа (распоряжения) и не позднее недельного срока.
- Записи о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
Когда запись может не быть внесена
Сотрудник работает менее 5 дней
Если сотрудник проработал в организации менее пяти календарных дней, то по ст. 66 ТК РФ он не обязан иметь запись в трудовой книжке. Работодатель может не вносить запись, но при этом необходимо оформить договор (например, договор о временной работе) и вести учёт в системе налоговых и пенсионных отчислений.
Сотрудник работает по совместительству по желанию
Запись о приёме по совместительству вносится только по желанию сотрудника (ч. 5 ст. 66 ТК). Если сотрудник не согласился, запись не будет сделана.
Сотрудник работает по договору, не являющемуся трудовым договором
В некоторых случаях компания заключает с работником договор подряда, а не трудовой договор. В таком случае запись в трудовую книжку не требуется, но необходимо вести учёт в налоговой системе.
Ошибка или пропуск со стороны работодателя
Внутренние ошибки, пропуски в учёте или недоразумения в процессе оформления документов могут привести к тому, что запись не будет внесена. Это может произойти, если:
- Приём на работу был оформлен, но приказ не был подан в отдел кадров.
- Сотрудник был переведен, но приказ о переводе не был передан в кадровый отдел.
- Увольнение произошло, но приказ об увольнении не был оформлен должным образом.
Как признать запись недействительной
Если в трудовой книжке обнаружена некорректная запись, её можно признать недействительной, указав в графе 4 номер и дату документа, на основании которого вносятся правильные данные. Это может быть:
- Дата и номер приказа (распоряжения) о приёме, переводе или увольнении.
- Дата и номер другого решения работодателя, которое корректирует запись.
Что делать, если запись не внесена?
- Проверить наличие записей – сотрудник может запросить копию трудовой книжки и проверить наличие всех необходимых записей.
- Обратиться в кадровый отдел – если пропуск, то работодатель обязан внести запись в соответствии с правилами.
- Исправить ошибку – если запись была внесена неверно, необходимо оформить вкладыш (если в трудовой книжке закончились свободные строки) и внести правильную информацию.
- Обратиться в контролирующие органы – при отказе работодателя можно обратиться в инспекцию труда.
Ответственность работодателя за невнесение записи
Невнесение записи в трудовую книжку, если сотрудник проработал более пяти дней, является нарушением ТК РФ. В этом случае работодатель может быть привлечён к административной ответственности, а также обязан выплатить компенсацию сотруднику за нарушение трудовых прав.
Практические рекомендации
- Всегда сохраняйте копии приказов и распоряжений, связанных с приёмом, переводом и увольнением.
- Проверяйте, что в трудовой книжке есть запись о приёме, переводе и увольнении.
- Если вы работодатель, убедитесь, что в трудовой книжке нет пропусков, особенно если сотрудник проработал более пяти дней.
- При возникновении конфликтов с работодателем, обратитесь в инспекцию труда или в суд.
Запись в трудовой книжке – обязательный элемент оформления трудовых отношений. Однако существуют исключения, когда запись не требуется: при работе менее пяти дней, при приёме по совместительству по желанию сотрудника, при заключении договора, не являющегося трудовым договором, а также из-за ошибок со стороны работодателя. Важно знать свои права и обязанности, а также знать, как исправить ошибки в трудовой книжке.