Трудовая книжка (трудовая книжка работника) – обязательный документ, в котором фиксируются сведения о трудовом статусе сотрудника. При приёме на работу в Казахстане в трудовую книжку вносятся сведения о заключении трудового договора, его виде, сроке действия, а также о переходе сотрудника на другую должность или в другое подразделение.

Нормативная база

В Республике Казахстан регулирование порядка ведения и заполнения трудовой книжки осуществляется:

• Трудовым кодексом Республики Казахстан;
• Постановлением Правительства Республики Казахстан от № 1245 «О порядке ведения и хранения трудовых книжек работников»;
• Приказом Министерства труда и социальной защиты Республики Казахстан № 123 от .

Ключевые элементы записи

В графе «Приём на работу» в трудовую книжку вносятся следующие сведения:

1. Порядковый номер записи – уникальный номер записи, присваиваемый последовательно.
2. Дата записи – указывается в формате «дд.мм.гггг» (например, ).
3. Сведения о приёме на работу – включают:
   • ФИО работника;
   • Должность/кадр;
   • Ставка (полная, половинная, и т.д.);
   • Тип трудового договора (срочный, бессрочный, временный, сезонный);
   • Дата заключения трудового договора;
   • Сведения о месте работы (подразделение, филиал, офис).
4. Код причины увольнения/перевода (если применимо) – указывается в случае прекращения или перевода.

Пример заполнения

Ниже представлен типовой образец записи в трудовой книжке о приёме работника в Kazakhstan.

Запись № 1
Дата записи: 
Сведения о приёме на работу:
ФИО: Иванов Иван Иванович
Должность: Менеджер по продажам
Ставка: Полная (100%)
Тип договора: Бессрочный
Дата заключения договора: 
Место работы: г. Алматы, офис № 5, ул. Пушкина, 12

Для срочного договора (пример):

Запись № 2
Дата записи: 
Сведения о приёме на работу:
ФИО: Петрова Мария Сергеевна
Должность: Аналитик
Ставка: 0,5 (получаемая ежемесячная ставка – 50% от полной)
Тип договора: Срочный (срок – 12 месяцев, до )
Дата заключения договора: 
Место работы: г. Нур-Султан, отдел аналитики, офис 3

Порядок внесения записей

Подготовка документа – в начале работы сотрудника в отдел кадров выдаётся форма Т-2 (трудовая книжка) и инструкция по её заполнению.

Заполнение полей – ответственный сотрудник кадров вносит данные в соответствующие графы, подписывается и ставит печать организации.

Подтверждение работником – сотрудник подписывает запись, подтверждая её достоверность.

Хранение – оригинал трудовой книжки хранится в кадровом отделе, копия передаётся в бухгалтерию.

Сроки хранения

Согласно Постановлению Правительства № 1245, оригиналы трудовой книжки сохраняются в течение 50 лет после увольнения сотрудника. При утрате оригинала допускается выдача копии, подтверждённой подписью руководителя организации.

Частые ошибки и как их избежать

• Неуказание полного названия должности – необходимо писать полное название, а не сокращённое.
• Омиссивное указание даты заключения договора – дата должна быть указана в полном формате (дд.мм.гггг).
• Несоответствие типа договора и ставки – если договор срочный, в графе «Ставка» указывается конкретный процент или сумма.
• Отсутствие подписи работника – подпись обязательна для подтверждения достоверности записи.

Как оформить перевод или изменение условий труда

При переводе сотрудника на другую должность или изменении условий труда в трудовую книжку вносятся новые записи, а старые – отмечаются соответствующим образом (например, «Перевод на должность менеджера от »). При этом в графе «Причина увольнения/перевода» указывается код причины, определённый в классификаторе причин увольнения.

Правильное заполнение трудовой книжки – важный элемент юридической защиты работодателя и работника. Тщательное соблюдение требований законодательства Kazakhstan позволяет избежать споров при увольнении, переводе или иных изменениях условий труда. Поэтому при оформлении новых сотрудников следует строго придерживаться образца записи, изложенного выше, и регулярно проверять корректность внесённых данных.

Автор: кадровый отдел крупного предприятия, 2025 год.