Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую биографию работника․ Несмотря на глобальную цифровизацию, бумажные трудовые книжки по-прежнему остаются актуальными для многих граждан и работодателей․ В процессе ведения этого документа возникает множество вопросов, связанных с так называемым «продлением» трудовой книжки․ Что именно подразумевается под этим термином? Нужно ли вносить записи о продлении срочного договора? Как быть, если в бумажной книжке закончились страницы? И каковы сроки перехода на электронный формат? Ответы на эти вопросы — в нашем подробном материале․
Что такое «продление» трудовой книжки?
В кадровом делопроизводстве понятие «продление трудовой книжки» может трактоваться в двух разных смыслах:
- Юридическое продление, внесение записей, связанных с продлением срока действия срочного трудового договора или контракта․
- Физическое продление, использование вкладыша, когда в самой бумажной книжке заканчиваются свободные страницы (разделы)․
Каждый из этих аспектов имеет свои строгие правила, установленные Трудовым кодексом РФ и нормативными актами․
Продление срочного трудового договора: нужно ли делать запись?
Один из самых частых вопросов у кадровиков: как оформить продление срочного трудового договора в трудовой книжке работника? Ответ однозначен — никак․
Согласно действующему законодательству и инструкции по заполнению трудовых книжек, внесение сведений о срочном характере трудового договора, а также о продлении срока его действия не предусмотрено Трудовым кодексом РФ․ С учетом изложенного, вносить в трудовую книжку работника запись о продлении (или заключении нового) контракта не требуется․
Как же тогда оформить продление? В данной ситуации работнику и работодателю достаточно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору (ст․ 72 ТК РФ)․ В этом документе излагается пункт о продлении срока действия договора или новые условия․ Это соглашение подписывается обеими сторонами и хранится в личном деле работника, а трудовая книжка остается без изменений․
Физическое продление: что делать, если закончились страницы?
Гораздо более практическая проблема возникает, когда в бумажной трудовой книжке заканчиваются свободные графы — чаще всего это раздел «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях»․ В этом случае книжку необходимо «продлить» с помощью вкладыша․
Правила оформления вкладыша
Если в трудовой книжке заполнены все страницы, продолжать записи на свободных местах других разделов категорически запрещено․ Правильным вариантом будет оформить вкладыш и продолжить запись именно в нем․
Роструд дает следующие рекомендации по оформлению:
- Вшивание вкладыша: Роструд рекомендует вшивать вкладыш в самом конце трудовой книжки (а не в середине или начале)․
- Отметка о выдаче: На ьном листе самой трудовой книжки обязательно должен стоять штамп с надписью «Выдан вкладыш», где указываются серия и номер выданного вкладыша․
- Нумерация записей: Нумерация записей во вкладыше не начинается заново — она продолжает нумерацию трудовой книжки․
- ьный лист: ьный лист вкладыша заполняется так же, как и ьный лист трудовой книжки, с актуальными данными работника на момент заведения вкладыша․
Электронные трудовые книжки (ЭТК) и сроки их продления
Переход на электронные трудовые книжки — самый масштабный процесс в сфере кадрового документооборота за последние десятилетия․ Электронная книжка обеспечивает постоянный и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям открывает новые возможности для ведения учета․
Сроки оцифровки: продление до лета 2026 года
Процесс перевода бумажных архивов в цифровой формат должен был завершиться ранее, однако законопроектом № 14257 было предусмотрено продление сроков оцифровки трудовых книжек до 10 июня 2026 года․ Впрочем, время от времени раздаются голоса о необходимости дальнейшей пролонгации этой процедуры, так как процесс требует значительных усилий от работодателей․
Важно помнить ключевые моменты:
- Стаж в безопасности: Оцифровка и перенос данных никак не повлияют на исчисление страхового стажа работника — он сохраняется в полном объеме․
- Бумажный учет сохраняется: Несмотря на развитие ЭТК, вести книгу учета движения трудовых книжек и книгу по учету бланков трудовой книжки нужно на бумажном носителе (как подтвердило Минтруд в своем письме)․
- Оформление новых работников: Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее 5 рабочих дней со дня приема на работу․
- Если продлевается срочный трудовой договор, запись в трудовую книжку не вносится — достаточно подписать дополнительное соглашение․
- Если в бумажной трудовой закончилось место, необходимо оформить и вшить вкладыш, поставив на ьном листе штамп о его выдаче․
- Процесс оцифровки продлен до 10 июня 2026 года, однако бумажные книги учета движения трудовых книжек остаются обязательными для работодателей․
Соблюдение этих нормативных требований позволит работодателю избежать штрафов от трудовой инспекции, а работнику — сохранить непрерывный и корректно задокументированный стаж․