Трудовая книжка – официальный документ, фиксирующий трудовую деятельность работника. В ней указаны место работы, должности, периоды труда и иные сведения, подтверждающие стаж. Настоящая статья подробно рассматривает пример заполнения трудовой книжки, актуальные нормы 2026 года и практические рекомендации.
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка – это персональный документ, в который работодатель вносит сведения о:
- месте работы;
- званиях и должностях;
- датах начала и окончания работы;
- периодах работы по совместительству;
- особых условиях занятости.
Краткая историческая справка
С 1974 года действовала инструкция Госкомтруда о порядке ведения трудовых книжек. С 2021 года начался переход к электронным формам, однако бумажные экземпляры до сих пор используются в ряде случаев.
Нормативно‑правовая база
В 2023 году был утвержден новый образец трудовой книжки и вкладыша к ней постановлением Минтруда № 320Н от . Основные документы:
- Приказ Минтруда № 320Н «Об утверждении формы трудовой книжки».
- Постановление Госкомтруда от 20 июня 1974 г. «Инструкция о порядке ведения трудовых книжек».
- Нормативные акты, регулирующие переход на электронные трудовые книжки (ЭТК).
Ключевые положения приказа № 320Н
• С 1 января 2023 г. введена новая форма трудовой книжки.
• Работодатели обязаны вести записи в электронном виде, но могут использовать бумажный бланк до полного перехода.
• Форма включает вкладку для подписи работника и работодателя.
Образцы заполнения трудовой книжки
Ниже приведены типичные записи, которые должны быть сделаны в разных ситуациях.
При приёме на работу
При приёме сотрудника в организации вносятся данные:
- ФИО работника;
- Дата рождения;
- Паспортные данные;
- Дата начала работы;
- Должность и подразделение;
- Сведения о профессиональном стаже.
При увольнении по собственному желанию
В графе «Дата окончания работы» указывается дата увольнения, а в графе «Причина увольнения» – «по собственному желанию».
При увольнении по статье
Указываются основание увольнения, дата его применения и подпись руководителя.
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 1 января 2023 г. в России начали использовать электронные формы трудовых книжек. Они хранятся в системе ЭТК и доступны как работодателю, так и самому работнику через личный кабинет.
Плюсы ЭТК:
- быстрый доступ к информации;
- меньше риска потери документа;
- автоматическая проверка корректности заполнения.
Как оформить дубликат трудовой книжки?
Если оригинал утрачен или повреждён, работодатель обязан оформить дубликат. Алгоритм:
- Подача заявления от работника о выдаче дубликата.
- Проверка данных в кадровой системе.
- Заполнение нового бланка по образцу, идентичному оригиналу.
- Подпись работника и работодателя.
Где скачать актуальный образец?
Для получения готовой формы трудовой книжки и вкладыша можно перейти по ссылке:
Скачать образец трудовой книжки 2026 года
Часто задаваемые вопросы
- Вопрос: Можно ли использовать старый бланк после 2023 года?
Ответ: Да, до полного перехода на новую форму допускается использование старого образца, однако новые записи должны вестись по новому стандарту. - Вопрос: Как правильно оформить трудовое место в книжке?
Ответ: Указываются полное наименование организации, адрес, отдел/подразделение и должность. - Вопрос: Что делать, если в книжке допущена ошибка?
Ответ: Ошибку необходимо исправить с подписью работника и работодателя, оставив оригинальные записи нетрочными.
Трудовая книжка – важный документ, подтверждающий стаж и условия работы сотрудника. Правильное заполнение по актуальному образцу позволяет избежать проблем при приёме на работу, увольнении и при оформлении документов в государственных инстанциях. Следуя рекомендациям, изложенным выше, кадровые специалисты смогут вести учёт трудовых книжек без ошибок и в соответствии с требованиями законодательства.