Трудовая книжка – важный документ‚ подтверждающий трудовую деятельность работника. Организация обязана обеспечить работника трудовой книжкой и вести учет ее движения. В данной статье мы подробно рассмотрим процесс закупки трудовых книжек‚ правила их учета и хранения‚ а также актуальные требования законодательства на 2026 год.
Закупка трудовых книжек: что нужно знать
Где покупать трудовые книжки?
Важно! Бланки трудовых книжек и вкладышей в них являются документами строгой отчетности. Поэтому их можно приобретать только у аккредитованных поставщиков‚ входящих в список компаний-распространителей от Госучредителя (Госзнака). Покупка бланков у сторонних организаций‚ не входящих в этот список‚ запрещена.
- Рекомендуемые поставщики:
- ООО «Кадры в порядке» ([https://kadryvporyadke.ru/](https://kadryvporyadke.ru/))
- Другие аккредитованные поставщики‚ информация о которых доступна на сайте Госзнака.
Как оформляется закупка?
При оформлении закупки необходимо учитывать следующие моменты:
- Количество: Закупайте необходимое количество трудовых книжек и вкладышей‚ исходя из количества работников организации.
- Бланк: Используйте бланки трудовых книжек образца 2023 года.
- Документы: Оформляйте договор поставки‚ в котором четко прописываются наименование товара‚ количество‚ цена‚ сроки поставки и условия оплаты.
- Хранение: Обеспечьте безопасное хранение приобретенных бланков в сейфе или другом надежном месте.
Учет закупки трудовых книжек в бухгалтерском учете
Первоначальное отражение
При приобретении бланков трудовых книжек и вкладышей в них‚ стоимость которых еще не отражена в учете‚ их следует учитывать на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности».
Проводка:
Дебет 006 «Бланки строгой отчетности»
Кредит 71 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
Отражение при выдаче работникам
Когда трудовая книжка выдается работнику‚ необходимо перевести стоимость с забалансового счета на счет учета затрат или расходов.
Проводка:
Дебет затратного счета (например‚ 20 «Основное производство» или 44 «Общехозяйственные расходы»)
Кредит 006 «Бланки строгой отчетности»
Важно! Если обязанность выдавать трудовые книжки прописана в трудовом договоре‚ расходы на их приобретение можно признать расходами‚ предусмотренными трудовым договором‚ в соответствии с п. 25 ч. 2 ст. 255 НК РФ.
Ведение учета движения трудовых книжек
Обязательные журналы
Организация обязана вести два специальных учетных журнала:
- Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей.
- Журнал учета выдачи трудовых книжек работникам.
С 1 сентября 2021 года унифицированная форма журнала учета движения трудовых книжек отменена. Организация имеет право использовать собственные формы‚ но они должны содержать всю необходимую информацию.
Информация‚ указываемая в журналах
В журналах необходимо фиксировать следующие сведения:
- Дата выдачи/принятия трудовой книжки.
- ФИО работника.
- Номер трудовой книжки.
- Причина выдачи/принятия (например‚ при приеме на работу‚ при увольнении).
- Подпись работника и ответственного лица.
Хранение трудовых книжек
Требования к хранению
Трудовые книжки должны храниться в сейфе или другом надежном месте‚ обеспечивающем их сохранность и конфиденциальность.
Сроки хранения
Трудовые книжки хранятся в течение 5 лет после увольнения работника.
Электронная трудовая книжка
С 1 июля 2021 года действует система электронных трудовых книжек. Организация может переходить на электронный документооборот‚ но обязана обеспечить возможность получения работником бумажной трудовой книжки по его запросу.
Актуальные требования на 2026 год
- Переход на электронный документооборот: Организация может переходить на электронный документооборот трудовых книжек.
- Подпись книги учета: Подпись книги учета движения трудовых книжек и других документов компании может производиться в электронном виде.
- Поставка трудовых книжек: Организации могут участвовать в тендерах на поставку трудовых книжек и вкладышей.
Важные моменты
- Нельзя закупать бланки трудовых книжек в сторонних организациях‚ которые не входят в список компаний-распространителей от Госзнака.
- Обязательно ведите учет движения трудовых книжек и вкладышей в установленном порядке.
- Обеспечьте безопасное хранение трудовых книжек.
- Учитывайте возможность перехода на электронный документооборот.
Правильная организация закупки‚ учета и хранения трудовых книжек – важная задача для любой организации. Соблюдение законодательства в этой области позволит избежать штрафов и обеспечить сохранность важных документов. Регулярно отслеживайте изменения в законодательстве‚ чтобы быть в курсе актуальных требований.